Trong giai đoạn thị trường lao động cạnh tranh dữ dội, tốc độ tăng trưởng doanh nghiệp nhanh, yêu cầu thay đổi nhân sự liên tục, Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager – HRM) không chỉ làm công việc hành chính – chấm công – tuyển dụng như trước đây.

Ngày nay, HRM chính là “bộ não vận hành nguồn lực”, tham gia vào mọi quyết định chiến lược của doanh nghiệp:

• Công ty muốn mở thêm chi nhánh? → HR phải có kế hoạch nhân lực.
  
  
• Công ty muốn đổi chiến lược kinh doanh? → HR phải xây dựng năng lực phù hợp.
  
  
• Công ty đang có tỷ lệ nghỉ việc cao? → HR phải phân tích nguyên nhân và xây dựng giải pháp.
  
  
• Công ty muốn tăng hiệu suất? → HR phải triển khai KPI – OKR – BSC.
  

Một Trưởng phòng Nhân sự giỏi là người kết nối chiến lược – con người – hiệu suất – văn hóa thành một hệ thống hoàn chỉnh.

Dưới đây là phân tích chi tiết về 10 nhiệm vụ cốt lõi mà mọi Trưởng phòng Nhân sự xuất sắc cần nắm vững.

1. Hoạch định chiến lược nhân sự gắn liền chiến lược kinh doanh

Chiến lược nhân sự là bản định hướng dài hạn cho nguồn lực của doanh nghiệp. Một HRM giỏi phải trả lời được câu hỏi: “5 năm tới, doanh nghiệp cần loại nhân lực nào để đạt mục tiêu kinh doanh?”

HRM cần làm gì?

• Phân tích chiến lược kinh doanh (tăng trưởng – mở rộng – chuyển đổi số – tinh gọn).
  
  
• Dự báo nhu cầu nhân lực theo từng giai đoạn.
  
  
• Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển và kế thừa.
  
  
• Xác định ngân sách nhân sự cần thiết.
  
  

Tại sao điều này quan trọng?

Nếu không có chiến lược nhân sự, doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng:

• Khi thiếu người mới đi tuyển.
  
  
• Khi nhân viên nghỉ mới lo giữ chân.
  
  
• Khi gặp khủng hoảng mới đào tạo.
  
  

Đây là biểu hiện điển hình của nhân sự phản ứng, không phải nhân sự chiến lược.

2. Thiết kế cơ cấu tổ chức và mô tả công việc rõ ràng

Một cơ cấu tổ chức tốt giúp:

• Vận hành đủ nhanh
  
  
• Quy trình đủ linh hoạt
  
  
• Nhân sự hiểu đúng trách nhiệm
  
  

HRM cần xây dựng:

• Sơ đồ tổ chức phù hợp từng giai đoạn tăng trưởng
  
  
• Chức năng – nhiệm vụ từng phòng ban
  
  
• Mô tả công việc (JD) chuẩn hóa
  
  
• Quy trình phối hợp nội bộ
  
  
• Đánh giá tính hiệu quả của mô hình
  
  

Vấn đề doanh nghiệp thường gặp:

• Phòng ban chồng chéo nhiệm vụ
  
  
• Không rõ ai chịu trách nhiệm cuối cùng
  
  
• Nhân viên làm sai việc, làm trùng việc
  
  
• Ra quyết định chậm, thiếu nhất quán
  
  

Vì thế, thiết kế tổ chức là nền móng để doanh nghiệp hoạt động chuyên nghiệp và ổn định.

3. Điều hành phòng Nhân sự – phân công, giám sát và tối ưu quy trình

Một HR Manager giỏi phải biết:

• Phân công đúng người đúng việc
  
  
• Tạo quy trình rõ ràng giữa C&B – tuyển dụng – đào tạo – quan hệ lao động
  
  
• Kiểm soát rủi ro nhân sự
  
  
• Đảm bảo phòng HR hoạt động theo KPI
  
  

Công việc hàng ngày HRM cần quản lý:

• Tiến độ tuyển dụng
  
  
• Tính lương – phúc lợi
  
  
• Đào tạo nội bộ
  
  
• Kỷ luật – kỷ cương
  
  
• Hành chính – văn phòng
  
  
• Quan hệ nội bộ và truyền thông nhân sự
  
  

Đây vừa là vai trò quản lý vận hành, vừa là vai trò lãnh đạo đội ngũ.

4. Thu hút và giữ chân nhân tài – nền tảng chiến lược phát triển bền vững

Tuyển dụng không phải là “đi tìm người”, mà là “đi tìm người đúng”.

Một HRM giỏi phải:

• Làm việc trực tiếp với CEO để xây dựng cấu trúc năng lực
  
  
• Tối ưu phễu tuyển dụng
  
  
• Xây dựng thương hiệu tuyển dụng (Employer Branding)
  
  
• Tạo cơ chế giữ chân thông qua lộ trình nghề nghiệp và đãi ngộ
  
  

Các thành phần quan trọng:

• EVP (Employee Value Proposition) – lời hứa với nhân viên
  
  
• Employee Journey – trải nghiệm nhân viên
  
  
• Onboarding – hòa nhập nhanh
  
  
• Retention Strategies – chiến lược giữ chân
  
  

Giữ chân nhân sự luôn rẻ hơn tuyển mới từ 2 – 4 lần.

