DÀNH CHO AI CHOÁNG NGỢP VỚI CÁC THÔNG TIN PHẢI GHI THẬT NHANH TRONG CÁC BUỔI HỌP...

17/02/2025

625 người xem

0/5 trong 0 lượt đánh giá

DÀNH CHO AI CHOÁNG NGỢP VỚI CÁC THÔNG TIN PHẢI GHI THẬT NHANH TRONG CÁC BUỔI HỌP...

Trong các buổi họp, giữa vô vàn các thông tin được trao đổi, có bao giờ bạn cảm thấy quá nhiều thứ cần phải nhớ, điều gì cũng quan trọng và cần sự thống nhất của các bên. Cho dù là một buổi thảo luận ngắn gọn, một buổi họp cập nhật thông tin hàng tuần hay một cuộc họp quan trọng với khách hàng, bạn đều cần ghi chú lại những thông tin cần thiết để phục vụ cho hoạt động sau này. Chính vì thế mà trong môi trường công việc hiện nay, kỹ năng ghi chép nhanh trở thành một kỹ năng vô cùng quan trọng.

Thử tham khảo những gợi ý Giúp Cải Thiện Khả Năng Viết Nhanh sau đây

null

𝟏.𝐆𝐡𝐢 𝐜𝐡𝐞́𝐩 𝐛𝐚̆̀𝐧𝐠 𝐧𝐡𝐮̛̃𝐧𝐠 𝐭𝐮̛̀ 𝐤𝐡𝐨́𝐚:

Phương pháp ghi chú thông minh là hãy chỉ ghi chép những thông tin quan trọng, được xem là những thứ đã được thống nhất cuối cùng, bằng những từ khóa ngắn gọn. Việc chỉ ghi chép những thông tin chủ đạo sẽ giúp bạn dễ dàng hệ thống sau này và khiến bản ghi chép trở nên súc tích hơn. Những từ khóa được sử dụng sẽ cải thiện đáng kể tốc độ ghi của bạn, thêm vào đó, bạn cũng có thể sử dụng các từ viết tắt hoặc ký hiệu một cách linh hoạt để tăng tốc độ ghi chú.

Nếu bạn viết tất cả nội dung cuộc họp, từng câu từ của những người phát biểu trong cuộc họp. Kết quả là ta có một bản ghi chú dài hàng trang giấy với vô số nội dung gây nhiễu. Với các cuộc họp kéo dài hàng giờ đồng hồ, sẽ có rất nhiều nội dung được trao đổi và vô số ý kiến được đưa ra, tuy nhiên hầu hết các ý kiến đó đều không phải là ý kiến cuối cùng thì bạn sẽ…khủng hoảng phải xử lý, truyền đạt lại thông tin.

𝟐.𝐒𝐮̛̉ 𝐝𝐮̣𝐧𝐠 𝐩𝐡𝐮̛𝐨̛𝐧𝐠 𝐩𝐡𝐚́𝐩 𝐠𝐡𝐢 𝐜𝐡𝐞́𝐩 𝐩𝐡𝐮̀ 𝐡𝐨̛̣𝐩:

Việc áp dụng phương pháp phù hợp sẽ cải thiện đáng kể tính hệ thống của thông tin, giúp bạn dễ dàng đưa ra định hướng hành động tiếp theo đó. Một số phương pháp ghi chú phổ biến là:

𝑃ℎ𝑢̛𝑜̛𝑛𝑔 𝑝ℎ𝑎́𝑝 𝐶𝑜𝑟𝑛𝑒𝑙𝑙: Hãy chia bản ghi chú của bạn thành hai phần. Với phần bên trái, bạn hãy ghi chú những nội dung chính được thảo luận. Còn cột bên phải dành cho các thông tin chi tiết của từng nội dung thảo luận này.

𝑃ℎ𝑢̛𝑜̛𝑛𝑔 𝑝ℎ𝑎́𝑝 𝑚𝑜̣̂𝑡 𝑝ℎ𝑎̂̀𝑛 𝑡𝑢̛ (1/4): Ý tưởng của phương pháp này là chia bản ghi chú thành 4 phần nhỏ: Câu hỏi chính của cuộc họp, Phần ghi chú chung, Công việc cần làm của bản thân và Công việc cần làm của đồng nghiệp.

