Hồ Nhân Sự là gì?

Quản lý hồ sơ nhân sự là nhiệm vụ quan trọng của bộ phận hành chính trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Vậy hồ sơ nhân sự gồm những gì?

1. Hồ sơ nhân sự là gì?

Hồ sơ nhân sự là tất cả thông tin, tài liệu liên quan đến người lao động trong tổ chức, doanh nghiệp. Hồ sơ nhân sự là cơ sở dữ liệu quan trọng đối với quản trị nhân sự và trong các hoạt động như tuyển dụng, phúc lợi, đánh giá, đào tạo…

Mỗi hồ sơ nhân sự chứa các dữ liệu như thông tin cá nhân của người lao động, quá trình công tác, học vấn, bằng cấp, kinh nghiệm, lương, bảo hiểm và các thông tin khác mà tổ chức yêu cầu người lao động cung cấp thêm.

2. Hồ sơ nhân sự gồm những gì?

Tùy vào từng yêu cầu của công ty mà bộ hồ sơ nhân sự sẽ yêu cầu các giấy tờ khác nhau. Dưới đây là các giấy tờ cơ bản nhất:

HR thường yêu cầu nhân viên mới cung cấp các giấy tờ tối thiểu trên. Khi nhân viên vào làm việc chính thức, hồ sơ nhân sự nên được cập nhật đầy đủ các dữ liệu dưới đây:

Thông tin cá nhân của người lao động:

• Họ và tên
• Ngày tháng năm sinh
• Giới tính
• Số CCCD hoặc hộ chiếu
• Địa chỉ liên hệ
• Số điện thoại
• Địa chỉ email
• Mã số thuế

3. Tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ nhân sự

Quản lý hồ sơ nhân sự nhằm đảm bảo doanh nghiệp nắm rõ và đủ các thông tin của nhân sự khi sử dụng lao động.

• Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự là yêu cầu bắt buộc của Luật Việt Nam: Tất cả doanh nghiệp cần tuân thủ những nguyên tắc lưu trữ hồ sơ nhân sự. Bộ phận hành chính nhân sự có trách nhiệm ghi lại toàn bộ những thông tin cá nhân liên quan trực tiếp đến người lao động trong doanh nghiệp.
• Quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả giúp cho doanh nghiệp quản lý nguồn nhân lực tốt hơn, dễ dàng đưa ra các quyết định quan trọng về nhân sự tại doanh nghiệp.
• Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự giúp quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp có cơ sở để giải quyết những mẫu thuẫn, tranh chấp với người lao động trong nhiều trường hợp.