Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, doanh nghiệp muốn phát triển bền vững cần sở hữu một hệ thống quản trị hiệu suất hiệu quả. Ba công cụ được sử dụng phổ biến nhất hiện nay gồm BSC (Balanced Scorecard), KPI (Key Performance Indicators) và OKR (Objectives and Key Results). Mặc dù cùng hướng đến mục tiêu đo lường và cải thiện hiệu suất, mỗi công cụ lại có cách vận hành, mục đích sử dụng và phạm vi ứng dụng khác nhau. Việc hiểu rõ bản chất và cách kết hợp hiệu quả giữa BSC, KPI và OKR sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng được một hệ thống quản trị khoa học, minh bạch và phù hợp với chiến lược dài hạn.

KPI – Chỉ số đo lường hiệu suất

KPI là các chỉ số cụ thể được thiết kế nhằm đo lường hiệu suất công việc của cá nhân, bộ phận hoặc tổ chức. Đây là công cụ quen thuộc trong quản trị nhân sự bởi tính dễ hiểu, dễ áp dụng và có thể đo lường bằng số liệu rõ ràng.

KPI tập trung vào việc trả lời câu hỏi liệu nhân sự hoặc bộ phận đang đạt được các mục tiêu chiến lược hay không. Những chỉ số này thường mang tính định lượng, ví dụ như tỷ lệ tăng trưởng doanh thu hàng năm, số lượng khách hàng mới, thời gian xử lý yêu cầu hoặc mức độ hoàn thành công việc theo kế hoạch.

Do tính chất cụ thể và rõ ràng, KPI giúp tổ chức theo dõi tiến độ một cách liên tục. Tuy nhiên, KPI chủ yếu đo lường kết quả đã xảy ra và ít tạo động lực thúc đẩy sự đổi mới hoặc tư duy chiến lược dài hạn. Vì vậy, KPI phù hợp với các mục tiêu ổn định và có thể lặp lại, chẳng hạn như chỉ tiêu doanh số, tỷ lệ chuyển đổi hoặc năng suất lao động.

OKR – Mục tiêu và kết quả then chốt

OKR là phương pháp quản trị mục tiêu linh hoạt hơn KPI, tập trung vào việc thiết lập mục tiêu đầy thách thức và xác định kết quả chính để đo lường mức độ hoàn thành. OKR bao gồm hai thành phần: Objective (mục tiêu) và Key Results (kết quả then chốt). Mục tiêu thường mang tính truyền cảm hứng, định hướng và hướng đến thay đổi. Ngược lại, Key Results mang tính định lượng, thể hiện con số cụ thể nhằm đo lường mức độ tiến bộ trong quá trình đạt mục tiêu.

Khác với KPI, OKR không chỉ đơn thuần đo lường hiệu suất, mà còn thúc đẩy sự sáng tạo và đổi mới. OKR thường được thiết lập trong chu kỳ ngắn như theo quý, để đảm bảo tính linh hoạt và khả năng thích ứng cao. Đây là công cụ lý tưởng cho các tổ chức muốn thay đổi mô hình vận hành, cải thiện quy trình hoặc mở rộng thị trường. OKR truyền cảm hứng để đội ngũ thoát khỏi vùng an toàn, hướng đến những kết quả vượt trội.

BSC – Balanced Scorecard: Hệ thống quản trị hiệu suất toàn diện

BSC là mô hình quản lý chiến lược được sử dụng để đánh giá hiệu suất doanh nghiệp ở bốn khía cạnh: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học hỏi phát triển. Không giống như KPI hay OKR tập trung vào các chỉ số riêng lẻ, BSC cung cấp một bức tranh toàn diện về hiệu suất, giúp doanh nghiệp đảm bảo mọi hoạt động đều phù hợp với chiến lược dài hạn.

Trong mô hình BSC, KPI và OKR có thể được tích hợp để đo lường các mục tiêu chiến lược. Chẳng hạn, một doanh nghiệp có thể sử dụng KPI để đánh giá tỷ lệ tăng trưởng lợi nhuận trong nhóm chỉ tiêu tài chính. Đồng thời, doanh nghiệp có thể sử dụng OKR để thúc đẩy đổi mới trong nhóm chỉ tiêu học hỏi và phát triển, chẳng hạn như triển khai hệ thống đào tạo mới nhằm tăng hiệu suất nhân viên.

