30/11/2024
481 người xem
0/5 trong 0 lượt đánh giá
𝐖𝐎𝐑𝐊𝐅𝐋𝐎𝐖 𝐋𝐀̀ 𝐆𝐈̀? “𝑾𝒐𝒓𝒌” 𝒕𝒓𝒐𝒏𝒈 𝒕𝒊𝒆̂́𝒏𝒈 𝑨𝒏𝒉 𝒏𝒈𝒉𝒊̃𝒂 𝒍𝒂̀ 𝒄𝒐̂𝒏𝒈 𝒗𝒊𝒆̣̂𝒄, 𝒍𝒂̀𝒎 𝒗𝒊𝒆̣̂𝒄. 𝑪𝒐̀𝒏 “𝒇𝒍𝒐𝒘” 𝒍𝒂̀ 𝒔𝒖̛̣ 𝒄𝒉𝒂̉𝒚 𝒒𝒖𝒂, 𝒔𝒖̛̣ 𝒄𝒉𝒂̉𝒚 𝒕𝒓𝒂̀𝒏,... 𝑭𝒍𝒐𝒘 đ𝒊 𝒄𝒉𝒖𝒏𝒈 𝒗𝒐̛́𝒊 𝑾𝒐𝒓𝒌, 𝒉𝒊𝒆̂̉𝒖 𝒏𝒐̂𝒎 𝒏𝒂 đ𝒐́ 𝒍𝒂̀ 𝒍𝒖𝒐̂̀𝒏𝒈 𝒄𝒐̂𝒏𝒈 𝒗𝒊𝒆̣̂𝒄, 𝒉𝒂𝒚 𝒄𝒐̀𝒏 𝒈𝒐̣𝒊 𝒍𝒂̀ 𝒒𝒖𝒚 𝒕𝒓𝒊̀𝒏𝒉 𝒄𝒐̂𝒏𝒈 𝒗𝒊𝒆̣̂𝒄.
𝐆𝐢𝐮́𝐩 𝐜𝐚̉𝐢 𝐭𝐡𝐢𝐞̣̂𝐧 𝐡𝐨𝐚̣𝐭 đ𝐨̣̂𝐧𝐠 𝐤𝐢𝐧𝐡 𝐝𝐨𝐚𝐧𝐡
Bằng cách xác định các bước và trình tự cụ thể cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ, bạn có thể cải thiện hoạt động kinh doanh bằng cách đảm bảo rằng công việc được hoàn thành bởi những người phù hợp, theo đúng thứ tự và trong một khung thời gian xác định.
Một Workflow có thể được thiết kế cho một người hoặc cho một nhóm người có vai trò và được phân công phụ thuộc vào nhau để hoàn thành dự án.
𝑽𝒊́ 𝒅𝒖̣: 𝑺𝒂𝒖 đ𝒂̂𝒚 𝒍𝒂̀ 𝒎𝒐̣̂𝒕 𝑾𝒐𝒓𝒌𝒇𝒍𝒐𝒘 đ𝒐̛𝒏 𝒈𝒊𝒂̉𝒏 𝒎𝒐̂ 𝒕𝒂̉ 𝒒𝒖𝒚 𝒕𝒓𝒊̀𝒏𝒉 𝒑𝒉𝒆̂ 𝒅𝒖𝒚𝒆̣̂𝒕 𝒏𝒐̣̂𝒊 𝒅𝒖𝒏𝒈 𝒕𝒓𝒐𝒏𝒈 𝒉𝒖̛𝒐̛́𝒏𝒈 𝒅𝒂̂̃𝒏 𝒄𝒂̀𝒊 đ𝒂̣̆𝒕 𝒑𝒉𝒂̂̀𝒏 𝒎𝒆̂̀𝒎:
1) Một nhà kỹ thuật ghi lại các hướng dẫn cài đặt dựa trên thông tin được thu thập từ các chuyên gia về chủ đề.
2) Tài liệu được gửi đến các chuyên gia đối tượng để xem xét.
3) Người viết kết hợp những thay đổi dựa trên những đánh giá.
4) Tài liệu được gửi để xem xét cuối cùng.
5) Tài liệu được phê duyệt hoặc từ chối.
