SỔ TAY NHÂN VIÊN

Đối với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, khái niệm về sổ tay nhân viên vẫn còn đang rất mơ hồ. Nó chẳng khác nào một thứ văn bản quan liêu mà chỉ có các tập đoàn lớn mới cần phải quan tâm. Thậm chí ở nhiều nơi, người ta còn không biết sổ tay nhân viên là gì?, hoặc chưa từng nghĩ đến dạng tài liệu này.

Nếu còn chưa sở hữu một quyển số tay nhân viên chính thức, thì bạn chắc chắn đang đánh mất rất nhiều lợi thế tuyệt vời mà nó có thể mang lại.

1. Sổ tay nhân viên là gì? Vì sao doanh nghiệp cần sổ tay nhân viên?

Về mặt định nghĩa, sổ tay nhân viên có thể được hiểu là một bộ tài liệu tổng hợp được doanh nghiệp ban hành để truyền tải nhiệm vụ, chính sách và kỳ vọng của mình với người lao động. 

Mục đích cơ bản của sổ tay nhân viên là thiết lập ra những quy định trong nội bộ tổ chức. Nó cho phép: nhân viên biết những lợi ích và quyền lợi họ có thể mong đợi từ bạn, ngược lại, bạn cũng có thể đưa ra những tiêu chuẩn về công việc và hành vi mình kỳ vọng họ. Có thể nói, tài liệu này là chiếc cầu nối minh bạch giúp quan hệ cộng tác giữa doanh nghiệp và người lao động diễn ra hiệu quả hơn!

Tóm tắt một số lợi ích mà Sổ tay nhân viên công ty mang lại:

• Hỗ trợ onboarding nhân viên mới: Nhân viên hoàn toàn có thể chủ động tra cứu những thắc mắc về nội quy, quy định hay phương pháp làm việc thay vì việc phải bối rối đi tìm những nhân sự có liên quan để trực tiếp tham khảo ý kiến. 
• Xây dựng văn hóa minh bạch trong nội bộ tổ chức: Mọi thông tin, chính sách, khi được công bố, ban hành rộng rãi, sẽ góp phần giúp chuẩn hóa thông tin và xây dựng văn hóa minh bạch trong doanh nghiệp. 
• Là thang tham chiếu đánh giá nhân viên: Sổ tay nhân viên giúp xác định rõ quyền hạn và trách nghiệm của nhân viên, qua đó khuyến khích những hoạt động mang lại lợi ích và bài trừ những hành vi sai trái. 
• Tạo ra các chính sách làm việc tốt hơn: Với việc ghi nhận lại toàn bộ chính sách tại một nơi, bạn sẽ có cái nhìn tổng thể hơn về cách thức doanh nghiệp đang vận hành, từ đó đưa ra những phương án củng cố, hoàn thiện những điểm yếu đang tồn tại.
• Tránh những rắc rối liên quan tới mặt pháp lý: Với việc chỉ ra trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên trong sổ tay, doanh nghiệp sẽ có khung tham chiếu chuẩn để khen thưởng, xử phạt người lao động mà không lo bị vướng vào các vụ kiện cáo vô nghĩa. 

2. Hướng dẫn xây dựng sổ tay nhân viên cho doanh nghiệp

Trên thực tế, sổ tay nhân viên là loại hình tài liệu không bị ràng buộc với các định dạng tiêu chuẩn. Nó là tài liệu độc nhất của doanh nghiệp, hoàn toàn có thể được tùy biến nội dung và hình thức trình bày sao cho phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng.

Tuy nhiên, để sổ tay nhân viên có phát huy được thế mạnh của mình hiệu quả, chúng ít nhất phải được tuân thủ theo các nguyên tắc cơ bản sau: 

• Nguyên tắc về nội dung 
• Nguyên tắc về hình thức trình bày 
• Nguyên tắc về ngôn ngữ sử dụng 

2.1. Nguyên tắc nội dung

Nội dung của sổ tay nhân viên trên thực tế không hề có khuôn mẫu cố định. Doanh nghiệp có thể tùy biến chúng phụ thuộc vào mục đích và nhu cầu sử dụng của mình. Tuy nhiên, dù sáng tạo đến đâu, thì một quyển sổ tay nhân viên vẫn phải đảm bảo sở hữu một số nội dung cố định. Chúng bao gồm: 

