LÀM HR SAO ĐỂ KHÔNG BỊ "ÔM VIỆC" NHƯNG VẪN HIỆU QUẢ? CHIẾN LƯỢC GIÚP HR THOÁT KHỎI VÒNG XOÁY SỰ VỤ

Trong nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ, HR thường bị xem là bộ phận “tổng hợp”: ai cần gì cũng tìm đến HR. Từ tuyển dụng, hồ sơ, hợp đồng, chấm công, lương thưởng, bảo hiểm, phúc lợi, báo cáo, cho tới việc giải thích chính sách, giải quyết mâu thuẫn nội bộ hay thậm chí xử lý những đầu việc mang tính hành chính thuần túy.

Điều đáng nói là, dù khối lượng công việc lớn và cường độ cao, nhiều HR vẫn cảm thấy mình chỉ đang “chạy việc” thay vì thực sự tham gia vào quản trị nguồn nhân lực hay hỗ trợ chiến lược kinh doanh. Đây là tình trạng phổ biến và kéo dài, khiến không ít người làm HR rơi vào trạng thái kiệt sức, mất động lực và khó phát triển sự nghiệp.

Nguyên nhân không nằm ở việc HR làm chưa đủ nhiều, mà nằm ở cách tổ chức công việc, phân định vai trò và tư duy làm HR.

Những nguyên nhân cốt lõi khiến HR bị “ôm việc”

Ranh giới giữa HR và hành chính không rõ ràng

Ở nhiều doanh nghiệp, HR kiêm luôn hành chính mà không có sự phân tách rõ vai trò. Điều này khiến mọi công việc liên quan đến con người, giấy tờ, thủ tục đều dồn về một đầu mối. Khi không có mô tả công việc và phạm vi trách nhiệm cụ thể, HR rất khó từ chối những đầu việc không thuộc vai trò quản trị nhân sự.

Quy trình chưa chuẩn hóa

Khi doanh nghiệp chưa có quy trình rõ ràng, mọi vấn đề phát sinh đều được xử lý theo cách thủ công và tình huống. HR càng chăm chỉ thì càng trở thành “điểm nghẽn” của hệ thống. Những câu hỏi lặp đi lặp lại, những yêu cầu nhỏ nhưng tốn thời gian khiến HR không còn không gian cho các công việc mang tính chiến lược.

Tâm lý ngại từ chối

Nhiều HR sợ bị đánh giá là không hỗ trợ, không hợp tác nên nhận thêm việc ngoài phạm vi. Lâu dần, việc “nhận cho xong” trở thành thói quen, khiến khối lượng công việc ngày càng phình to mà không kiểm soát được.

Mọi đầu việc đều tập trung vào một người

Do thiếu phân quyền hoặc thiếu năng lực quản lý của các trưởng bộ phận, HR thường bị đẩy vào vai trò xử lý thay. Điều này vô tình làm suy yếu năng lực quản trị nhân sự của tuyến quản lý và khiến HR không thể thoát khỏi vòng xoáy sự vụ.

Hệ quả: HR bị mắc kẹt trong vai trò xử lý thay vì quản trị

Khi HR liên tục xử lý các vấn đề vụn vặt, vai trò chiến lược của nhân sự dần bị mờ nhạt. HR trở thành người giải quyết hậu quả thay vì người thiết kế hệ thống phòng ngừa. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến:

• Chất lượng quản trị nhân sự

• Hiệu quả sử dụng nguồn lực

• Khả năng tham mưu cho ban lãnh đạo

• Lộ trình phát triển nghề nghiệp của chính HR

Để thoát khỏi tình trạng này, HR cần thay đổi từ tư duy đến cách làm.

Làm sao để HR không “ôm việc” nhưng vẫn hiệu quả?

Xác định rõ việc nào HR phải làm, việc nào không

HR cần tập trung vào các công việc mang tính hệ thống và quản trị, bao gồm:

• Hoạch định và triển khai chiến lược nhân sự

• Tuyển dụng đúng người, đúng thời điểm

• Xây dựng và vận hành chính sách, quy chế

• Đảm bảo tuân thủ pháp luật lao động

• Tối ưu chi phí và hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực

Những công việc mang tính hỗ trợ đơn lẻ, phát sinh thường xuyên cần được chuẩn hóa để các bộ phận có thể tự xử lý trong phạm vi trách nhiệm của mình. Khi HR làm thay quá nhiều, hệ thống sẽ phụ thuộc vào cá nhân và không thể mở rộng.