𝟑.𝐂𝐡𝐮𝐚̂̉𝐧 𝐛𝐢̣ 𝐭𝐫𝐮̛𝐨̛́𝐜 𝐧𝐨̣̂𝐢 𝐝𝐮𝐧𝐠 𝐛𝐮𝐨̂̉𝐢 𝐡𝐨̣𝐩:

Trước khi bắt đầu buổi họp bạn hãy tìm hiểu và đọc trước những gì sẽ được thảo luận tại buổi họp. Từ đó, bạn có thể hình dung ra được những điều mình cần lưu ý và đặt ra được những câu hỏi chính cần phải trả lời. Hãy ghi những câu hỏi này xuống, kết hợp với những phương pháp ở mục trước, bạn sẽ cải thiện đáng kể tốc độ và hiệu quả của việc ghi chú thông tin. Thêm vào đó, bạn cũng không mất quá nhiều thời gian cho các suy nghĩ bất chợt hiện ra khiến bạn mất tập trung trong cuộc họp.

𝟒.𝐒𝐮̛̉ 𝐝𝐮̣𝐧𝐠 𝐜𝐚́𝐜 𝐦𝐚̂̃𝐮 𝐠𝐡𝐢 𝐜𝐡𝐞́𝐩:

Bạn có thể sử dụng các mẫu được tạo sẵn với các mục nhất định. Vì tính chất và nội dung của cuộc họp có sự lặp đi lặp lại, bạn có thể dễ dàng ghi chép hơn nếu có một mẫu ghi chép quen thuộc, việc của bạn sẽ là điền nội dung tương ứng được thảo luận vào các mục trong mẫu này.

𝟓.𝐆𝐡𝐢 𝐚̂𝐦 𝐜𝐮𝐨̣̂𝐜 𝐡𝐨̣𝐩:

Mặc dù đã tuân thủ các phương pháp trên, vẫn có khả năng bạn bỏ lỡ một chi tiết quan trọng trong buổi thảo luận. Chính vì thế, để đảm bảo bạn hãy sử dụng phương pháp ghi âm cuộc họp, việc này tạo ra cho bạn một chiếc “phao dự phòng” hữu hiệu khi cần đến. Đặc biệt, đây còn là bằng chứng cho những gì được thảo luận trong cuộc họp, là căn cứ giải quyết những tranh cãi có thể xảy ra. Việc ghi âm cũng giúp bạn tập trung vào nội dung cuộc họp hơn, có thể suy nghĩ và đưa ra ý kiến cho cuộc thảo luận mà không bỏ lỡ thông tin quan trọng. Tuy nhiên, hãy đảm bảo bạn tiến hành một cách minh bạch và được sự đồng ý của các cá nhân tham gia buổi họp.

(𝐻𝑅𝐶 𝐴𝑐𝑎𝑑𝑒𝑚𝑦 𝑡𝑜̂̉𝑛𝑔 ℎ𝑜̛̣𝑝)

----------------

Kỹ năng văn phòng là một yêu cầu công việc bắt buộc của vị trí HCNS tổng hợp, Hành chính lễ tân.

𝑽𝒂̀ 𝒌𝒚̃ 𝒏𝒂̆𝒏𝒈 𝒗𝒂̆𝒏 𝒑𝒉𝒐̀𝒏𝒈, 𝒄𝒐̂𝒏𝒈 𝒗𝒊𝒆̣̂𝒄 𝒉𝒂̀𝒏𝒉 𝒄𝒉𝒊́𝒏𝒉 𝒍𝒂̀ 𝒈𝒊̀? 𝑪𝒐̂𝒏𝒈 𝒗𝒊𝒆̣̂𝒄 𝒏𝒉𝒂̂𝒏 𝒔𝒖̛̣ 𝒑𝒉𝒂̉𝒊 𝒍𝒂̀𝒎 𝒈𝒊̀? 𝑴𝒐̛̀𝒊 𝒂𝒏𝒉 𝒄𝒉𝒊̣ 𝒆𝒎 𝒋𝒐𝒊𝒏 𝒍𝒐̛́𝒑 đ𝒆̂̉ 𝒌𝒉𝒐̂𝒏𝒈 𝒄𝒉𝒊̉ 𝒕𝒊̀𝒎 𝒉𝒊𝒆̂̉𝒖 𝒎𝒂̀ 𝒄𝒐̀𝒏 𝒕𝒉𝒂̀𝒏𝒉 𝒕𝒉𝒖̣𝒄 𝒗𝒂̀ 𝒕𝒂́𝒄 𝒏𝒈𝒉𝒊𝒆̣̂𝒑 𝒔𝒂𝒐 𝒄𝒉𝒐 𝒕𝒉𝒂̣̂𝒕 “𝒑𝒓𝒐” 𝒏𝒉𝒆́!