HƯỚNG DẪN THIẾT KẾ BỐ TRÍ SẮP XẾP THỜI GIAN LÀM VIỆC HIỆU QUẢ CHO ĐỘI NHÓM

02/08/2024

396 người xem

0/5 trong 0 lượt đánh giá

HƯỚNG DẪN THIẾT KẾ BỐ TRÍ SẮP XẾP THỜI GIAN LÀM VIỆC HIỆU QUẢ CHO ĐỘI NHÓM

VỚI 20 MÔ HÌNH THỜI GIAN LÀM VIỆC LINH HOẠT

Là một HRM, việc thiết kế bố trí thời gian làm việc cho đội nhóm sao cho hiệu quả, khoa học và phù hợp với cả mục tiêu của công ty lẫn nhu cầu của nhân viên là vô cùng quan trọng.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết, kết hợp ví dụ cụ thể, giúp bạn thiết kế bố trí thời gian làm việc hiệu quả:

Bước 1: Xác định rõ ràng mục tiêu và yêu cầu công việc:

Ví dụ: Công ty A muốn nâng cao năng suất làm việc của bộ phận Chăm sóc Khách hàng và cải thiện sự hài lòng của khách hàng.

Mục tiêu:

Giảm thời gian chờ đợi của khách hàng.
Tăng tỷ lệ giải quyết vấn đề ngay từ lần liên lạc đầu tiên.
Nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Yêu cầu công việc:
Tính chất công việc: Cần sự kiên nhẫn, khả năng giao tiếp tốt, xử lý tình huống linh hoạt.
Khối lượng công việc: Mỗi nhân viên cần xử lý ít nhất 50 cuộc gọi/ngày.
Thời gian hoàn thành: Phải phản hồi yêu cầu của khách hàng trong vòng 24 giờ.
Mức độ linh hoạt: Có thể linh hoạt về thời gian làm việc, nhưng phải đảm bảo luôn có người trực hotline trong giờ hành chính.

Bước 2: Khảo sát nhu cầu và mong muốn của nhân viên:

Ví dụ: Phòng HRM công ty A tiến hành khảo sát mong muốn của nhân viên bộ phận Chăm sóc Khách hàng về thời gian làm việc.

Kết quả:

70% nhân viên mong muốn được làm việc theo ca linh hoạt để thuận tiện cho việc chăm sóc gia đình.
30% nhân viên muốn làm việc tại nhà một số ngày trong tuần.

Bước 3: Lựa chọn mô hình thời gian làm việc phù hợp:

Ví dụ: Dựa trên mục tiêu, yêu cầu công việc và kết quả khảo sát, công ty A quyết định áp dụng kết hợp các mô hình sau cho bộ phận Chăm sóc Khách hàng:

Mô hình ca luân phiên (Rotating shift): Chia nhân viên thành 3 ca, luân phiên nhau làm việc trong giờ hành chính và ngoài giờ hành chính, đảm bảo hotline luôn có người trực.
Mô hình làm việc từ xa (Remote work): Cho phép nhân viên làm việc tại nhà 2 ngày/tuần, nhưng phải đảm bảo hoàn thành đủ khối lượng công việc được giao.

Bước 4: Xây dựng và triển khai kế hoạch cụ thể:

Ví dụ:

Xây dựng lịch trình làm việc chi tiết cho từng ca, đảm bảo đủ nhân sự cho từng khung giờ.
Cung cấp phần mềm quản lý cuộc gọi, đánh giá hiệu quả làm việc, và theo dõi tiến độ công việc cho nhân viên.
Tổ chức buổi đào tạo cho nhân viên về cách thức hoạt động của mô hình thời gian làm việc mới.

Bước 5: Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh:

Ví dụ:

Theo dõi số lượng cuộc gọi, thời gian chờ đợi của khách hàng, tỷ lệ giải quyết vấn đề ngay từ lần liên lạc đầu tiên.
Khảo sát sự hài lòng của khách hàng và nhân viên sau 3 tháng áp dụng mô hình mới.
Điều chỉnh số lượng nhân viên/ca, khung giờ làm việc, hoặc chính sách làm việc từ xa dựa trên kết quả theo dõi và đánh giá.

