5 BƯỚC XÂY DỰNG MẪU LẬP KẾ HOẠCH VÀ DỰ BÁO CHI PHÍ NHÂN SỰ CHI TIẾT 2024

Nhân sự là yếu tố cốt lõi để tạo nên một doanh nghiệp. Một công ty có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và có kinh nghiệm sẽ ngày càng phát triển và đạt được những thành tựu quan trọng. Vì vậy việc lập lên một kế hoạch nhân sự là điều vô cùng cần thiết và quan trọng. Kế hoạch nhân sự thường đi kèm và là một phần không thể thiếu trong kế hoạch kinh doanh cũng như dự toán tài chính của doanh nghiệp. Một kế hoạch nhân sự chi tiết và đầy đủ sẽ giúp bạn nhìn được những kế hoạch hiện tại và tương lai, từ đó giúp bạn quyết định sẽ tuyển dụng những ai cho các vị trí trong công ty, ngân sách mà bạn phải chi trả cho nhân sự là bao nhiêu, có những vị trí nhân viên nào cần được thêm, tuyển dụng, …. Và không chỉ giúp bạn nhìn nhận rõ được vấn đề, kế hoạch nhân sự còn là một phần vô cùng quan trọng giúp bạn kêu gọi các nhà đầu tư nếu bạn là một doanh nghiệp start - up. Khi bạn đang muốn kêu gọi vốn để mở rộng kinh doanh, các nhà đầu tư sẽ dựa vào yếu tố chính là đội ngũ nhân sự mà bạn có để quyết định xem doanh nghiệp của bạn có tiềm năng phát triển hay không? Có xứng đáng với số tiền mà nhà đầu tư bỏ ra hay không? … từ đó đưa ra quyết định. Và nhiệm vụ của bản kế hoạch nhân sự là phải cung cấp được những vấn đề mà các nhà đầu tư muốn biết, ví dụ:

• Đội ngũ nhân sự của bạn gồm những vị trí nào?
• Những vị trí đó đã phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn hay chưa?
• Bạn đã có đủ thành viên cho các vị trí chủ chốt trong công ty hay chưa?
• Khi nào bạn sẽ tiến hành bổ sung đủ nhân sự?
• Chi phí dự trù để xây dựng đội ngũ nhân sự của bạn là bao nhiêu?
• …

CÁC BƯỚC ĐỂ XÂY DỰNG MẪU LẬP KẾ HOẠCH VÀ DỰ BÁO CHI PHÍ NHÂN SỰ CHI TIẾT

Bản chất của bản kế hoạch này đó là việc tìm ra được những định hướng, đề xuất về nhân sự cho tương lai của doanh nghiệp. Để xây dựng được một kế hoạch và dự báo chi phí nhân sự hoàn chỉnh, ta cần trả lời được những câu hỏi như lương thưởng nhân viên như thế nào, thuê nhân viên toàn thời gian hay part-time, …

• Mô tả chính xác đội ngũ nhân sự của bạn

Phần mô tả này được đặt trong kế hoạch kinh doanh của bạn. Tại mục này bạn cần phải khái quát được chính xác các vị trí chủ chốt của công ty, những yêu cầu về lý lịch của nhân viên sẽ đảm nhiệm những vị trí này. Ở phần này bạn sẽ nêu bật được từng vị trí đóng vai trò là lãnh đạo cốt cán trong công ty của mình, từ đó bạn sẽ triển khai chi tiết và cụ thể về vị trí và nhiệm vụ của từng phòng ban, đội nhóm đó.

Một điểm cần lưu ý ở phần này đó là tính ngắn gọn. Một bản tóm tắt về thông tin thành viên và lý do họ được đảm nhận vị trí đó sẽ giúp cho kế hoạch của bạn gọn gàng nhưng vẫn đầy đủ trọng tâm chính cần lưu ý. Trong phần này cần lưu ý mô tả kỹ năng và kinh nghiệm làm việc của nhân sự, và đề xuất mục tiêu tương lai cho họ.

Phần mô tả đội nhóm này cũng giúp cho các nhà đầu tư có cái nhìn cụ thể về doanh nghiệp của bạn, từ đó đưa ra những giải pháp cũng như quyết định đến việc đầu tư của họ.

• Mô tả cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Thông thường, một cơ cấu tổ chức doanh nghiệp sẽ được thể hiện theo dạng biểu đồ, thông qua biểu đồ bạn có thể thấy đâu là chức vụ chủ chốt của công ty, ai chịu trách nhiệm về chức vụ đó, và các phòng ban bao gồm những nhân sự gì, … Tuy nhiên, ta cần lưu ý, một sơ đồ mô tả cơ cấu tổ chức không cần quá dài dòng, như vậy sẽ rất rối mắt khi nhìn vào đó. Sơ đồ của bạn cần phải trả lời được những câu hỏi chính như: Quyền hạn của từng phòng ban là gì? Nguồn nhân lực mà bạn có đã đủ để sẵn sàng hoàn thành được những việc theo yêu cầu của công ty hay không?

