QUY TRÌNH LƯU TRỮ VĂN BẢN, HỒ SỜ CHUẨN THEO ISO:9011

Quy trình quản lý sắp xếp tài liệu hồ sơ rất quan trọng và cần thiết cho mọi tổ chức. Số lượng giấy tờ, hồ sơ càng lớn, càng đòi hỏi cần xây dựng các phương án để quản lý khoa học, hiệu quả. Nhằm giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sắp xếp, lưu trữ những tài sản tài liệu của doanh nghiệp, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn quy trình quản lý tài liệu khoa học và hiệu quả.

Bước vào kỷ nguyên số hóa, thực hiện chuyển đổi số là điều tất yếu các doanh nghiệp cần thực hiện. Tuy nhiên, hiện nay nhiều doanh nghiệp vẫn còn loay hoay với vấn đề chuyển đổi số về tài liệu lưu trữ này, dẫn đến “gặp khó” trong quá trình hoạt động kinh doanh.

Thực trạng điển hình có thể thấy khi doanh nghiệp chưa thực hiện số hóa hồ sơ tài liệu:

• Tìm kiếm khó khăn do tài liệu bị phân tán: Tài liệu đến từ nhiều nguồn khác nhau nhưng không được đồng bộ hóa gây ảnh hưởng đến khả năng tìm kiếm mất nhiều thời gian. Việc tài liệu bị phân tán sẽ gia tăng tình trạng thất thoát, mất mát hay sự phát tán không mong muốn.

• Tài liệu thiếu tính bảo mật: Tài liệu lưu trữ theo phương pháp truyền thống thường không có các chính sách, cách thức bảo mật hiệu quả. Khi quản lý lỏng lẻo sẽ dễ dẫn đến sự phát tán, đánh cắp thậm chí là đe dọa đến doanh nghiệp

• Không linh hoạt, thiếu tính sẵn sàng: Với những trường hợp cần tìm tài liệu để phản hồi nhanh cho khách hàng, đối tác thì hệ thống lưu trữ truyền thống không thể đáp ứng. Điều này có thể dẫn đến việc mất đi các khách hàng tiềm năng hay hợp đồng đối tác chiến lược kinh doanh quan trọng.

Vai trò của việc xây dựng quy trình quản lý sắp xếp tài liệu hồ sơ

Công tác văn thư nói chung và quản lý, sắp xếp tài liệu hồ sơ nói riêng đóng vai trò quan trọng với hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Trong mọi hoạt động từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, xử lý công việc đều gắn với văn bản, có nghĩa là gắn với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng, sắp xếp và lưu trữ tài liệu.

Vì vậy, vai trò của việc xây dựng quy trình quản lý tài liệu dự án là rất quan trọng:

• Góp phần đảm bảo nguồn thông tin, cung cấp những tư liệu, dữ liệu đáng tin cậy phục vụ cho các hoạt động kinh doanh và quản lý của các cơ quan, tổ chức.
• Góp phần nâng cao hiệu suất làm việc, quản lý tài liệu tốt sẽ hỗ trợ thực hiện công việc, kiểm tra công việc một cách có hệ thống để đánh giá kết quả và điều chỉnh phương hướng thực hiện.
• Phục vụ cho nghiên cứu tình hình để lập các kế hoạch đầy đủ và chính xác, xây dựng một cách khoa học các kế hoạch về tiền lương, kinh doanh, phát triển lâu dài,...
• Giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho tổ chức, doanh nghiệp, không mất nhiều thời gian để tìm kiếm hoặc xử lý tài liệu.
• Quản lý tài liệu tốt sẽ thúc đẩy tiến trình xử lý công việc nhanh chóng và hiệu quả.

Quy trình lưu trữ hồ sơ và quản lý tài liệu lưu trữ chuẩn ISO 9001

7 Bước trong quy trình quản lý hồ sơ tài liệu theo ISO:

• Bước 1: Thu thập hồ sơ, tài liệu

• Bước 2: Sắp xếp hồ sơ, tài liệu lưu trữ quản lý

• Bước 3: Xác định thời hạn của hồ sơ tài liệu

• Bước 4: Lưu trữ hồ sơ tài liệu vào kho lưu trữ

• Bước 5: Sử dụng hồ sơ tài liệu

• Bước 6: Quản lý, theo dõi và cập nhật hồ sơ tài liệu

• Bước 7: Hủy bỏ hồ sơ

Bước 1: Tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu để quản lý

Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, sẽ tạo ra nhiều loại hồ sơ tài liệu khác nhau như hồ sơ công việc, thông tin nhân viên, quy trình, hướng dẫn, quy định. Số hồ sơ này sẽ được thu thập theo định kỳ (ngày, tháng, năm, quý, …).

