CÁCH TÍNH LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP: CĂN CỨ PHÁP LÝ, PHƯƠNG PHÁP TÍNH VÀ NHỮNG LƯU Ý HR CẦN NẮM RÕ

1. Vì sao công tác tính lương cần được chuẩn hóa và kiểm soát chặt chẽ?

Tiền lương không chỉ là chi phí lớn trong cơ cấu vận hành của doanh nghiệp mà còn là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến động lực làm việc, sự gắn bó và mức độ hài lòng của người lao động. Với HR Manager và CEO, tính lương không đơn thuần là phép toán, mà là một hệ thống bao gồm chính sách, dữ liệu, pháp luật và công nghệ.

Một hệ thống tính lương thiếu chuẩn hóa có thể gây ra nhiều hệ lụy như khiếu nại nội bộ, mất uy tín phòng Nhân sự, gia tăng tỷ lệ nghỉ việc hoặc nghiêm trọng hơn là vi phạm pháp luật lao động, bảo hiểm và thuế. Do đó, việc nắm vững căn cứ, phương pháp và nguyên tắc tính lương là yêu cầu bắt buộc đối với đội ngũ HR – C&B.

2. Các căn cứ bắt buộc để tính lương trong doanh nghiệp

2.1. Hợp đồng lao động

Hợp đồng lao động là căn cứ pháp lý cao nhất để xác định tiền lương của người lao động. Trong hợp đồng cần thể hiện rõ mức lương, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp và các khoản bổ sung khác (nếu có). Mọi hoạt động tính lương đều phải xuất phát từ nội dung đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động hợp pháp.

Việc chi trả lương không đúng hoặc không đủ theo hợp đồng có thể bị xem là vi phạm pháp luật lao động, kể cả trong trường hợp doanh nghiệp gặp khó khăn tài chính.

2.2. Bảng chấm công

Bảng chấm công là căn cứ quan trọng để xác định số ngày công, giờ công thực tế của người lao động trong kỳ trả lương. Dữ liệu chấm công có thể được thu thập bằng phương pháp thủ công hoặc thông qua các hệ thống máy chấm công, phần mềm HRM.

Đối với HR, việc kiểm soát tính chính xác của dữ liệu chấm công là điều kiện tiên quyết để tránh sai sót trong tính lương, đặc biệt với các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn hoặc làm việc theo ca, theo giờ.

2.3. Tài liệu xác nhận sản phẩm hoặc khối lượng công việc

Trong trường hợp doanh nghiệp áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm hoặc lương khoán, các tài liệu xác nhận sản phẩm hoàn thành, biên bản nghiệm thu, phiếu xác nhận khối lượng công việc là căn cứ không thể thiếu.

Những tài liệu này cần được ban hành theo quy trình rõ ràng, có chữ ký xác nhận của các bên liên quan nhằm đảm bảo tính minh bạch và tránh tranh chấp sau này.

2.4. Quy chế lương thưởng của doanh nghiệp

Quy chế lương thưởng là văn bản nội bộ thể hiện chính sách trả lương, thưởng, phụ cấp và các chế độ đãi ngộ khác của doanh nghiệp. Đây là cơ sở để HR triển khai tính lương thống nhất, đồng thời là căn cứ giải trình khi có khiếu nại từ người lao động.

Một quy chế lương thưởng rõ ràng, minh bạch và phù hợp pháp luật sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro và tăng tính công bằng nội bộ.

2.5. Mức lương tối thiểu vùng

Mức lương tối thiểu vùng là mức sàn bắt buộc mà người sử dụng lao động phải trả cho người lao động làm công việc giản đơn trong điều kiện lao động bình thường. HR cần thường xuyên cập nhật các nghị định mới về lương tối thiểu vùng để đảm bảo mức lương trong hợp đồng và bảng lương không thấp hơn quy định pháp luật.

Việc trả lương thấp hơn mức tối thiểu vùng có thể dẫn đến xử phạt hành chính và truy thu phần chênh lệch.

2.6. Tỷ lệ trích các khoản theo lương và mức lương đóng bảo hiểm

Các khoản trích theo lương bao gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn (nếu có). HR cần xác định chính xác mức lương làm căn cứ đóng bảo hiểm, tỷ lệ trích nộp theo từng thời kỳ để tính đúng chi phí doanh nghiệp và thu nhập thực lĩnh của người lao động.

Sai sót trong việc xác định mức lương đóng bảo hiểm có thể dẫn đến truy thu, phạt chậm nộp và ảnh hưởng quyền lợi của người lao động.

2.7. Thuế thu nhập cá nhân

Thuế thu nhập cá nhân là khoản khấu trừ bắt buộc đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công. HR cần nắm rõ biểu thuế lũy tiến, mức giảm trừ gia cảnh và các quy định liên quan để tính đúng, khấu trừ đúng và quyết toán đúng cho người lao động.

