KINH NGHIỆM TỔ CHỨC BUỔI TIỆC TẤT NIÊN ĐÁNG NHỚ CHO CÔNG TY

Việc tổ chức tiệc tất niên đã trở thành một sự kiện có ý nghĩa quan trọng trong văn hóa doanh nghiệp, đòi hỏi có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, đầu tư về mọi mặt từ ý tưởng, nội dung cho đến dự trù tài chính, thuê địa điểm, nhân sự…

   Do đó, để tổ chức được 1 buổi tiệc tất niên tuyệt vời hay nói đúng hơn là tạo được niềm vui cho mọi người lại là nỗi lo, thách thức của người quản trị.

Ý NGHĨA CỦA TIỆC TẤT NIÊN

   Tiệc tất niên hay tiệc cuối năm là sự kiện nội bộ được mong chờ nhất trong năm. Xếp lại những chỉ tiêu doanh thu, những áp lực công việc trong năm, các thành viên công ty được tận hưởng thời gian tuyệt vời, nạp thêm năng lượng chuẩn bị cho năm mới.

   Khi được tổ chức một cách chỉn chu và tâm huyết, một chương trình Year end party sẽ không phụ công bạn khi có thể mang đến rất nhiều lợi ích trước mắt và lâu dài. Điển hình như:

Đây là dịp chiêu đãi các khách hàng thân thiết, chiêu đãi nhân viên và các đối tác của công ty.

• Là dịp toàn thể nhân viên cùng sum họp, không phân chia sếp – nhân viên, không áp lực công việc, không cạnh tranh.
• Là thời điểm tổng kết tất cả các hoạt động trong năm, những nhìn nhận thực tế về những điều đã đạt được và chưa đạt được.
• Là dịp tri ân những cá nhân xuất sắc, những thành viên lão làng hay những cá nhân có thành tích cao trong quá trình hoạt động kinh doanh.
• Là dịp để các thành viên công ty thỏa sức sáng tạo với các kịch bản độc đáo, game show gala vui nhộn.
• Là cơ hội công ty gửi lời cám ơn tới hậu phương của mỗi thành viên công ty. Đó là gia đình, người thân thiết của nhân viên.

CÁC Ý TƯỞNG TỔ CHỨC TIỆC CUỐI NĂM CHO CÔNG TY

   Nếu như hầu hết những nhân viên của bạn đều có thể đoán biết trước được bữa tiệc YEAR END PARTY năm nay sẽ diễn ra như thế nào – Đó chắc chắn là điều mà những người chịu trách nhiệm công tác tổ chức và quản lý vẫn luôn lo ngại. Một ý tưởng concept lặp đi lặp lại chẳng khác nào một món ăn vô vị và nhàm chán cho dù bạn có nấu món ăn đó cẩn thận đến đâu chăng nữa. Một vài gợi ý về những cách tổ chức tiệc cuối năm mới mẻ hơn.

#1. Team-building & mini games

   Thay vì lựa chọn một bàn tiệc dành cho trà và bánh đơn điệu thì nhạc nền EDM kết hợp các màn tranh tài nảy lửa giữa một buổi team-building có thể sẽ phù hợp hơn. Team-building là các trò chơi vận động thú vị, kết hợp cả chân tay và não, vừa giúp vận động cơ thể chống căng cơ, mệt mỏi sau các giờ làm việc dài lại có tính giải trí cao.

   Các trò chơi team-building có thể tổ chức trong chính văn phòng làm việc hoặc ngoài trời, tùy vào luật chơi, số lượng người chơi và diện tích công ty bạn có. Ví dụ khuôn viên sảnh 100m2 có thể đủ để 20 người chơi cướp cờ hoặc kéo co. Một vài trò chơi phổ biến và có thể tận dụng các đồ dùng văn phòng (kéo, giấy, dây,…) để chơi như “Cướp cờ”, “Đầu voi đuôi chuột”, “2 điều thật, 1 điều dối”,…

#2. Tiệc lẩu/ nướng

   Một cách tổ chức tiệc đơn giản là đặt chỗ tại 1 nhà hàng và cùng các chiến hữu “đánh chén” một trận ra trò trước khi sang năm mới. Các tiệc ăn để thắt chặt tình bằng hữu trong nội bộ công ty thường là lẩu hoặc nướng. Mùa cuối năm lạnh lẽo bên bếp lửa hồng hay một nồi lẩu Thái sôi sùng sục chắc hẳn sẽ rất đã.