Ngoài ra, hồ sơ tài liệu cũng được thu thập theo nội dung công việc, yêu cầu của cấp quản lý, …

Bước 2: Phân loại, sắp xếp và lập danh mục để quản lý tài liệu lưu trữ

Bước tiếp trong quy trình quản lý hồ sơ là phân loại và sắp xếp. Tùy theo nhu cầu quản lý và quy định của doanh nghiệp bạn mà tiến hành phân loại hồ sơ phù hợp. 

Ví dụ, trong một công ty, có thể có các danh mục như “hồ sơ nhân viên”, “Hồ sơ khách hàng”, “Hồ sơ dự án” và “Hồ sơ tài chính”.

Gợi ý cách phân loại hồ sơ theo các nhóm sau:

• Phân loại theo từng dự án thực hiện (phân chia theo thời gian, địa lý, khách hàng hoặc giá trị hợp đồng….)
• Phân loại theo loại hồ sơ (quy định công ty, thông báo, các quyết định….)
• Phân loại theo thời gian (hồ sơ theo năm, theo tháng, quý….)
• Phân loại theo từng phòng ban, lĩnh vực (phòng kế toán, nhân sự, kinh doanh….)

Sau khi đã lựa chọn nơi lưu trữ và hoàn thiện khâu phân loại, thì bước tiếp theo trong quy trình lưu trữ hồ sơ tài liệu là sắp xếp chúng một cách khoa học và gọn gàng. Có thể sắp xếp từ trên xuống, từ trong ra ngoài… để thuận tiện cho việc tìm kiếm và sử dụng.

Một vài gợi ý cho việc sắp xếp hồ sơ như sau:

• Sắp xếp theo thứ tự thời gian, loại tài liệu có ngày trước để ở dưới và ngày gần nhất để ở trên trong cùng một bìa hồ sơ.
• Sắp xếp theo bảng chữ cái, tính chất quan trọng, cần xử lý của hồ sơ ( đang soạn thảo, chờ phản hồi, đã hoàn thiện….)
• Mỗi bìa hồ sơ sẽ được dán nhãn ký hiệu nội dung tên hồ sơ để nhận diện kèm ngày tháng năm.
• Vào định kỳ cuối tháng hoặc quý, nhân viên cần tiến hành hệ thống lại toàn bộ
• Với loại hồ sơ thu thập theo dài hạn như quý, năm cần lưu trực tiếp vào hộp chứa dạng lá ngăn phân cách cho các quý, năm theo thứ tự.

Nhiều người sẽ có thắc mắc tại sao phải lập danh mục hồ sơ trong quy trình quản lý tài liệu lưu trữ. Bởi vì, dựa vào việc lập danh mục, nhân viên văn thư hoặc người quản lý tài liệu lưu trữ có thể sắp xếp, tra cứu một cách nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng.

Lập danh mục quản lý hồ sơ lưu trữ cần:

• Nắm vững các quy định và nguyên tắc lập danh mục theo tiêu chuẩn như ISO 9001 : 2015 (quản lý thông tin và tài liệu) để đảm bảo tính nhất quán và chính xác.
• Xác định các thuộc tính và thông tin cần ghi lại cho mỗi tài liệu hồ sơ trong danh mục. Các thuộc tính này bao gồm các mục thông tin cơ bản như tên, ngày sinh, địa chỉ, thông tin liên lạc và các mục thông tin khác có liên quan đến loại hồ sơ cụ thể. Ví dụ, trong danh mục “Hồ sơ dự án”, có thể có các mục thông tin như “Tên dự án”, “Ngày bắt đầu”, “Ngày kết thúc”, “Người phụ trách” và “Mô tả dự án”. Việc ghi lại các thông tin này giúp theo dõi và quản lý một cách hiệu quả.
• Sau khi xác định các tiêu chí thông tin, tiến hành tạo các mẫu hồ sơ hoặc biểu mẫu cho từng danh mục. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin cần thiết được thu thập đầy đủ và chính xác nguồn gốc. Các mẫu này có thể là các biểu mẫu giấy truyền thống hoặc các biểu mẫu điện tử.