Bằng cách áp dụng các bước trên và kết hợp linh hoạt các mô hình thời gian làm việc, HRM có thể thiết kế bố trí thời gian làm việc hiệu quả cho đội nhóm, góp phần nâng cao năng suất lao động, tạo động lực làm việc cho nhân viên và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

1. Lịch làm việc tiêu chuẩn (Standard):

Định nghĩa: Làm việc trong khung giờ hành chính thông thường của công ty.
Ví dụ: Công ty A quy định giờ làm việc từ 8h sáng đến 5h chiều, từ thứ Hai đến thứ Sáu, nghỉ trưa 1 tiếng. Bạn sẽ làm việc theo khung giờ này.

2. Toàn thời gian cố định (Fixed full-time):

Định nghĩa: Tương tự lịch làm việc tiêu chuẩn nhưng áp dụng cho công ty có thời gian hoạt động trên 9 tiếng/ngày.
Ví dụ: Nhà hàng B hoạt động từ 5h sáng đến 1h sáng hôm sau. Bạn được sắp xếp làm việc theo ca cố định từ 4h chiều đến 1h sáng hôm sau.

3. Bán thời gian cố định (Fixed part-time):

Định nghĩa: Tương tự lịch làm việc toàn thời gian cố định, nhưng số giờ làm việc ít hơn, thường dưới 8 tiếng/ngày và 40 tiếng/tuần.
Ví dụ: Bạn làm nhân viên bán hàng bán thời gian tại cửa hàng C, với lịch làm việc cố định từ 8h sáng đến 1h chiều, từ thứ Hai đến thứ Sáu.

4. Chia sẻ công việc (Job share):

Định nghĩa: Hai người cùng đảm nhận công việc của một vị trí toàn thời gian.
Ví dụ: Vị trí lễ tân tại khách sạn D yêu cầu làm việc từ 2h chiều đến 10h tối. Hai bạn A và B có thể chia sẻ công việc này, A làm từ 2h chiều đến 6h tối, B làm từ 6h tối đến 10h tối.

5. Lịch làm việc không cố định (Unpredictable):

Định nghĩa: Lịch làm việc thay đổi linh hoạt theo ngày hoặc theo tuần.
Ví dụ: Bạn làm phục vụ bàn cho nhà hàng E. Tuần này bạn làm việc từ 10h sáng đến 6h tối, tuần sau có thể đổi sang làm từ 7h sáng đến 3h chiều, hoặc từ 5h chiều đến 1h sáng tùy theo nhu cầu của nhà hàng.

6. Thời gian làm việc linh hoạt (Flextime):

Định nghĩa: Bạn được lựa chọn giờ đến và giờ tan sở trong khoảng thời gian cho phép của công ty.
Ví dụ: Công ty F quy định nhân viên phải có mặt từ 9h sáng đến 12h trưa, 5 tiếng còn lại bạn có thể linh hoạt sắp xếp trong khoảng từ 6h sáng đến 6h chiều.

7. Tuần làm việc nén (Compressed workweek):

Định nghĩa: Bạn vẫn làm đủ số giờ theo quy định nhưng được giảm số ngày làm việc trong tuần.
Ví dụ: Công ty G cho phép nhân viên lựa chọn làm việc 4 ngày/tuần, mỗi ngày 10 tiếng, thay vì làm 5 ngày/tuần, mỗi ngày 8 tiếng.

8. Ngày làm việc nén (Compressed workday):

Định nghĩa: Tất cả nhân viên cùng làm việc trong khung giờ ngắn hơn so với ngày làm việc thông thường.
Ví dụ: Để tạo điều kiện cho nhân viên tan sở sớm hơn, công ty H quy định mọi người cùng làm việc từ 7h sáng đến 1h chiều.

9. Làm việc theo ca (Shift work):

Định nghĩa: Áp dụng cho các công ty, tổ chức hoạt động liên tục 24/7.
Ví dụ: Bệnh viện K chia thành 3 ca làm việc: ca sáng (6h - 14h), ca chiều (14h - 22h) và ca đêm (22h - 6h hôm sau).