Chuẩn hóa quy trình trước khi cố gắng làm nhanh

Một trong những sai lầm phổ biến của HR là cố gắng xử lý nhanh khi chưa có quy trình. Điều này chỉ khiến HR bận hơn và rủi ro cao hơn.

Quy trình rõ ràng giúp:

• Giảm câu hỏi lặp lại từ nhân viên

• Giảm xử lý thủ công

• Tăng tính nhất quán và minh bạch

• Giảm phụ thuộc vào một cá nhân HR cụ thể

HR cần ưu tiên xây dựng các quy trình cơ bản như tuyển dụng, onboarding, đánh giá, xử lý nghỉ việc, giải quyết khiếu nại… trước khi tối ưu tốc độ làm việc.

Trao quyền cho quản lý tuyến đầu

HR không phải là người làm thay quản lý, mà là người thiết kế cách làm. Khi trưởng bộ phận hiểu rõ vai trò của mình trong quản lý con người, HR sẽ giảm đáng kể khối lượng công việc sự vụ.

Việc trao quyền cần đi kèm với:

• Hướng dẫn rõ ràng về trách nhiệm quản lý nhân sự

• Công cụ và biểu mẫu thống nhất

• Cơ chế giám sát và phản hồi

Khi quản lý tuyến đầu chủ động hơn, HR sẽ có thời gian tập trung vào các vấn đề mang tính chiến lược.

Sử dụng dữ liệu để chuyển từ phản ứng sang chủ động

Dữ liệu nhân sự là công cụ quan trọng giúp HR nâng cao vị thế trong tổ chức. Thay vì chỉ phản ứng khi có vấn đề, HR có thể chủ động phát hiện xu hướng và rủi ro thông qua các chỉ số như:

• Tỷ lệ nghỉ việc

• Thời gian tuyển dụng

• Chi phí nhân sự

• Hiệu suất lao động

• Mức độ gắn kết của nhân viên

Báo cáo, dashboard và phân tích dữ liệu giúp HR nói chuyện với lãnh đạo bằng ngôn ngữ kinh doanh, từ đó chuyển vai trò từ xử lý việc sang tư vấn giải pháp.

Đầu tư vào kỹ năng nền tảng của HR hiện đại

Để thoát khỏi vòng xoáy “ôm việc”, HR cần đầu tư vào các kỹ năng nền tảng thay vì chỉ kỹ năng xử lý sự vụ. Những kỹ năng quan trọng bao gồm:

• Tư duy hệ thống

• Phân tích và ra quyết định dựa trên dữ liệu

• Giao tiếp và làm việc với quản lý cấp cao

• Quản trị thay đổi

• Quản lý dự án nhân sự

Đây chính là những năng lực giúp HR nâng cấp vai trò từ người làm việc sang người thiết kế và dẫn dắt hệ thống nhân sự.

Hiệu quả không đo bằng mức độ bận rộn

Một HR làm tốt không phải là người luôn tay luôn chân, mà là người khi vắng mặt, hệ thống vẫn vận hành trơn tru. Khi đó, HR không còn là “điểm nghẽn” mà trở thành “chất xúc tác” cho sự phát triển của tổ chức.

Nếu bạn đang làm HR, hãy tự hỏi:

• Bạn đang quá tải vì việc vụn vặt?

• Bạn thường xuyên được giao thêm việc ngoài phạm vi?

• Bạn đang bị động trước các vấn đề nhân sự?

Những câu hỏi này là tín hiệu cho thấy đã đến lúc bạn cần thay đổi cách làm HR.

Kết luận

Thoát khỏi tình trạng “ôm việc” không có nghĩa là làm ít đi, mà là làm đúng việc, đúng vai trò. Khi HR tập trung vào hệ thống, dữ liệu và năng lực quản trị, giá trị tạo ra cho doanh nghiệp sẽ lớn hơn rất nhiều so với việc xử lý hàng loạt đầu việc vụn vặt mỗi ngày.

HR hiệu quả là HR giúp tổ chức vận hành tốt hơn, không phải HR bận rộn hơn.