• Giới thiệu về doanh nghiệp
• Sứ mệnh, tầm nhìn và văn hóa doanh nghiệp 
• Bộ quy tắc ứng xử sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp 
• Nội quy công ty
• Cơ chế khen thưởng, phúc lợi
• Một số quy trình làm việc chung mà nhân viên cần nắm 

Bên cạnh những nội dung bắt buộc trên, phần còn lại của sổ tay nhân viên hoàn toàn là nơi bạn có thể tùy thích sáng tạo: Thông điệp truyền động lực hay những mẫu chuyện thú vị về công ty hoàn toàn có thể được đưa vào để thu hút nhân viên sử dụng. 

Lưu ý: Tất nhiên, nội dung càng sáng tạo bao nhiêu thì càng là một điểm cộng cho sổ tay nhân viên. Tuy nhiên, bạn cũng nên chú ý đến độ dài nội dung. Chẳng ai muốn nuốt trôi một bộ tài liệu cả trăm trang khi mới bước chân vào công ty cả, vậy nên hãy cố gắng diễn đạt chúng tinh giản hết sức có thể. 

2.2. Hình thức trình bày

Ngoài mặt nội dung, một cuốn sổ tay nhân viên còn cần phải được trình bày hấp dẫn nếu muốn lôi kéo được nhân viên sử dụng. Cụ thể, theo xu hướng hiện nay, có 2 hình thức trình bày phổ biến mà doanh nghiệp có thể tiếp cận, đó là: 

• Bản in: Tuy có nhược điểm cố hữu là tốn kém chi phí và phải tái bản nếu có bất cứ sự thay đổi nào, nhưng đây vẫn là hình thức được nhiều đơn vị lựa chọn vì tính sáng tạo và cá nhân hóa tuyệt vời mà chúng mang lại. 
• Sách điện tử hay trang web tương tác: Chi phí thấp, dễ dàng chỉnh sửa và có giao diện ấn tượng, đây là hình thức xây dựng sổ tay mới mẻ đang được những doanh nghiệp nhỏ hưởng ứng. Sổ tay của BaseCamp trên chuyên trang GitHub là một ví dụ tiêu biểu. Không chỉ giúp nhân viên truy cập, sử dụng nhanh chóng, chúng còn hoàn toàn có thể được nhận xét chỉnh sửa trực tiếp trên giao diện. 

2.3. Ngôn ngữ sử dụng

Không cần quá trang trọng như các văn bản luật pháp hay hợp đồng kinh doanh, ngôn ngữ viết trong sổ tay nhân viên hoàn toàn có thể được thay đổi để thích nghi với nhu cầu sử dụng của nhân viên. Dưới đây là một số tips nhỏ nhỏ giúp bạn tối ưu cách thức diễn đạt nội dung trong sổ tay nhân viên: 

• Sử dụng ngôn ngữ tích cực: Ngay cả khi đưa ra những thông tin mang tính chất ngăn cấm (như cấm hút thuốc), bạn vẫn cần sử dụng những từ ngữ mềm mỏng, mang tinh chất hướng dẫn nhiều hơn là ra lệnh. 
• Sử dụng ngôn ngữ mang tính đối thoại: Thay thế ngôi nói chung chung như “nhân viên” – “doanh nghiệp” thành các danh từ xưng hô như “bạn” – “tên tiếng công ty” để tạo thiện cảm cho nhân viên với cảm giác được các nhân hóa trải nghiệm đọc. 
• Thêm các yếu tố hài hước nếu có thể: Dĩ nhiên, mục đích chính của cuốn sổ tay nhân viên không phải là để chọc cười nhân viên, tuy nhiên việc thêm thắt một số câu bình luận hay hình ảnh vui nhộn sẽ tạo ra trải nghiệm đọc và tiếp thu thông tin tốt hơn rất nhiều.
• Sử dụng từ ngữ ngắn gọn và đơn giản: Dù phải cung cấp thật đầy đủ và chính xác thông tin, nhưng hãy cố gắng sử dụng từ ngữ ngắn gọn và dễ hiểu nhất có thể. Nên nhớ đây là dạng tài liệu phổ thông cho toàn bộ nhân sự, | nên không phải ai cũng sẽ “tiêu hóa” được những từ ngữ văn hoa quá mức.