Job Analysis - Phân Tích Công Việc

Phân tích công việc là một quá trình hỗ trợ nhiều hoạt động của Nhân Sự, từ tuyển dụng và lựa chọn đến đào tạo và sử dụng Nhân Sự. Kiểm tra có hệ thống với nhiệm vụ, trách nhiệm và trình độ cần thiết liên quan đến một công việc. Các tổ chức có thể đảm bảo rằng lực lượng lao động của họ phù hợp với các mục tiêu chiến lược của mình.

Bài viết sẽ hướng dẫn bạn các khái niệm, phương pháp, cách thức của phân tích công việc, cung cấp những hiểu biết thực tế về cách quy trình này có thể nâng cao hiệu quả hoạt động nhân sự của bạn.

1. Phân tích công việc là gì?

Phân tích công việc là những công việc, thủ tục xác định quyền hạn, trách nhiệm, kỹ năng theo yêu cầu của công việc và làm cơ sở xác định cho việc quản trị nhân sự nhằm thực hiện công việc một cách tốt nhất.

Phân tích công việc cung cấp các thông tin về yêu cầu, đặc điểm của công việc, làm cơ sở cho việc xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.

Bảng mô tả công việc là văn bản liệt kê các quyền hạn trách nhiệm khi thực hiện công việc, các mối quan hệ trong báo cáo thực hiện công việc, các điều kiện làm việc, trách nhiệm thanh tra, giám sát các tiêu chuẩn cần đạt được trong quá trình thực hiện công việc.

Bảng tiêu chuẩn công việc là văn bản tóm tắt những yêu cầu về phẩm chất cá nhân, những nét tiêu biểu và đặc điểm về trình độ học vấn, năng lực, nguyện vọng, sở thích… của người thực hiện công việc.

Bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc được sử dụng làm thông tin cơ sở cho việc tuyển lựa, chọn lọc và đào tạo nhân viên, đánh giá việc thực hiện công việc và trả công lao động.      2. Tại sao phân tích công việc lại quan trọng?

Phân tích công việc giống như việc xây dựng bản thiết kế cho một ngôi nhà.

• Bản thiết kế: Bản thiết kế chi tiết từng phòng, từng góc, từng chức năng của ngôi nhà.
• Phân tích công việc: Mô tả chi tiết từng nhiệm vụ, trách nhiệm, yêu cầu của một công việc.

Tại sao bản thiết kế lại quan trọng?

• Xây đúng nhà: Nếu không có bản thiết kế, ngôi nhà sẽ không được xây đúng theo ý muốn, có thể thừa hoặc thiếu phòng, không hợp lý về công năng.
• Phân tích công việc: Nếu không hiểu rõ công việc, chúng ta sẽ không tuyển được người phù hợp, không đào tạo đúng hướng, không đánh giá hiệu quả công việc chính xác.

Ví dụ:

Nếu một công ty muốn tuyển một nhân viên marketing, việc phân tích công việc sẽ giúp họ xác định rõ:

• Nhiệm vụ: Lên kế hoạch marketing, triển khai các chiến dịch quảng cáo, phân tích hiệu quả...
• Trách nhiệm: Đảm bảo đạt được mục tiêu doanh số, xây dựng hình ảnh thương hiệu...
• Yêu cầu: Có kinh nghiệm về marketing, thành thạo các công cụ marketing online, khả năng giao tiếp tốt...

Như vậy, khi phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ biết hỏi những câu hỏi liên quan đến các yêu cầu này để đánh giá ứng viên một cách chính xác.

1. Trình tự thực hiện phân tích công việc

Bước 1: Xác định mục đích sử dụng các thông tin phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích hợp lý nhất.

Bước 2: Thu nhập các thông tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của công ty, phòng ban, phân xưởng, sơ đồ quy trình công nghệ và bảng mô tả công việc cũ (nếu có).

Bước 3: Chọn lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc, nhất là khi cần phân tích các công việc tương tự như nhau.

Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tùy theo yêu cầu mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập. Tùy theo dạng hoạt động và khả năng tài chính, có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp thu nhập thông tin sau đây: quan sát, bấm giờ, chụp ảnh, phỏng vấn, bảng câu hỏi.

Bước 5: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin. Những thông tin thu thập để phân tích công việc trong bước 4 cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác, đầy đủ bằng chính các nhân viên, công nhân thực hiện công việc và các giám thị, giám sát tình hình thực hiện công việc đó.

Bước 6: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.