PHÂN BIỆT THIẾT KẾ TỔ CHỨC & PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC

Trong bối cảnh doanh nghiệp phải liên tục thay đổi để thích nghi với thị trường, hai khái niệm “Thiết kế tổ chức” (Organization Design) và “Phát triển tổ chức” (Organization Development – OD) ngày càng trở nên quan trọng. Dù cùng hướng tới mục tiêu nâng cao hiệu quả vận hành và phát triển bền vững, nhưng bản chất của hai hoạt động này lại hoàn toàn khác nhau. Một bên là xây dựng khung sườn chiến lược, bên kia là bồi dưỡng sức sống và khả năng thích ứng từ bên trong.

Có thể hình dung, nếu một doanh nghiệp là một cơ thể sống thì Thiết kế tổ chức chính là phần khung xương, giúp định hình vóc dáng và cấu trúc, còn Phát triển tổ chức chính là hơi thở và nhịp tim, giúp cơ thể ấy vận hành linh hoạt, mạnh mẽ và bền bỉ.

1. Thiết kế tổ chức 

Thiết kế tổ chức là quá trình xây dựng cấu trúc, phân bổ nguồn lực và định hình mối quan hệ trong tổ chức, nhằm đảm bảo các bộ phận phối hợp nhịp nhàng, hướng đến cùng một mục tiêu chiến lược. Đây là công việc mang tính “kiến trúc” của doanh nghiệp – nơi người lãnh đạo và bộ phận nhân sự đóng vai trò như những kiến trúc sư tổ chức, thiết kế nên bộ máy hiệu quả và hợp lý.

Trọng tâm của Thiết kế tổ chức: các yếu tố mang tính “cứng”

Cấu trúc tổ chức: Xác định sơ đồ tổ chức, mô hình quản lý (theo chức năng, theo sản phẩm, theo khu vực hay theo ma trận).

Vai trò – trách nhiệm – quyền hạn: Làm rõ ai làm gì, ai chịu trách nhiệm và ai có quyền ra quyết định.

Hệ thống và quy trình: Quy định luồng công việc, cơ chế phối hợp, báo cáo, đánh giá và phản hồi.

Cơ chế vận hành: Cách thức giao tiếp giữa các phòng ban, quy trình ra quyết định, phân bổ nguồn lực.

Mục tiêu của Thiết kế tổ chức

Một thiết kế tốt không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu quả vận hành mà còn tạo nền tảng cho sự phát triển lâu dài. Khi các bộ phận được tổ chức hợp lý, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu xung đột, tránh chồng chéo công việc, rút ngắn quy trình ra quyết định và tăng khả năng phối hợp.

Chẳng hạn, trong giai đoạn mở rộng, doanh nghiệp có thể chuyển từ mô hình chức năng (Functional) sang ma trận (Matrix) để vừa duy trì chuyên môn sâu, vừa đáp ứng yêu cầu linh hoạt trong các dự án đa chiều.

Khi nào cần Thiết kế lại tổ chức?

Hoạt động này thường được triển khai khi doanh nghiệp:

Thành lập mới và cần xác lập cấu trúc ban đầu.

Thay đổi chiến lược kinh doanh hoặc thị trường (ví dụ: mở rộng quy mô, sáp nhập, ra mắt sản phẩm mới).

Hiệu suất vận hành suy giảm: dòng thông tin bị tắc nghẽn, quy trình rườm rà, hoặc nhân sự không rõ trách nhiệm.

Thiết kế tổ chức vì thế được xem là nền móng của mọi hoạt động quản trị – nơi tạo ra sự rõ ràng, trật tự và định hướng dài hạn cho toàn bộ bộ máy.

2. Phát triển tổ chức 

Nếu thiết kế tổ chức là giai đoạn “vẽ bản đồ”, thì Phát triển tổ chức (OD) chính là quá trình giúp con người và hệ thống vận hành theo đúng bản đồ đó – và không ngừng cải thiện để thích nghi với thay đổi.

Phát triển tổ chức là một quá trình liên tục, có hệ thống và dựa trên cơ sở khoa học hành vi, nhằm nâng cao hiệu quả tổng thể của doanh nghiệp thông qua việc thay đổi thái độ, hành vi, văn hóa và năng lực con người.

Trọng tâm của Phát triển tổ chức: yếu tố “mềm” và động

Văn hóa tổ chức: Xây dựng và duy trì những giá trị cốt lõi, niềm tin và chuẩn mực ứng xử.