   Nhiều tiệm ăn bây giờ đã có gói Buffet, bạn và đồng nghiệp có thể ăn thả ga và nói chuyện từ chiều đến khi quán đóng cửa. Chưa kể một số nơi kết hợp tổ chức sự kiện nên có cả sân khấu, dàn nhạc, loa, trống hay pháo hoa phục vụ các màn ăn mừng hoành tráng.

   Nếu không muốn ra quán ăn cầu kỳ hoặc lo ngại về an toàn thực phẩm không đảm bảo, mọi người trong công ty có thể Pot-luck.

   Pot-luck tức là việc mỗi người góp 1 chút cho bữa tiệc, ví dụ như phòng nhân sự sẽ bao tiệc trà và tráng miệng, phòng Kinh doanh sẽ ướp và chuẩn bị thịt nướng, phòng Marketing sẽ chủ trì rau và các loại sốt,… Việc tổ chức Pot-luck sẽ hơi lích kích, nhiều việc nhưng tiết kiệm chi phí và chắc chắn sẽ là kỷ niệm đẹp.

#3. Tổ chức các cuộc thi/Gameshow mới lạ

   Một ý tưởng khá hay cho bữa tiệc cuối năm của công ty là các cuộc thi. Thường các cuộc thi này sẽ được phát động trước đó một thời gian. Lúc đó, tiệc cuối năm cũng kiêm luôn đêm Gala chung kết của 1 chiến dịch thi đua nào đó, vừa đem lại tinh thần phấn chấn, háo hức, vừa thúc đẩy thi đua giữa các thành viên trong công ty

a. Thi trang trí phòng làm việc

   Thường thì thi trang trí văn phòng theo đội sẽ vui hơn là theo cá nhân. Bạn có thể chọn concept trang trí là về xuân và Tết, ưu tiên các vật trang trí hand-made, còn ý tưởng thì để các đội chơi thoả sức sáng tạo. Kinh phí cuộc thi có thể được giới hạn, được trích từ ngân sách của công ty hoặc để cho các phòng ban tự chi trả.

Rất ý nghĩa khi để nhân viên tự tay trang trí công ty và chấm điểm trong bữa tiệc cuối năm

Cuộc thi có thể chia làm 2 vòng: Vòng Online và vòng Offline. Vòng Online sẽ là thi bình chọn ảnh chụp văn phòng trên mạng xã hội Facebook (tính theo lượt like, share, comment). Vòng Offline sẽ diễn ra trước buổi gặp mặt công ty một vài giờ khi ban giám đốc, đồng thời là ban giám khảo, sẽ tham quan và chấm điểm các đội thi. Tên đội thắng cuộc sẽ được công bố trong buổi tiệc.

b. Thi thời trang/ trang phục công sở

Cuộc thi này đặc biệt phù hợp cho các nơi công sở với tỷ lệ % cực cao là nữ. Các chị em thích ăn mặc và diện những bộ cánh lộng lẫy sẽ có đất để diễn khi thường ngày trang phục công sở quá gò bó và ít sự lựa chọn. Bên cạnh đó, đừng quên các anh em cũng có cơ hội trở nên cực “bảnh”, là nam thần trong buổi lễ cuối năm.

Format chương trình sẽ khá giống một cuộc thi hoa hậu thân thiện. Vẻ đẹp bên ngoài là tất yếu nhưng vẻ đẹp bên trong mới thật cần thiết. Do đó, sau màn tranh tài về trang phục nên có một cuộc đọ sức về ứng xử.