5. Phát triển năng lực đội ngũ – xây dựng doanh nghiệp mạnh từ bên trong

Đào tạo không phải tổ chức vài buổi training cho có.
Đào tạo phải có hệ thống:

• Khung năng lực cho từng vị trí
  
  
• Đánh giá gap năng lực
  
  
• Xây dựng kế hoạch phát triển cá nhân (IDP)
  
  
• Đào tạo kỹ năng – chuyên môn – lãnh đạo
  
  
• Coaching và Mentoring nội bộ
  
  

Giá trị lớn nhất?

Doanh nghiệp không phụ thuộc vào một vài cá nhân.
Đội ngũ ngày càng mạnh → Hiệu suất tăng → Mục tiêu đạt nhanh hơn.

6. Đánh giá nhân sự bằng Khung năng lực – KPI – đánh giá 360 độ

Đánh giá nhân sự là hoạt động dễ gây xung đột nếu làm sai.
Một HRM giỏi phải tạo ra hệ thống đánh giá:

• Công bằng
  
  
• Dựa trên dữ liệu
  
  
• Gắn liền kết quả kinh doanh
  
  

3 hệ thống HRM cần triển khai:

1. Khung năng lực (Competency Framework)
   
   
2. KPI theo mục tiêu công ty
   
   
3. Đánh giá 360 độ (nếu áp dụng)
   
   

Lợi ích:

• Xác định rõ ai làm tốt – ai cần cải thiện
  
  
• Làm nền tảng tăng lương – thưởng – thăng chức
  
  
• Nâng cao minh bạch trong tổ chức

7. Quản trị mục tiêu bằng BSC – KPI – OKR

Đây là nhiệm vụ cấp chiến lược, vì nó liên quan trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh.

Vai trò của HRM:

• Phối hợp CEO triển khai chiến lược thành mục tiêu phòng ban
  
  
• Chuyển mục tiêu phòng ban → mục tiêu vị trí
  
  
• Đảm bảo mỗi nhân viên hiểu rõ KPI
  
  
• Theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả
  
  

Sự khác biệt giữa BSC – KPI – OKR:

• KPI: đo lường hiệu quả công việc
  
  
• BSC: phân tầng mục tiêu theo 4 góc độ: tài chính – khách hàng – quy trình – học hỏi
  
  
• OKR: giúp tập trung vào mục tiêu đột phá
  
  

Doanh nghiệp mạnh khi từ CEO đến nhân viên đều cùng nhìn về một hướng.

8. Xây dựng chế độ đãi ngộ khoa học, cạnh tranh

Đãi ngộ mạnh → Giữ chân nhân tài mạnh.
Nhưng HRM cần đảm bảo:

• Công bằng nội bộ
  
  
• Cạnh tranh thị trường
  
  
• Tối ưu ngân sách
  
  

HRM cần xây dựng:

• Hệ thống lương 3P: Position – Person – Performance
  
  
• Chính sách thưởng KPIs
  
  
• Chính sách phúc lợi: bảo hiểm, nghỉ phép, hỗ trợ đời sống
  
  
• Budget C&B rõ ràng
  
  

HRM giỏi không chỉ chi đúng – chi đủ, mà còn chi thông minh để tăng động lực làm việc.

9. Xây dựng và lan tỏa văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa là “linh hồn” của một tổ chức.
Trưởng phòng Nhân sự là người:

• Xây dựng giá trị cốt lõi
  
  
• Thiết kế hoạt động nội bộ
  
  
• Tạo môi trường gắn kết
  
  
• Duy trì đạo đức nghề nghiệp
  
  
• Đảm bảo tính kỷ luật và sự nhất quán
  
  

Một văn hóa mạnh giúp doanh nghiệp:

• Giữ chân nhân sự
  
  
• Tăng hiệu suất
  
  
• Tăng sự trung thành
  
  
• Tạo bản sắc riêng

10. Báo cáo HR và đo lường hiệu quả Nhân sự

HRM phải dùng dữ liệu để đưa ra quyết định.
Các báo cáo quan trọng gồm:

• Báo cáo nghỉ việc
  
  
• Báo cáo tuyển dụng
  
  
• Báo cáo chi phí nhân sự
  
  
• Báo cáo hiệu suất phòng ban
  
  
• Báo cáo năng lực nhân viên
  
  
• HR Dashboard tổng thể
  
  

Nhờ đó, lãnh đạo có thể:

• Tối ưu chi phí
  
  
• Tăng hiệu quả phòng ban
  
  
• Dự báo rủi ro nhân sự
  
  
• Ra quyết định chiến lược

Kết luận

Một Trưởng phòng Nhân sự giỏi không chỉ biết nghiệp vụ, mà còn phải biết chiến lược, lãnh đạo, tài chính, văn hóa và tư duy kinh doanh.
10 nhiệm vụ trên chính là nền tảng để HR trở thành người kiến tạo hệ thống, giúp doanh nghiệp phát triển ổn định, bền vững và có lợi thế cạnh tranh dài hạn.