Hành vi và thái độ: Thúc đẩy tinh thần hợp tác, chia sẻ, đổi mới và trách nhiệm trong công việc.

Năng lực và kỹ năng: Đào tạo, huấn luyện và phát triển đội ngũ để đáp ứng yêu cầu mới.

Thay đổi và thích ứng: Hỗ trợ tổ chức đối mặt và thích nghi với sự thay đổi của môi trường kinh doanh.

Mục tiêu của Phát triển tổ chức

Phát triển tổ chức không chỉ hướng đến hiệu quả công việc, mà còn nhắm đến sức khỏe tổ chức – tức là khả năng tự phục hồi, đổi mới và duy trì tinh thần tích cực trong nội bộ.

Một chương trình OD hiệu quả giúp doanh nghiệp:

Nâng cao gắn kết nội bộ và niềm tin giữa nhân viên – lãnh đạo.

Tăng cường năng lực thích ứng với thay đổi (chuyển đổi số, tái cấu trúc, sáp nhập…).

Xây dựng môi trường làm việc tích cực, thúc đẩy sáng tạo và đổi mới liên tục.

Ví dụ, khi doanh nghiệp đang mở rộng nhanh, nhân viên dễ rơi vào trạng thái mất kết nối, mệt mỏi hoặc hoài nghi. Lúc này, các hoạt động phát triển tổ chức như đào tạo kỹ năng lãnh đạo, truyền thông nội bộ, huấn luyện nhóm, khảo sát mức độ gắn kết nhân viên… sẽ giúp khôi phục tinh thần, đồng thời tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững.

Tính chất của Phát triển tổ chức

Không giống như thiết kế tổ chức – mang tính thời điểm, OD là một quá trình dài hơi và liên tục, đòi hỏi sự tham gia của toàn bộ hệ thống, từ lãnh đạo cấp cao đến từng nhân viên. OD không dừng lại ở việc “sửa chữa” vấn đề, mà còn chủ động tạo ra sự thay đổi tích cực, giúp tổ chức tiến gần hơn tới tầm nhìn dài hạn.

3. Mối quan hệ giữa Thiết kế tổ chức và Phát triển tổ chức

Hai khái niệm này không tách biệt, mà đan xen và hỗ trợ lẫn nhau trong hành trình phát triển của doanh nghiệp.

Nếu Thiết kế tổ chức là phần “xây”, thì Phát triển tổ chức là phần “nuôi”. Một doanh nghiệp có thể được thiết kế hoàn hảo trên giấy, nhưng nếu thiếu đi sự phát triển con người – yếu tố tạo nên văn hóa và năng lực vận hành – thì bộ máy đó cũng sớm rơi vào trạng thái trì trệ.

Ngược lại, chỉ tập trung vào phát triển con người mà không có cấu trúc và quy trình rõ ràng, tổ chức dễ rơi vào tình trạng “nhiều cảm hứng nhưng thiếu định hướng”.

Do đó, trong thực tế, nhiều doanh nghiệp tiên tiến hiện nay kết hợp hai hoạt động này song song:

Thiết kế tổ chức đảm bảo sự rõ ràng, hiệu quả và nhất quán trong vận hành.

Phát triển tổ chức duy trì tinh thần linh hoạt, sáng tạo và thích ứng với thay đổi.

Khi được triển khai đúng cách, OD sẽ dựa trên kết quả của quá trình thiết kế tổ chức – sử dụng các cấu trúc, vai trò, quy trình đã xác định để triển khai các chương trình phát triển con người phù hợp, giúp bộ máy vận hành trơn tru và phát huy tối đa hiệu suất.

Kết luận 

Trong thời đại thay đổi nhanh chóng như hiện nay, doanh nghiệp không thể chỉ “thiết kế” cho đẹp, mà cần phát triển để sống và thích ứng. Thiết kế tổ chức giúp xác lập nền tảng, còn Phát triển tổ chức giúp duy trì sức sống và đổi mới không ngừng.

Một doanh nghiệp thành công là doanh nghiệp biết kết hợp hài hòa giữa lý trí và cảm xúc – giữa hệ thống và con người. Khi khung sườn vững chắc gặp hơi thở đổi mới, tổ chức ấy không chỉ hoạt động hiệu quả, mà còn lan tỏa được tinh thần tích cực, gắn kết và sáng tạo – điều làm nên sức mạnh cạnh tranh bền vững nhất trong kỷ nguyên mới.