[RECAP] HỘI THẢO: XÂY DỰNG & BAN HÀNH NỘI QUY LAO ĐỘNG ĐÚNG LUẬT - TRÁNH RỦI RO PHÁP LÝ

Trong quản trị doanh nghiệp, có những thứ nếu làm đúng từ đầu sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian, chi phí và rắc rối về sau. Nội quy lao động là một trong số đó. Vốn được xem như một thủ tục hành chính bắt buộc, nhưng thực tế cho thấy, đây là một “văn bản sống” – có thể trở thành lá chắn pháp lý hoặc lỗ hổng rủi ro tùy vào cách doanh nghiệp đối xử với nó.

Tại hội thảo “Xây dựng & Ban hành Nội quy Lao động đúng luật – Tránh rủi ro pháp lý”, diễn giả Nguyễn Hoàng Anh đã chia sẻ nhiều góc nhìn sâu sắc về vai trò, quy trình, cũng như những sai lầm phổ biến khi doanh nghiệp tiếp cận với việc xây dựng nội quy. Những chia sẻ này không chỉ hữu ích với người làm nhân sự, mà còn đặc biệt quan trọng với lãnh đạo doanh nghiệp – những người quyết định cách tổ chức vận hành và kiểm soát rủi ro nội bộ.

Khi nội quy không còn là hình thức

Phần lớn doanh nghiệp đều biết rằng, nếu sử dụng từ 10 lao động trở lên thì bắt buộc phải ban hành nội quy bằng văn bản, đúng theo quy định của Bộ luật Lao động 2019. Tuy nhiên, “biết phải có” không có nghĩa là “biết phải làm như thế nào cho đúng”. Thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp chỉ sao chép lại nội dung từ luật để hoàn thành văn bản, mà không tính đến việc điều chỉnh cho phù hợp với đặc thù kinh doanh, văn hóa nội bộ, hay các hành vi vi phạm phổ biến tại doanh nghiệp mình.

Và chính sự qua loa ấy đã tạo ra khoảng trống lớn. Doanh nghiệp tin rằng họ có đủ căn cứ để xử lý vi phạm, cho đến khi tranh chấp xảy ra – lúc đó mới phát hiện: nội quy của mình không có giá trị pháp lý, không đủ rõ ràng, hoặc không thể bảo vệ được chính mình.

Một tình huống được nêu tại hội thảo đã cho thấy điều đó. Một công ty vận tải phát hiện ba lái xe dương tính với ma túy trong lần kiểm tra sức khỏe. Tuy nhiên, do nội quy không quy định rõ việc sử dụng chất kích thích ngoài nơi làm việc, cũng không có tiêu chí cụ thể để xác định mức độ vi phạm, doanh nghiệp rơi vào thế khó khi muốn chấm dứt hợp đồng. Những điều tưởng như hiển nhiên, nếu không được cụ thể hóa thành quy định, vẫn có thể khiến doanh nghiệp thua kiện.

Nội quy lao động là công cụ quản trị – không phải “bản chép luật”

Thông điệp lớn nhất của hội thảo không nằm ở việc nhắc lại quy định pháp luật, mà ở cách thức doanh nghiệp chủ động dùng nội quy như một công cụ quản lý thực sự. Nội quy không chỉ để “có cho đủ”, mà cần được xây dựng dựa trên những gì đang xảy ra hằng ngày trong tổ chức: những hành vi nào đang gây ảnh hưởng đến môi trường làm việc? Những vi phạm nào lặp lại nhiều lần mà doanh nghiệp không có cách xử lý hiệu quả? Văn hóa doanh nghiệp kỳ vọng điều gì ở người lao động?

Một văn bản pháp lý có hiệu lực chỉ khi nó được áp dụng nhất quán và được hiểu rõ bởi cả hai bên – người sử dụng lao động và người lao động. Vì thế, nội quy cần cụ thể nhưng dễ hiểu, có tính pháp lý nhưng vẫn gần với thực tế, có thể áp dụng mà không cần quá nhiều “diễn giải”.