Các câu hỏi ứng xử có thể xoay quanh việc tạo dựng và duy trì các mối quan hệ trong tổ chức, cũng là thời điểm tốt để mọi người chia sẻ quan điểm về các vấn đề công sở vốn khá khó nói vào ngày thường. Cơ cấu giải thưởng sẽ tùy thuộc vào đơn vị tổ chức.

c. Gameshow Giọng Hát Việt

Ai cũng có khả năng ca hát, chỉ có điều họ dám thể hiện mình hay không. Tổ chức gameshow văn nghệ có vẻ lỗi thời nhưng chưa bao giờ nhàm chán. Biết đâu bạn có thể phát hiện ra “cây văn nghệ” giấu mình từ bao lâu thì sao? Để cuốn hút cho bữa tiệc liên hoan cuối năm, bạn có thể sử dụng format chương trình Giọng hát Việt nổi tiếng để làm cuộc thi so tài ca hát giữa các thí sinh.

d. Một vài ý tưởng khác

Cuộc thi chụp ảnh phòng ban, giới thiệu phòng ban: Mỗi phòng ban hoặc nhóm trong công ty chụp chung 01 kiểu ảnh và lựa chọn bức ảnh đẹp nhất để gắn với một caption. Giải ấn tượng nhất sẽ do ban lãnh đạo công ty bình chọn

  Cuộc thi ấn tượng về công ty: Mỗi người có quyền gửi một bài viết hoặc bài hát, tranh vẽ, video clip,… liên quan tới một ấn tượng của mình khi làm việc tại công ty. Người sở hữu tác phẩm được nhiều điểm bình chọn nhất từ tất cả nhân sự sẽ trở thành người thắng cuộc.

  Cuộc thi nêu ý tưởng sáng tạo: Ban lãnh đạo ra đề bài về một cuộc thi trong quy mô nội bộ và giải pháp sáng tạo nhất sẽ ẵm trọn giải thưởng.

  Rút thăm may mắn: Mỗi người trong bữa tiệc sẽ ghi tên mình vào một lá thăm và bỏ vào hộp kín. Gần cuối bữa tiệc, người chủ trì sẽ rút thăm tìm ra người trúng thưởng.

#4. Giao lưu văn nghệ

Ý tưởng tổ chức tiệc này khá giống một buổi diễn tự do dành cho các thành viên trong tổ chức, doanh nghiệp. Bữa tiệc vui là chính, không quan trọng chất lượng chuyên môn của các tiết mục. Mọi người đều có thể tự do đóng góp các tiết mục văn nghệ như hát, nhảy, múa, diễn kịch, kể chuyện,… và thời gian còn lại có thể giao lưu, trò chuyện trà bánh.

Có khá nhiều concept có thể sử dụng để tổ chức tiệc cuối năm cho công ty dựa trên loại hình văn hóa doanh nghiệp hay sở thích các thành viên trong công ty,… Bạn có thể nghiên cứu cụ thể từng cá tính trong doanh nghiệp mình để lựa chọn ý tưởng tổ chức độc đáo mà vẫn phù hợp.

Để chuẩn bị cho tiệc cuối năm, chỉ có mỗi ý tưởng là không đủ. Chúng ta cần biến bữa tiệc được vạch ra trên giấy thành hiện thực. Các vấn đề như nơi tổ chức ở đâu, có quá xa so với công ty không, sức chứa bao nhiêu người, bố trí sân khấu, đèn chiếu ra sao, format chương trình thế nào,… sẽ phải được trả lời trong một kế hoạch hoàn chỉnh.

NÊN TỔ CHỨC TIỆC CUỐI NĂM CHO CÔNG TY Ở ĐÂU?

Để lựa chọn một địa điểm phù hợp, trước hết chúng ta cần trả lời các câu hỏi sau:

Bạn muốn tổ chức tiệc trong nhà hay ngoài trời?

