8 LƯU Ý DÀNH CHO NGƯỜI LẬP BÁO CÁO NHÂN SỰ

Bạn đã được sếp giao cho công tác lập báo cáo nhân sự bao giờ chưa? Bạn có biết để lập báo cáo nhân sự cần những lưu ý nào không? Bạn có thật sự vững trong việc lập báo cáo nhân sự? Hy vọng bài viết dưới đây giúp ích cho bạn.

Việc lập báo cáo là một phần trong quản lý nhân sự, và tại các Doanh nghiệp nhỏ, việc lập báo cáo có thể đóng vai trò thiết yếu trong việc sử dụng các nguồn lực nhân sự hữu ích. Đây là công cụ giao tiếp “quyền lực”, có thể tác động đến các quyết định của lãnh đạo cấp cao nhất

Xác định thông tin được yêu cầu, mục đích báo cáo và báo cáo cho ai

Hãy chắc chắn là bạn đã nắm rõ những thông tin được yêu cầu, mục đích của việc lập báo cáo và những báo cáo này là dành cho ai. Vì việc này sẽ quyết định nội dung, chi tiết, độ sâu và cách bài trí văn bản.

Tập hợp thông tin

Một số tổ chức tự thông tin nhân sự từ hệ thống dữ liệu tự động. Nếu có hệ thống tự động thì rất ổn, không có gì bàn cãi. Nhưng nếu bạn không có hệ thống đó, bạn phải tự lấy thông tin từ các sheet văn bản lưu trữ. Và đừng lo lắng phải vất vả nhập “tay” những thông tin đó, vì hầu hết các thông tin nhân sự là thông tin thống kê tại một thời điểm nhất định như: tuyển dụng mới, thăng chức, thôi việc,…hay thông tin về lương.

Nhận dạng và xây dựng biểu đồ cho số liệu thống kê

Việc này khá quan trọng, vì nếu sai sót nhỏ, có thể sẽ dẫn đến sai luôn bản báo cáo. Tôi đưa một ví dụ thế này: biểu đồ phân tích số ngày nhân viên đi làm. Dựa vào biểu đồ này, ta thấy được tỷ lệ vắng mặt hay nhân viên thôi việc tại một phòng ban chỉ ra những vấn đề quản lý tại phòng ban đó, từ đó có thể điều tra kỹ hơn và có những biện pháp kịp thời để sửa chữa những sai sót. Bạn cũng có thể lưu ý một cá nhân vắng mặt thường xuyên vào những ngày nhất định, điều này có nghĩa là cá nhân đó đang có vấn đề.

“Nháp” báo cáo

Đây là lời khuyên chân thành tôi dành cho bạn. Hãy viết nháp báo cáo theo phong cách của công ty bạn hoặc dùng một bản mẫu template có đầy đủ các chỉ dẫn về: tiêu đề, tóm lược và gợi ý,… Bước này để rà soát lại bạn không còn sai sót nào trong bản báo cáo nữa. Và bạn biết đấy, nháp thì vẫn có thể sửa lại được còn bản chính thì một khi đã sai thì phải làm lại từ đầu, kéo theo nhiều rắc rối sau đó.

Lời giải thích hợp lý

Khi đưa ra bản báo cáo, bạn phải giải thích các mục tiêu đề ra trong các kỳ trước có đạt được không, nếu không đạt được, giải thích tại sao, sự thiếu hụt đó cần được diễn giải như thế nào. Tiếp theo đó là đưa ra mục tiêu dự tính trong kỳ theo như: tuyển người, giữ người, giảm thiểu sự vắng mặt, đạt được mục tiêu đó bằng cách nào. Sau đó, bạn cần tạo ra liên hệ giữa các mục tiêu, hoạt động nhân sự với các mục tiêu của tổ chức như: thuê nhiều nhân công sản xuất hơn để đáp ứng tốt hơn, kết quả sale ngày một tăng.

Xác định các yếu tố bên ngoài tác dộng đến kinh doanh và các hoạt động nhân sự

Bạn cần phải dự đoán được các yếu tố có thể tác động đến trong tương lại. Bạn có thể áp dụng công cụ phân tích PEST giúp bạn xác định được các yếu tố bên ngoài, có khả năng là cơ hội hoặc thách thức đối với Doanh nghiệp của bạn: P(politics) là các yếu tố chính trị và luật pháp có thể tác động tới ngành kinh doanh của bạn, E(economics) là các yếu tố xã hội thay đổi trong giá dầu hoặc GPD tăng trưởng cao, S(social) là các yếu tố xã hội như thay đổi về niềm tin hoặc thái độ từ việc tăng thu nhập hoặc tiếp cận với các xu hướng quốc tế và T(technology) là các yếu tố về kỹ thuật như tăng việc sử dụng Internet hoặc có thêm nhiều thông tin trên mạng về lĩnh vực kinh doanh của bạn.

PEST có thể giải thích tại sao chức năng nhân sự có thể bù đắp các kết quả được dự báo trước, cũng như đưa ra các đề xuất về các hoạt động cần thiết.

Ngôn ngữ

Mục đích chính của bản báo cáo vẫn là báo cáo tình hình nên việc sử dụng ngôn ngữ là khá quan trọng. Bạn cần phải sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu, tránh các thuật sự nhân sự rắc rối trong trường hợp người đọc báo cáo của bạn là đồng nghiệp các phòng ban khác hay các cổ đông.

Cấu tạo bản báo cáo

Ngoài ra, bạn cần chia báo cáo thành các đoạn và đánh dấu các đoạn nhỏ hơn cho rõ ràng, có tiêu đề, ngày tháng đầy đủ và mục đích rõ ràng. Thêm vào đó, cần phải viết báo cáo một cách chính xác, tập trung vào các điểm nhấn, sơ đồ và biểu đồ phù hợp, vì thực tế, người đọc rất ít khi dành thời gian để đọc từng câu chữ mà chỉ muốn các con số thực tế.