Bước 3: Xác định thời hạn bảo quản, quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ

Việc xác định thời hạn lưu trữ của hồ sơ tài liệu giúp việc lưu trữ hay sử dụng sau này trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.

Tùy vào loại hồ sơ tài liệu khác nhau sẽ có quy định về thời gian lưu trữ riêng. Một số thời hạn hồ sơ thường gặp như 3 năm, 5 năm, 10 năm, … hoặc vĩnh viễn.

Bước 4: Quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu vào kho lưu trữ

Như đã nói ở trên, bạn có thể lưu trữ, bảo quản hồ sơ vào tủ ở vị trí nhất định. Sau đó quản lý bằng một tập lưu trữ theo một trong các cách sau:

• Dùng bút đánh số, ký hiệu hoặc dán các nhãn bao gồm mã số, tiêu đề, ngày tạo, ngày cập nhật, người tạo, người chịu trách nhiệm, mô tả và nơi lưu trữ ở bìa tập tài liệu, hồ sơ đã được lưu trữ
• Lưu trữ trên excel hoặc drive để lưu trữ các dữ liệu số. Dùng chức năng dẫn link để liên kết với tập tin kèm
• Nên lưu trữ các file mềm vào các folder trên máy tính hay user để dễ dàng tìm kiếm, tránh hư hỏng và tiết kiệm diện tích lưu trữ.

Bước 5: Sử dụng hồ sơ tài liệu

Hồ sơ sau khi được lưu trữ sẽ phục vụ cho việc sử dụng. Các bộ phận, phòng ban trong công ty, tổ chức có quyền dùng để phục vụ cho công việc. Tuy nhiên, khi sử dụng sẽ cần tuân theo quy trình, quy định của bộ phận quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu.

Một số quy định cho các hình thức sử dụng như:

• Mượn tham khảo và trả ngay: Ngồi tại chỗ để đọc
• Mượn lâu dài: cần có thủ tục ký mượn
• Mượn dùng để theo dõi công việc: cần cấp quyền photo tài liệu
• Mượn ra khỏi phạm vi công ty, tổ chức: cần được sự đồng ý của cấp trên hoặc bộ phận có thẩm quyền.
• Mượn hồ sơ tài liệu mật, quan trọng: Cần xin ý kiến của ban giám đốc.

Bước 6: Theo dõi, cập nhật và quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ

Có thể lưu trữ, bảo quản hồ sơ vào tủ ở vị trí nhất định. Sau đó quản lý bằng một tập lưu trữ theo một trong các cách sau:

• Dùng bút đánh số, ký hiệu hoặc dán các nhãn bao gồm mã số, tiêu đề, ngày tạo, ngày cập nhật, người tạo, người chịu trách nhiệm, mô tả và nơi lưu trữ ở bìa tập tài liệu, hồ sơ đã được lưu trữ
• Lưu trữ trên excel hoặc drive để lưu trữ các dữ liệu số. Dùng chức năng dẫn link để liên kết với tập tin kèm
• Nên lưu trữ các file mềm vào các folder trên máy tính hay user để dễ dàng tìm kiếm, tránh hư hỏng và tiết kiệm diện tích lưu trữ.

Bước 7: Hủy bỏ hồ sơ, tài liệu

Khi hồ sơ đã hết thời hạn bảo quản, lưu trữ cần hủy bỏ theo quy định. Thực hiện hủy bỏ theo các cách sau:

• Tài liệu hồ sơ bình thường: gạch bỏ, cắt, xé nhỏ hoặc sử dụng máy hủy chuyên dụng.
• Với hồ sơ tài liệu quan trọng: Cần trình duyệt cấp trên và tiến hành hủy bằng cách xé nhỏ, dùng máy chuyên dụng, đốt, …

Ở các doanh nghiệp nhỏ, quản lý lưu trữ tài liệu còn gặp khá nhiều khó khăn. Việc lẫn lộn hay thiếu mất hồ sơ là điều khó tránh khỏi. Chính vì vậy, việc lập quy trình quản lý hồ sơ tài liệu như trên sẽ giúp khai thác và sử dụng hồ sơ một cách đơn giản và dễ dàng hơn.