3. Các hình thức tính lương phổ biến hiện nay

3.1. Tính lương theo thời gian

Đây là hình thức phổ biến nhất, áp dụng cho phần lớn lao động văn phòng và lao động quản lý. Tiền lương được xác định dựa trên mức lương thỏa thuận và số ngày công hoặc giờ công thực tế làm việc trong kỳ.

Hình thức này đơn giản, dễ quản lý nhưng đòi hỏi hệ thống chấm công chính xác để tránh tranh chấp.

3.2. Tính lương theo sản phẩm

Lương theo sản phẩm được xác định dựa trên số lượng hoặc chất lượng sản phẩm hoàn thành. Hình thức này thường áp dụng trong lĩnh vực sản xuất, gia công, nơi năng suất lao động có thể đo lường cụ thể.

Ưu điểm của hình thức này là khuyến khích năng suất, nhưng đòi hỏi quy trình kiểm soát chất lượng và xác nhận sản phẩm chặt chẽ.

3.3. Lương khoán

Lương khoán là hình thức trả lương dựa trên khối lượng công việc hoặc kết quả đạt được theo thỏa thuận. Hình thức này thường áp dụng cho các dự án, công việc có tính chất độc lập hoặc thời hạn rõ ràng.

Việc xây dựng tiêu chí khoán rõ ràng ngay từ đầu là yếu tố then chốt để tránh tranh chấp khi quyết toán lương.

3.4. Lương làm thêm giờ và làm bù

Tiền lương làm thêm giờ được tính theo tỷ lệ cao hơn so với lương giờ làm việc bình thường, tùy theo thời điểm làm thêm (ngày thường, ngày nghỉ, ngày lễ). HR cần tuân thủ đúng quy định pháp luật về mức chi trả làm thêm giờ để tránh vi phạm.

3.5. Lương ngày lễ, Tết và lương tháng 13

Lương ngày lễ, Tết là khoản chi trả bắt buộc nếu người lao động làm việc trong những ngày này. Trong khi đó, lương tháng 13 không phải là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc, mà phụ thuộc vào chính sách của từng doanh nghiệp và thỏa thuận với người lao động.

4. Những phát sinh điển hình và rủi ro khi tính lương

4.1. Sai sót trong tính lương

Sai sót có thể đến từ dữ liệu chấm công, công thức tính, nhầm lẫn các khoản khấu trừ hoặc tạm ứng. Những sai sót này nếu không được kiểm soát sẽ dẫn đến khiếu nại, mất niềm tin và áp lực lớn cho bộ phận HR.

4.2. Rò rỉ thông tin tiền lương

Tiền lương là thông tin nhạy cảm. Việc rò rỉ bảng lương hoặc phiếu lương có thể gây ra so sánh nội bộ, mâu thuẫn và ảnh hưởng nghiêm trọng đến văn hóa doanh nghiệp. HR cần có quy trình bảo mật dữ liệu lương chặt chẽ.

4.3. Trả lương chậm trễ

Trả lương chậm không chỉ ảnh hưởng đến đời sống người lao động mà còn làm suy giảm uy tín của doanh nghiệp. Nguyên nhân có thể đến từ quy trình phê duyệt, khó khăn tài chính hoặc sự cố kỹ thuật.

5. Ứng dụng công nghệ trong công tác tính lương

Việc ứng dụng phần mềm HRM, phần mềm tính lương và dashboard quản trị nhân sự giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót thủ công, tăng tính minh bạch và tiết kiệm thời gian vận hành. Tuy nhiên, công nghệ chỉ là công cụ hỗ trợ.

Điều quan trọng nhất vẫn là HR phải nắm vững nguyên tắc tính lương, căn cứ pháp lý và chính sách nội bộ để kiểm soát hệ thống một cách chủ động.

6. Kết luận

Tính lương là một nghiệp vụ vừa mang tính kỹ thuật, vừa mang tính chiến lược trong quản trị nhân sự. Đối với HR Manager và CEO, việc xây dựng một hệ thống tính lương minh bạch, đúng pháp luật và phù hợp với thực tiễn doanh nghiệp không chỉ giúp giảm rủi ro mà còn góp phần tạo động lực và giữ chân nhân tài.

Muốn làm tốt công tác này, HR cần kết hợp giữa kiến thức pháp luật, tư duy hệ thống, khả năng kiểm soát dữ liệu và sự hỗ trợ từ công nghệ, nhưng luôn nhớ rằng nền tảng cốt lõi vẫn là hiểu đúng và làm đúng ngay từ căn cứ ban đầu.