Lưu ý thứ hai đối với bước này đó là bạn không nên đề cập đến những phòng ban mà bạn dự định phát triển trong tương lai. Sơ đồ này chỉ là sơ đồ để giúp bạn miêu tả bộ máy mà bạn đang có, nếu bạn thêm những phòng ban chưa được thành lập vào sẽ khiến cho bản chất sơ đồ bị thay đổi. Các việc nắm bắt thông tin cũng có thể bị sai lệch. Thay vào đó, hãy coi phần này như là một dự định bạn sắp triển khai trong tương lai cho công ty.

• Lý giải về khoảng trống nhân sự

Khoảng trống nhân sự dùng để chỉ những vị trí trong công ty vẫn chưa có nhân viên đảm nhận. Thông thường, những khoảng trống này thường xuất hiện trong các doanh nghiệp start-up do chưa tìm được người phù hợp với vị trí hoặc không đủ điều kiện về ngân sách để chi trả nhân viên. Đây là một điều thường hay gặp trong các doanh nghiệp nên những khoảng trống xuất hiện là điều vô cùng bình thường. Và điều quan trọng mà bạn cần chú ý đó là phải biết rằng có tồn tại những khoảng trống đó, từ đó đưa ra đề xuất, giải pháp để bù đắp những chỗ trống.

Ở bước này, bạn cần phải chỉ ra được những điểm còn yếu trong công ty của mình, và đâu là kế hoạch để bạn khắc phục điểm yếu đó. Bạn cũng cần xác định các chỗ trống đó đóng những vai trò gì trong phòng ban, từ đó đưa ra phương án tuyển dụng thích hợp. Đối với những doanh nghiệp mới, việc thành thực về những khoảng trống của công ty sẽ giúp cho các nhà đầu tư đánh giá cao về bạn cũng như doanh nghiệp của bạn. Không khó để họ có thể nhìn ra những thiếu sót mà bạn còn gặp phải, vì vậy cái bạn cần cho họ thấy là những giải pháp mà bạn đã xác định để giảm rủi ro cho công ty.

• Liệt kê danh sách các chuyên gia tư vấn, cố vấn, thành viên hội đồng quản trị của công ty

Một công ty muốn phát triển xa hơn trong thị trường thì không thể thiếu được sự đóng góp về mặt chiến lược của các cố vấn, chuyên gia tư vấn cũng như các thành viên hội đồng quản trị. Họ là những nhân sự đóng vai trò chủ chốt trong doanh nghiệp của bạn, thường nắm giữ những chức vụ quan trọng trong công ty. Và đây là những con người sẽ đưa ra đường lối, chiến lược phát triển và tầm nhìn dài hạn cho tổ chức của bạn. Những lời khuyên và nhận định chính xác của họ sẽ là kim chỉ nam giúp cho bạn có những hướng đi đúng trong công việc. Vì vậy, bạn cần thiết phải liệt kê những người này trong bản kế hoạch nhân sự và mô tả tổng quan về thông tin cũng như giá trị mà họ mang lại cho tổ chức của bạn.

• Dự toán chi phí cho nhân sự

Trong kế hoạch nhân sự, dự báo chi phí là dự toán về ngân sách bạn sẽ cần phải chi trả cho hoạt động nhân sự của công ty bạn. Và các bản kế hoạch nhân sự Hầu hết các kế hoạch kinh doanh nên bao gồm một bảng nhân sự để dự báo chi phí của nhân viên. Một dự báo chi phí đầy đủ bao gồm những mục như sau:

Chi phí lao động trực tiếp

• Tiền lương
• Tiền hoa hồng
• Tiền tăng ca

Chi phí lao động gián tiếp

• Khoảng thời gian nghỉ phép tính lương
• Các khoản bảo hiểm, chăm sóc sức khỏe nhân sự
• Các khoản thuế liên quan đến nhân sự
• Các phúc lợi khác của nhân viên (hỗ trợ di chuyển, ăn trưa, nhà ở, …)

Khi lập dự toán, bạn đừng nên quá căng thẳng về việc phải đưa ra những con số chính xác, cụ thể. Thay vào đó, bạn hãy dựa vào tỉ lệ phần trăm trong tổng số tiền lương hàng tháng để ước tính cho dự toán. Thông thường con số sẽ rơi vào khoảng từ 15% đến 25%. Nếu mức ước tính của bạn nhiều hoặc ít hơn số phần trăm này thì hãy đề ra giải pháp để khắc phục.