Trong quá trình quản trị nhân sự, nhiều doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn liệu quy chế lương thưởng có bắt buộc không, có cần phải ban hành thành văn bản hay chỉ cần thỏa thuận trong hợp đồng lao động là đủ. Đây cũng là một trong những nội dung thường xuyên được cơ quan thanh tra lao động kiểm tra khi doanh nghiệp thực hiện các cuộc thanh tra định kỳ hoặc thanh tra đột xuất.

Thực tế cho thấy không ít doanh nghiệp chỉ tập trung xây dựng hợp đồng lao động mà bỏ qua việc hoàn thiện hệ thống quy chế trả lương, quy chế thưởng, thang bảng lương và định mức lao động. Điều này có thể dẫn đến nhiều rủi ro như tranh chấp lao động, khó khăn trong quản lý nhân sự, xử phạt vi phạm hành chính hoặc ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.

Vậy quy chế lương thưởng có bắt buộc không, doanh nghiệp cần xây dựng những tài liệu nào, quy định hiện hành ra sao và mức xử phạt nếu không thực hiện là bao nhiêu? Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành và hướng dẫn xây dựng quy chế lương thưởng đúng quy định.

Quy chế lương thưởng là gì?

Quy chế lương thưởng là hệ thống các nguyên tắc, quy định do doanh nghiệp ban hành nhằm quản lý việc trả lương, trả thưởng, phụ cấp và các chế độ đãi ngộ dành cho người lao động.

Thông thường, một quy chế lương thưởng sẽ quy định các nội dung như nguyên tắc trả lương, phương pháp tính lương, thời gian trả lương, chế độ nâng lương, phụ cấp, tiền thưởng, điều kiện hưởng thưởng, trách nhiệm của người lao động cũng như trách nhiệm của người sử dụng lao động.

Đây được xem là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp thực hiện hợp đồng lao động, đảm bảo tính công bằng trong quản lý nhân sự và hạn chế phát sinh tranh chấp.

Tuy nhiên, cần phân biệt giữa quy chế trả lương và quy chế thưởng vì hai nội dung này có tính chất pháp lý hoàn toàn khác nhau.

Quy chế lương thưởng có bắt buộc không?

Câu trả lời là không hoàn toàn bắt buộc.

Pháp luật lao động hiện hành không quy định doanh nghiệp bắt buộc phải ban hành một văn bản riêng có tên gọi "Quy chế lương thưởng".

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải xây dựng và công khai các tài liệu liên quan đến việc trả lương theo quy định của Bộ luật Lao động 2019.

Điều này có nghĩa là doanh nghiệp không nhất thiết phải đặt tên văn bản là "Quy chế lương thưởng", nhưng vẫn phải có đầy đủ các quy định phục vụ việc quản lý tiền lương và thực hiện đúng quy định của pháp luật.

Nói cách khác, pháp luật không bắt buộc về tên gọi của văn bản nhưng bắt buộc về nội dung quản lý tiền lương.

Căn cứ pháp lý quy định về tiền lương và tiền thưởng

Hiện nay, việc xây dựng quy chế trả lương và quy chế thưởng được điều chỉnh chủ yếu bởi các văn bản sau:

Bộ luật Lao động năm 2019.

Nghị định số 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Bộ luật Lao động.

Nghị định số 12/2022/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động.

Đây là các văn bản pháp luật quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần nghiên cứu khi xây dựng hệ thống tiền lương.

Quy chế trả lương có bắt buộc không?

Câu trả lời là có.

Theo quy định của Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp có trách nhiệm xây dựng hệ thống trả lương rõ ràng, minh bạch để làm căn cứ trả lương cho người lao động.

Doanh nghiệp phải xây dựng và công khai các nội dung sau:

Thang lương.

Bảng lương.

Định mức lao động.

Các nội dung này phải được phổ biến công khai tại nơi làm việc trước khi áp dụng.

Việc công khai giúp người lao động biết rõ cách xác định mức lương, cơ sở nâng lương, điều kiện trả lương cũng như quyền lợi của mình trong quá trình làm việc.

Nếu doanh nghiệp không xây dựng hoặc không công khai các tài liệu này thì sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật.

