Quản Trị Tuyển Dụng - 12 Chỉ Số Quan Trọng HR Cần Nắm Rõ

Nếu các chỉ số đo lường hiệu quả tuyển dụng nhân sự không liên kết đến các mục tiêu chiến lược doanh nghiệp như tăng năng suất, doanh thu thì sẽ không được các nhà quản trị coi trọng và từ đó làm sẽ làm giảm năng lực cạnh tranh nhân sự của doanh nghiệp.

Bất kỳ chiến lược kinh doanh nào cũng trở nên vô nghĩa nếu không có nhân sự phù hợp thực thi. Chính vì thế, tuyển dụng trở thành bài toán quan trọng đối với các doanh nghiệp và hơn hết sẽ trở thành vũ khí cạnh tranh của doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác. Tuy vậy, một thực tế đáng buồn là hầu hết những người làm tuyển dụng, người tạo ra số liệu nhân sự tuyển dụng lại không thực sự hiểu được tư duy chiến lược của các CEO. Và kết quả là, các số liệu được báo cáo cho các CEO và ủy ban điều hành thiếu đi sự ăn khớp với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, từ đó dẫn đến khó khăn trong việc ra quyết định phù hợp.

Nhằm mục tiêu giải quyết vấn đề đó, HRC Academy xin giới thiệu đến bạn 12 chỉ số hiệu quả nhất mà CEO và các nhà quản lý cần phải chú ý nếu muốn đưa ra các quyết định đúng đắn cho chiến lược tuyển dụng của mình. Các chỉ số này được xây dựng dựa trên cơ sở mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, do vậy dễ dàng trong việc đo lường và đánh giá hiệu quả quy trình tuyển dụng nhân sự. Đây cũng là công việc cần thiết trong thời kỳ chuyển đổi Cách mạng dữ liệu HR 4.0 – khi mà mọi hoạt động đều có thể được theo dõi, lượng hóa và lưu trữ.

I. Các chỉ số ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh

Thay vì việc báo cáo lên cấp quản lý những chỉ số chiến thuật như tập trung vào chi phí hay thời gian tuyển của một ứng viên thì CEO sẽ cần quan tâm hơn đến những chỉ số tuyển dụng nhân sự có thể lượng hóa mà ảnh hưởng trực tiếp đến chiến lược kinh doanh.

1. Chỉ số 1: Chất lượng tuyển dụng

Là chỉ số quan trọng nhất trong toàn bộ kế hoạch tuyển dụng nhân sự phù hợp với văn hóa doanh nghiệp, chất lượng tuyển dụng đo lường năng suất và giá trị mà những nhân viên tuyển mới mang lại cho doanh nghiệp. Cơ bản, đây là một chỉ số khá phức tạp và phụ thuộc nhiều vào cách đánh giá của mỗi nhà quản lý. Vì mỗi doanh nghiệp đề cao những “giá trị” khác nhau nên từ đó doanh nghiệp sẽ xây dựng công thức tiêu chuẩn của mình. Công thức cơ bản mà bạn có thể tham khảo để đo lường chất lượng tuyển dụng nhân sự của một nhân viên mới:

QoH = (Hiệu quả công việc + Thời gian bắt kịp công việc để thể hiện hết năng lực của nhân viên + Mức độ hòa hợp của nhân viên mới với môi trường doanh nghiệp + Mức độ hài lòng của nhân viên với công việc mới)/ 4

Trong đó: 

• Hiệu quả công việc: số liệu này được đo lường dựa trên các chỉ số đánh giá khách quan của cấp trên
• Thời gian bắt kịp công việc để thể hiện hết năng lực của nhân viên: do cấp quản lý đánh giá
• Mức độ hòa hợp của nhân viên mới với môi trường doanh nghiệp: được đo lường dựa trên ý kiến đánh giá của đồng nghiệp và cấp trên
• Mức độ hài lòng của nhân viên với công việc mới: do chính bản thân nhân viên tự đánh giá