BSC là công cụ mạnh mẽ khi doanh nghiệp muốn đảm bảo sự cân bằng giữa ngắn hạn và dài hạn, giữa hiệu suất tài chính và sự phát triển bền vững. Đây là hệ thống thường được áp dụng trong chiến lược quản trị cấp cao.

Mối liên hệ giữa BSC, KPI và OKR

Ba công cụ BSC, KPI và OKR không thay thế nhau mà bổ trợ lẫn nhau. Khi kết hợp, chúng tạo thành một hệ thống quản trị hiệu suất linh hoạt và toàn diện.

OKR giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu lớn, tạo ra động lực đổi mới.
KPI giúp đo lường hiệu suất cụ thể và kiểm soát tiến trình.
BSC giúp đảm bảo rằng các mục tiêu và chỉ số đều phù hợp với chiến lược tổng thể của tổ chức.

Doanh nghiệp có thể sử dụng OKR để định hướng chiến lược trong từng giai đoạn, sử dụng KPI để quản lý công việc thường xuyên và sử dụng BSC để xem xét toàn bộ hoạt động dưới bức tranh tổng thể. Đây là phương thức kết hợp giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo hiệu suất ngắn hạn, vừa duy trì khả năng thích ứng và sáng tạo trong dài hạn.

Phân biệt KPI và OKR trong quản trị hiệu suất

Mặc dù KPI và OKR đều được dùng để đo lường hiệu suất, hai phương pháp này khác nhau về mục tiêu, bản chất, cách thiết lập và phạm vi áp dụng.

KPI chủ yếu được sử dụng để theo dõi hiệu suất ổn định và kết quả đã đạt được. Chúng mang tính định lượng cao và dựa trên số liệu rõ ràng. KPI phù hợp với các mục tiêu mang tính vận hành, có tính lặp lại như doanh thu, tỷ lệ lỗi, năng suất hoặc mức độ hoàn thành chỉ tiêu.

OKR tập trung vào mục tiêu mang tính chiến lược và thúc đẩy sự tiến bộ. OKR không chỉ yêu cầu đo lường kết quả, mà còn định hướng cách thức đạt được mục tiêu thông qua các kết quả then chốt. Khác với KPI, OKR thường được thiết lập theo chu kỳ ngắn hơn và mang tính linh hoạt cao. Chúng khuyến khích nhân viên sáng tạo và chủ động tìm giải pháp mới.

Nói một cách đơn giản, KPI đo lường hiệu suất hiện tại, OKR thúc đẩy sự thay đổi để đạt hiệu suất tốt hơn trong tương lai.

Khi nào nên sử dụng KPI và khi nào nên dùng OKR

Doanh nghiệp thường sử dụng KPI trong các bộ phận vận hành như bán hàng, chăm sóc khách hàng hoặc sản xuất, nơi các chỉ số cần được theo dõi liên tục và gắn chặt với mục tiêu kinh doanh. KPI phù hợp trong các trường hợp doanh nghiệp cần kiểm soát tiến độ hoặc duy trì hiệu suất ổn định.

Ngược lại, OKR phù hợp khi doanh nghiệp muốn thực hiện một sự thay đổi, cải tiến quy trình, triển khai dự án mới hoặc mở rộng thị trường. OKR giúp đội ngũ thoát khỏi giới hạn cũ và hướng đến các mục tiêu mang tính đột phá.

Kết luận

BSC, KPI và OKR là ba công cụ quản trị hiệu suất quan trọng mà doanh nghiệp hiện đại cần áp dụng. Mỗi công cụ có thế mạnh riêng và có thể được kết hợp linh hoạt tùy theo chiến lược và giai đoạn phát triển của tổ chức. Hiểu rõ sự khác biệt và cách sử dụng đúng thời điểm giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống quản trị hiệu suất hiệu quả, minh bạch và thúc đẩy tăng trưởng bền vững.