Vì sao doanh nghiệp bắt buộc phải xây dựng quy chế trả lương?

Việc xây dựng quy chế trả lương mang lại nhiều ý nghĩa quan trọng.

Trước hết, đây là căn cứ pháp lý để doanh nghiệp trả lương đúng quy định.

Bên cạnh đó, quy chế trả lương giúp đảm bảo nguyên tắc công bằng giữa các vị trí công việc, hạn chế tình trạng trả lương tùy tiện hoặc thiếu minh bạch.

Đối với người lao động, quy chế trả lương giúp họ hiểu rõ quyền lợi, biết cách xác định thu nhập và có cơ sở bảo vệ quyền lợi nếu phát sinh tranh chấp.

Đối với cơ quan quản lý nhà nước, đây là căn cứ để thanh tra việc thực hiện pháp luật lao động tại doanh nghiệp.

Những nội dung doanh nghiệp cần có trong quy chế trả lương

Một quy chế trả lương đầy đủ thường bao gồm nhiều nội dung quan trọng.

Doanh nghiệp cần quy định rõ nguyên tắc trả lương.

Xác định phương pháp xây dựng thang bảng lương.

Quy định thời điểm trả lương.

Hình thức trả lương bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.

Nguyên tắc điều chỉnh lương.

Tiêu chí xét tăng lương.

Quy định về phụ cấp.

Chế độ làm thêm giờ.

Các khoản bổ sung khác.

Điều kiện tạm ứng lương.

Điều kiện khấu trừ lương theo đúng quy định pháp luật.

Việc quy định chi tiết giúp doanh nghiệp vận hành thống nhất và giảm thiểu tranh chấp trong tương lai.

Quy chế thưởng có bắt buộc không?

Khác với quy chế trả lương, quy chế thưởng không bắt buộc.

Theo Điều 104 Bộ luật Lao động 2019, tiền thưởng là khoản tiền hoặc tài sản mà người sử dụng lao động thưởng cho người lao động căn cứ vào kết quả sản xuất kinh doanh và mức độ hoàn thành công việc.

Điều này đồng nghĩa với việc pháp luật không yêu cầu doanh nghiệp phải thưởng Tết, thưởng tháng 13 hoặc các khoản thưởng khác.

Doanh nghiệp có toàn quyền quyết định việc thưởng hay không thưởng.

Nếu doanh nghiệp không có chính sách thưởng thì không bị xem là vi phạm pháp luật.

Khi nào doanh nghiệp phải ban hành quy chế thưởng?

Mặc dù không bắt buộc phải thưởng, nhưng nếu doanh nghiệp đã áp dụng chính sách thưởng thì phải ban hành quy định cụ thể.

Quy chế thưởng cần được xây dựng minh bạch.

Doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có.

Sau đó, quy định thưởng phải được công bố công khai trước khi thực hiện.

Việc công khai giúp người lao động hiểu rõ điều kiện được thưởng, mức thưởng và tránh phát sinh khiếu nại.

Lương tháng 13 có bắt buộc không?

Đây là câu hỏi được rất nhiều doanh nghiệp và người lao động quan tâm.

Pháp luật Việt Nam hiện nay không có quy định bắt buộc doanh nghiệp phải trả lương tháng 13.

Khoản tiền này thực chất được xem là một hình thức thưởng.

Do đó, doanh nghiệp chỉ phải chi trả nếu đã có cam kết trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế thưởng của doanh nghiệp.

Nếu không có bất kỳ cam kết nào thì doanh nghiệp hoàn toàn có quyền không chi trả lương tháng 13.

Thưởng Tết có bắt buộc không?

Tương tự lương tháng 13, thưởng Tết cũng không phải nghĩa vụ bắt buộc.

Việc thưởng hoàn toàn phụ thuộc vào kết quả sản xuất kinh doanh và chính sách của từng doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể thưởng bằng tiền, hiện vật hoặc các hình thức khác.

Mức thưởng có thể khác nhau giữa các cá nhân nếu quy chế thưởng quy định rõ tiêu chí đánh giá.

Không xây dựng quy chế trả lương có bị xử phạt không?