– Số lượng thành viên tham dự là bao nhiêu người? (bao gồm nhân viên và khách mời danh dự)

Trên cơ sở đó, một địa điểm tổ chức tiệc cuối năm được xem là hoàn hảo khi nó đáp ứng được các tiêu chí

• Vị trí thuận lợi, dễ tìm: Tốt nhất là nên ở gần công ty để mọi người dễ tìm đường. Chọn địa điểm ngay trung tâm thành phố cũng là gợi ý hay trong trường hợp công ty có đông nhân viên và chỗ ở mọi người không gần nhau
• Không gian đủ lớn. Tuy nhiên sảnh tiệc quá lớn sẽ khiến không khí bị loãng, trong khi sảnh quá nhỏ lại chật chội và kém sang trọng. Bạn cũng cần chú ý không gian dành cho việc đón khách của bộ phận lễ tân, không gian để tổ chức những hoạt động vui chơi, văn nghệ bên lề, v.v…
• Thực đơn và chất lượng món ăn đa dạng, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm. Tips nhỏ: Trước khi quyết định, bạn cần tham khảo ý kiến lãnh đạo hay “trưng cầu dân ý” từ đồng nghiệp để quyết định phong cách món ăn với thực đơn phù hợp với nhiều người.
• Tích hợp sẵn dịch vụ tích hợp đi kèm (sân khấu, hệ thống âm thanh chiếu sáng)
• Có không gian vui chơi cho trẻ em
• Đội ngũ phục vụ nhiệt tình cho bữa tiệc suôn sẻ
• Hỗ trợ lên kịch bản chương trình tri ân, công hiến, ý tưởng, concept
• Setup khu vực chụp ảnh riêng.

KẾ HOẠCH LÊN CHƯƠNG TRÌNH VÀ TRIỂN KHAI

Bước 1: Lên ý tưởng. Đây là bước định hình ra khung chương trình, nội dung chủ đạo của chương trình.

Bước 2: Lên nội dung và làm Onsite. Để đảm bảo ý tưởng thông suốt và hấp dẫn thì các tiết mục, các màn trình diễn, trò chơi, … phải được đảm bảo đúng trình tự với nội dung nhất quán.

Bước 3: Phân công nhân sự. Mỗi người sẽ phụ trách một mảng trong kế hoạch, hoạt động với nhau nhịp nhàng để sự kiện diễn ra thành công, tốt đẹp.

Bước 4: Dự trù kinh phí và rủi ro. Mọi thứ cần được chuẩn bị và dự trù mọi tình huống trước khi chương trình diễn ra.

Việc phân công cho các thành viên trong công ty và đảm bảo nhiệm vụ nào trong kế hoạch cũng được giám sát chặt chẽ là không dễ dàng. Và chắc hẳn trong quá trình chuẩn bị cho tiệc cuối năm cũng phát sinh nhiều đầu việc mới hoặc cần bổ sung, chỉnh sửa vào các mục đã lên ý tưởng trước đó.

BẮT ĐẦU TRIỂN KHAI

Bước 1: Khảo sát địa điểm và chuẩn bị đồ. Khảo sát địa điểm từ nhiều nguồn để chọn ra nơi có diện tích, vị trí phù hợp. Các thứ đồ được liệt kê trong bản kế hoạch cần được mua hoặc mượn và phải hoạt động tốt.

Bước 2: Chạy Demo chương trình. Bước này sẽ không cần thiết với một vài ý tưởng ở trên như tiệc trà bánh hay giao lưu văn nghệ – những ý tưởng đã quá quen thuộc. Cần phân công nhân sự và chạy thử các tiết mục với dàn nhạc hay các thành phần tham gia khác của bữa tiệc.

Bước 3: Chạy sự kiện.

DỰ TRÙ KINH PHÍ

Bộ phận HR trước tiên sẽ nhận chỉ đạo của cấp trên về ngân sách công ty có thể chi ra cho sự kiện rồi lên kế hoạch dự trù kinh phí chi tiết cho từng đầu mục. Hãy lược đi những phần không cần thiết để có tập trung kinh phí hoạt động cho phần quan trọng của sự kiện.

Với những bước thực hiện và ý tưởng tổ chức trên, mong rằng những người vạch ra kế hoạch tổ chức tiệc tất niên sẽ thành công với doanh nghiệp của mình. Mọi ý tưởng cần được cân nhắc đến độ khả thi một cách chi tiết nhất (về khả năng tổ chức, ngân sách, địa điểm, con người,…) để tránh những điều không may có thể xảy ra trong một sự kiện trọng đại.