Sau khi tính được chỉ số QoH của từng nhân viên mới, bạn có thể tính được mức QoH trung bình cho cả chiến dịch tuyển dụng nhân sự. Dựa trên mức Qoh tính được, bạn quy đổi chỉ số này theo giá trị tiền để theo dõi mức ảnh hưởng của việc tuyển dụng nhân sự đến mức doanh thu doanh nghiệp theo công thức:

(QoH của một nhân viên mới x Doanh thu trung bình một nhân viên tạo ra)  x Số lượng nhân viên tuyển mới trong chiến dịch

Chất lượng tuyển dụng là chỉ số quan trọng nhất trong toàn bộ kế hoạch tuyển dụng nhân sự

2. Chỉ số 2: Tỉ lệ tuyển hỏng

Tuyển hỏng là khi nhân viên tuyển mới, trong vòng 6 tháng kể từ khi chính thức nhận việc, bị doanh nghiệp đuổi hoặc cho nghỉ việc. Khi tuyển hỏng, ngoài chi phí doanh nghiệp phải tuyển lại thì còn phải chịu chi phí phát sinh do nhân viên tuyển hỏng kia gây ra. 

Vì chỉ số này tương đối quan trọng nên cần được theo dõi liên tục và cập nhật ngay khi một nhân viên tuyển mới rời bỏ vị trí công việc của họ. Ngoài công thức tính toán theo tỉ lệ %, bạn có thể làm việc với đội ngũ kế toán/tài chính để quy đổi ra tỷ lệ mức độ thiệt hại với mức độ doanh thu. 

Ngoài ra, bạn có thể tính tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên mới. Nếu tỉ lệ ở mức cao, rất có thể sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự và đào tạo của doanh nghiệp bạn có vấn đề ở khâu nào đó hoặc do văn hóa doanh nghiệp chưa phù hợp. 

3. Chỉ số 3: Chỉ số phản ánh tác động của tốc độ tuyển dụng tới doanh thu 

Chỉ số thứ ba tập trung phản ánh tác động của tốc độ tuyển dụng tới doanh thu. Rõ ràng khi một nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp sẽ bị tổn thất về mặt năng suất và doanh thu cho đến khi vị trí này được lấp đầy. Và một khi tốc độ tuyển dụng nhân sự càng chậm, số ngày trống của vị trí càng dài và ảnh hưởng lượng doanh thu bị tổn thất càng lớn.

Bạn có thể tính toán mức tổn thất này bằng cách chia tổng doanh thu trung bình hàng năm do một nhân viên tạo ra cho số ngày làm việc; sau đó lấy con số này nhân với số ngày trống vị trí. Con số phản ánh tốc độ tuyển dụng này sẽ giúp cho bộ phận tuyển dụng xác định các phương án tuyển dụng nhân sự hiệu quả hơn để cải thiện quy trình.

II. Các chỉ số liên quan đến dự đoán

Các chỉ số dự đoán, đúng như tên gọi của nó sẽ được sử dụng để dự báo các cơ hội và vấn đề có thể xảy ra trong quy trình tuyển dụng nhân sự. Bằng việc đưa ra các chỉ số này, nhân viên cung cấp cho cấp quản lý cơ sở dữ liệu để đưa ra quyết định điều chỉnh kế hoạch, dựa trên các cơ hội hoặc thách thức phân tích được. 

1. Chỉ số 4: Dự báo chất lượng của ứng viên

Cấp quản lý cần biết được rằng liệu chất lượng của ứng viên trong khoảng thời gian sắp tới sẽ như thế nào và có sự thay đổi nào trong nguồn cung ứng viên hay không để quyết định kế hoạch tuyển dụng nhân sự phù hợp.

2. Chỉ số 5: Dự báo mức độ cạnh tranh tuyển dụng

Bản thân doanh nghiệp sẽ trở nên khó khăn hơn gặp phải các đối thủ cạnh tranh tổ chức tuyển dụng nhân sự cùng một thời kỳ. Dựa vào chỉ số dự báo mức độ cạnh tranh tuyển dụng, các nhà lãnh đạo ở doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ đưa ra một kế hoạch tuyển dụng nhân sự hợp lý như là xem xét thời gian tuyển dụng nhân sự phù hợp, chuẩn bị đầu tư kỹ lưỡng để tạo lợi thế cạnh tranh với những doanh nghiệp khác. 