Việc xây dựng nội quy cần được bắt đầu bằng khảo sát nội bộ, lắng nghe các trưởng phòng, tìm hiểu mong muốn của ban lãnh đạo, sau đó mới tiến tới việc soạn thảo. Ở đây, người làm nhân sự không còn đơn thuần là “người chép luật” mà trở thành người kiến tạo cấu trúc văn hóa và kiểm soát rủi ro vận hành.

Đúng quy trình, đúng tinh thần luật

Hội thảo cũng cung cấp một bức tranh toàn diện về trình tự xây dựng nội quy đúng luật. Không chỉ dừng lại ở khâu soạn thảo, quá trình này còn yêu cầu doanh nghiệp phải lấy ý kiến của tổ chức đại diện người lao động nếu có, tổ chức đối thoại tại nơi làm việc, lập biên bản đầy đủ và chỉ được ban hành chính thức sau khi trải qua toàn bộ các bước đó. Đây không chỉ là thủ tục, mà còn là cách để đảm bảo tính dân chủ, minh bạch, giúp nội quy có giá trị thực tiễn chứ không phải một bản cứng dán lên bảng tin rồi để đó.

Một điểm đặc biệt được nhấn mạnh là vai trò của đối thoại. Nhiều doanh nghiệp không tổ chức bước này – vì nghĩ rằng người lao động đã ký hợp đồng, nghĩa là đã đồng ý với mọi quy định. Nhưng theo pháp luật hiện hành, nếu không có biên bản đối thoại và chữ ký xác nhận của đại diện người lao động, nội quy hoàn toàn có thể bị tuyên vô hiệu khi có tranh chấp.

Tương tự, việc nộp hồ sơ đăng ký nội quy lên cơ quan có thẩm quyền cũng cần được thực hiện đúng nơi, đúng hạn – và sau khi được chấp thuận, cần phổ biến công khai tại nơi làm việc. Nếu không, doanh nghiệp vẫn có thể bị xử phạt hành chính, dù đã ban hành nội quy.

Từ “làm cho có” đến “làm để quản trị”

Một trong những nội dung được nhiều người tham dự quan tâm nhất là cách xử lý các “vùng mờ” trong luật. Pháp luật lao động không thể quy định chi tiết cho từng ngành nghề, từng tình huống cụ thể. Chính vì vậy, nội quy lao động là nơi doanh nghiệp có quyền – và cũng có trách nhiệm – đưa ra các tiêu chí cụ thể để xử lý. Ví dụ: thế nào là hành vi gây thiệt hại nghiêm trọng về tài sản? Mức thiệt hại bao nhiêu thì bị xử lý trách nhiệm vật chất? Thời gian tự ý nghỉ bao lâu thì bị coi là đơn phương chấm dứt hợp đồng?

Không có một mẫu chung nào có thể áp dụng cho tất cả doanh nghiệp. Một công ty sản xuất có thể cần nội quy rất khác với công ty phần mềm, công ty bán lẻ hay công ty truyền thông. Việc “xin mẫu” nội quy từ nơi khác chỉ có thể giúp tham khảo về bố cục – còn nội dung thì phải tự mình xây dựng, nếu không muốn rơi vào cảnh dùng luật của người khác để quản lý rủi ro của mình.

Kết luận

Nếu coi nội quy lao động là một “hàng rào pháp lý”, thì xây đúng ngay từ đầu chính là cách bảo vệ doanh nghiệp trước gió bão. Đừng đợi đến khi có tranh chấp mới lật lại xem nội quy có đủ mạnh, đủ rõ, đủ đúng hay không – vì lúc đó đã quá muộn.

Doanh nghiệp muốn lớn mạnh không thể thiếu kỷ luật. Và kỷ luật không thể bền vững nếu thiếu nền tảng pháp lý rõ ràng. Nội quy lao động – nếu được làm bài bản, sát thực tiễn và đúng luật – sẽ là chiếc chìa khóa giữ gìn sự công bằng, minh bạch và ổn định trong tổ chức.