Câu trả lời là có.

Theo Nghị định số 12/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp không xây dựng hoặc không công khai thang lương, bảng lương, định mức lao động theo quy định có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.

Đối với tổ chức, mức xử phạt có thể lên đến 20 triệu đồng, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm.

Ngoài việc bị xử phạt, doanh nghiệp còn có thể bị yêu cầu khắc phục hậu quả và bổ sung đầy đủ hồ sơ theo quy định.

Những rủi ro khi doanh nghiệp không có quy chế lương thưởng

Nhiều doanh nghiệp cho rằng quy chế lương thưởng chỉ là thủ tục hành chính. Tuy nhiên, trên thực tế, việc thiếu quy chế có thể gây ra nhiều hệ lụy.

Người lao động dễ khiếu nại về tiền lương.

Khó chứng minh tính minh bạch khi xảy ra tranh chấp.

Gặp khó khăn trong các cuộc thanh tra lao động.

Thiếu cơ sở đánh giá hiệu quả làm việc.

Khó xây dựng hệ thống lương theo năng lực.

Ảnh hưởng đến thương hiệu tuyển dụng.

Giảm niềm tin của người lao động.

Doanh nghiệp nên xây dựng quy chế lương thưởng như thế nào?

Để vừa tuân thủ pháp luật vừa nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự, doanh nghiệp nên xây dựng quy chế theo hướng khoa học và minh bạch.

Quy chế cần phù hợp với mô hình hoạt động.

Bảo đảm tuân thủ Bộ luật Lao động.

Dễ hiểu đối với người lao động.

Có tiêu chí đánh giá rõ ràng.

Đồng bộ với hợp đồng lao động.

Thống nhất với nội quy lao động.

Cập nhật khi pháp luật thay đổi.

Định kỳ rà soát để phù hợp với thực tế.

Một quy chế được xây dựng bài bản không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tạo động lực làm việc và nâng cao hiệu quả quản trị nguồn nhân lực.

Một số câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp dưới 10 lao động có bắt buộc xây dựng thang bảng lương không?

Có. Quy định về xây dựng thang lương, bảng lương áp dụng đối với người sử dụng lao động, không phân biệt quy mô doanh nghiệp.

Có bắt buộc phải đăng ký thang bảng lương với cơ quan nhà nước không?

Hiện nay doanh nghiệp không còn phải đăng ký thang bảng lương như trước đây. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải xây dựng, lưu giữ và công khai tại nơi làm việc để phục vụ thanh tra khi cần.

Có thể gộp quy chế trả lương và quy chế thưởng thành một văn bản không?

Có. Pháp luật không bắt buộc tách riêng. Doanh nghiệp có thể xây dựng một văn bản chung về quy chế lương thưởng nếu bảo đảm đầy đủ nội dung theo quy định.

Có phải mọi doanh nghiệp đều phải thưởng Tết?

Không. Thưởng Tết là chính sách do doanh nghiệp quyết định dựa trên kết quả kinh doanh và quy chế thưởng nội bộ.

Quy chế lương thưởng có cần công khai cho người lao động không?

Có. Các nội dung liên quan đến việc trả lương và chính sách thưởng áp dụng tại doanh nghiệp cần được công bố công khai để người lao động biết và thực hiện.

Kết luận

Quy chế lương thưởng là một trong những nền tảng quan trọng của hệ thống quản trị nhân sự hiện đại. Mặc dù pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp phải ban hành một văn bản riêng mang tên "Quy chế lương thưởng", nhưng doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải xây dựng và công khai thang lương, bảng lương, định mức lao động cũng như các quy định về trả lương theo Bộ luật Lao động 2019. Đối với quy chế thưởng, doanh nghiệp không có nghĩa vụ phải áp dụng, nhưng nếu đã triển khai chính sách thưởng thì cần xây dựng quy định rõ ràng, tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động (nếu có) và công bố công khai trước khi thực hiện.

Việc đầu tư xây dựng hệ thống quy chế lương thưởng bài bản không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, hạn chế rủi ro khi thanh tra mà còn nâng cao tính minh bạch, tạo động lực cho người lao động và góp phần xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, bền vững.