3. Chỉ số 6: Dự báo cơ hội thu thập ứng viên tài năng

Nhân sự tài năng sẽ gia tăng cơ hội thành công cho doanh nghiệp và nếu muốn có nguồn nhân sự chất lượng thì các nhà tuyển dụng nhân sự phải thu thập được những ứng viên tài năng. Bộ phận tuyển dụng nên tăng cường các dự báo cơ hội tích cực để thu thập ứng viên tài năng cho đợt tuyển dụng bằng cách thông qua đánh giá kỹ năng mềm của ứng viên khi phỏng vấn, các sự kiện đặc biệt như ứng viên vừa tham gia một cuộc thi quan trọng, hay đợt các ứng viên bắt đầu tham gia thị trường lao động… Những dự báo này sẽ giúp nhà tuyển dụng có sự chuẩn bị tốt hơn và xây dựng mối liên kết chặt chẽ với ứng viên trước khi cả công việc tuyển dụng nhân sự chính thức bắt đầu.

4. Chỉ số 7: Dự báo tỷ lệ thất nghiệp

Ngoài những yếu tố bên trong, doanh nghiệp cần phải đánh giá các tác động của thị trường bằng việc dự báo tỷ lệ thất nghiệp. Rõ ràng nếu tỷ lệ này giảm thì mức độ sẵn có của ứng viên sẽ giảm xuống. 

5. Chỉ số 8: Dự báo về chi phí nhân công

Chi phí nhân công là con số vô cùng quan trọng vì nó ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Chính vì vậy, nhà tuyển dụng đưa ra những dự báo vào báo cáo của mình về sự thay đổi trong mức lương khởi điểm có thể có để điều chỉnh thời kỳ tuyển dụng nhân sự phù hợp: ví dụ như việc tuyển dụng sớm hơn trong thời kỳ lương khởi điểm còn thấp. 

Các chỉ số dự báo các cơ hội và vấn đề có thể xảy ra trong quy trình tuyển dụng nhân sự

III. Các chỉ số cải thiện chất lượng tuyển dụng

Việc cải thiện chất lượng tuyển dụng nhân sự để gia tăng lợi thế cạnh tranh hầu như luôn là mục tiêu quan trọng của các trưởng phòng nhân sự cũng như leader bộ phận tuyển dụng. Tuy nhiên, một sai lầm phổ biến mà các nhà quản lý tuyển dụng nhân sự hay mắc phải là báo cáo các chỉ số nội bộ trong nhóm tuyển dụng vốn mang tính chiến thuật này lên cho CEO. Trong khi đó, các CEO không thể quản lý được tất cả mọi việc và họ cần HR Manager hay Recruitment Manager đảm bảo mọi thứ hiệu quả và tối ưu chi phí. 

Danh sách chỉ số nội bộ nhóm này có thể rất đa dạng, nhưng dưới đây là 10 chỉ số quan trọng nhất mà mỗi doanh nghiệp cần quan tâm. Các chỉ số đó bao gồm: 

1. Chỉ số 9: Tỉ lệ chuyển đổi của ứng viên qua các vòng

Tỉ lệ chuyển đổi của ứng viên qua các vòng (tỉ lệ từ tạo nguồn sang nộp đơn / tỉ lệ từ nộp đơn sang phỏng vấn/ tỉ lệ từ phỏng vấn sang offer/ tỉ lệ từ offer sang nhận việc) là phần trăm số lượng ứng viên vượt qua mỗi vòng. Ví dụ như trong 4 nhân viên được offer vào vị trí Sale Admin, có 2 ứng viên phản hồi xác nhận vị trí trúng tuyển, như vậy tỉ lệ là 50%. Chỉ số này sẽ cho biết mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự của bạn có phù hợp hay chưa và từ đó đưa ra phương án điều chỉnh.