10. Ca luân phiên (Rotating shift):

Định nghĩa: Nhân viên thay phiên nhau làm việc theo các ca khác nhau.
Ví dụ: Tuần này bạn làm ca sáng, tuần sau làm ca chiều, tuần sau nữa làm ca đêm, sau đó lại quay lại ca sáng.

11. Ca chia nhỏ (Split shift):

Định nghĩa: Chia một ngày làm việc thành hai ca nhỏ, cách nhau bởi một khoảng nghỉ dài.
Ví dụ: Bạn làm nhân viên giao hàng cho nhà hàng L, bạn có thể làm ca trưa từ 11h sáng đến 2h chiều, sau đó nghỉ ngơi và tiếp tục làm ca tối từ 6h chiều đến 11h đêm.

12. Trực theo yêu cầu (On-call):

Định nghĩa: Sẵn sàng làm việc bất cứ lúc nào trong khung giờ quy định khi có yêu cầu.
Ví dụ: Bạn là kỹ thuật viên IT của công ty M, bạn được yêu cầu trực điện thoại từ 6h sáng đến 10h tối để xử lý sự cố kỹ thuật khi cần.

13. Làm thêm giờ (Overtime):

Định nghĩa: Làm việc vượt quá số giờ quy định (40 tiếng/tuần hoặc 8 tiếng/ngày).
Ví dụ: Bạn làm việc 10 tiếng/ngày hoặc 60 tiếng/tuần để kịp tiến độ dự án.

14. Không giới hạn thời gian (No schedule):

Định nghĩa: Bạn có thể tự do lựa chọn thời gian làm việc miễn là hoàn thành công việc được giao.
Ví dụ: Bạn làm công việc viết lách tự do, bạn có thể làm việc bất cứ khi nào bạn muốn, miễn là nộp bài đúng hạn.

15. Làm việc theo hiệu quả (Results-only work environment):

Định nghĩa: Bạn được tự do lựa chọn thời gian và địa điểm làm việc, miễn là đạt được kết quả công việc như mong đợi.
Ví dụ: Bạn là nhân viên kinh doanh của công ty N, bạn có thể làm việc 2 tiếng/ngày, 3 ngày/tuần hoặc 8 tiếng/ngày, 7 ngày/tuần, miễn là đạt được chỉ tiêu doanh số được giao.

16. Làm việc tự do (Freelance):

Định nghĩa: Hoàn toàn tự do lựa chọn thời gian và địa điểm làm việc, miễn là hoàn thành công việc đúng hạn.
Ví dụ: Bạn nhận dự án thiết kế 30 mẫu quảng cáo cho chiến dịch của một công ty, bạn có thể tự do lựa chọn thời gian và địa điểm làm việc, miễn là nộp đủ số lượng mẫu thiết kế trước ngày 15/11.

17. Làm việc theo mùa vụ (Seasonal):

Định nghĩa: Chỉ làm việc trong một khoảng thời gian nhất định trong năm.
Ví dụ: Bạn làm nhân viên bán hàng mùa Giáng sinh cho cửa hàng quà tặng, hoặc làm nhân viên hướng dẫn du lịch trong mùa du lịch.

18. Làm việc từ xa (Remote work):

Định nghĩa: Làm việc từ bất kỳ đâu ngoài văn phòng công ty.
Ví dụ: Bạn làm việc tại nhà, quán cà phê, hoặc bất kỳ đâu có kết nối internet.

19. Làm việc kết hợp từ xa và tại văn phòng (Telecommuting):

Định nghĩa: Kết hợp linh hoạt giữa làm việc từ xa và làm việc tại văn phòng.
Ví dụ: Bạn làm việc tại nhà 4 ngày/tuần và đến văn phòng họp hành, gặp gỡ khách hàng 1 ngày/tuần.

20. Lịch làm việc tùy chỉnh (Customized):

Định nghĩa: Bạn được tự do lựa chọn lịch làm việc của riêng mình, có thể theo thỏa thuận với công ty.
Ví dụ: Bạn là nhân viên tư vấn của công ty P, bạn có thể tự do lựa chọn lịch làm việc của mình, miễn là đảm bảo làm việc ít nhất 7 tiếng/ngày trong khoảng thời gian từ 8h sáng đến 8h tối.