6) Nếu bị từ chối, người viết sẽ sửa đổi bản nháp và gửi lại.
7) Nếu được chấp nhận, tài liệu sẽ được cho xuất bản.
Chính việc trực quan hóa các quy trình này đã giúp cho doanh nghiệp của bạn hiệu quả hơn.
𝐋𝐨𝐚̣𝐢 𝐛𝐨̉ 𝐜𝐚́𝐜 𝐪𝐮𝐚́ 𝐭𝐫𝐢̀𝐧𝐡 𝐯𝐚̀ 𝐡𝐨𝐚̣𝐭 đ𝐨̣̂𝐧𝐠 𝐝𝐮̛ 𝐭𝐡𝐮̛̀𝐚
Các công ty khởi nghiệp thường nhỏ và có ít quy trình cũng như ít hoạt động hơn so với các doanh nghiệp trưởng thành hơn. Sử dụng sơ đồ Workflow và cập nhật chúng khi công ty phát triển có thể giúp bạn dễ dàng phát hiện các khoản dư thừa tốt hơn là chỉ đơn giản quan sát và cố gắng theo dõi Workflow bằng mắt.
Việc triển khai quản lý Workflow vào các hoạt động hàng ngày của bạn cho phép bạn xem toàn bộ hoạt động từ đầu đến cuối. Và nó trở nên dễ dàng hơn cho bạn để kết hợp các thay đổi cải thiện quy trình làm việc và loại bỏ các bước, vài trò cũng như các hoạt động khác không cần thiết.
𝐆𝐢𝐚̉𝐦 𝐜𝐡𝐢 𝐩𝐡𝐢́ 𝐡𝐨𝐚̣𝐭 đ𝐨̣̂𝐧𝐠
Một sơ đồ Workflow có thể giúp bạn xác định các thực tiễn tốt nhất và hợp lý hóa các hoạt động kinh doanh. Khi các quy trình được sắp xếp hợp lý và công việc được hoàn thành nhanh hơn, bạn sẽ cần ít tài nguyên hơn để hoàn thành công việc.
Điều này có thể giảm chi phí khi lợi nhuận của bạn tăng lên vì bạn vẫn có thể đáp ứng các mục tiêu cũng như các mục tiêu tương tự với ít tài nguyên hơn.
𝐍𝐡𝐚𝐧𝐡 𝐜𝐡𝐨́𝐧𝐠 𝐩𝐡𝐚̉𝐧 𝐡𝐨̂̀𝐢 𝐜𝐚́𝐜 𝐯𝐚̂́𝐧 đ𝐞̂̀
Vào những năm 90, Workflow được tạo ra để thay thế các sơ đồ quy trình làm việc trên giấy. Các sơ đồ dựa trên điện tử có thể được lưu trên máy tính và được cập nhật với một vài cú nhấp chuột.
Đến năm 2005, các hệ thống quản lý quy trình làm việc dựa trên phần mềm đã trở nên mạnh mẽ hơn với việc bổ sung các công cụ mô hình hóa và quy trình nghiệp vụ (BPMN).
Việc chuyển Workflow và mô hình hóa các tác vụ kinh doanh vào các hệ thống dựa trên phần mềm giúp người quản lý dễ dàng thay đổi sơ đồ hơn và phản ứng với các thay đổi chỉ bằng vài cú click chuột.
𝐓𝐮̛̣ đ𝐨̣̂𝐧𝐠 𝐡𝐨́𝐚 𝐜𝐚́𝐜 𝐪𝐮𝐲 𝐭𝐫𝐢̀𝐧𝐡
Workflow quy trình kinh doanh giúp bạn thấy hoạt động của mình được tự động hóa.
Ví dụ: Quy trình chăm sóc khách hàng có thể được kích hoạt một số hành động nhất định, chẳng hạn như email và các ưu đãi đặc biệt, sẽ khuyến khích khách hàng mua lại. Loại tự động hóa này có thể giải phóng nhân viên bán hàng để tập trung vào việc tìm kiếm khách hàng mới và để các nhân viên chăm sóc khách hàng giải quyết vấn đề mà khách hàng có thể gặp phải.
Workflow có thể giúp bạn xem nơi tự động hóa các tác vụ đơn giản như gửi các mục công việc từ một nhân viên tới người tiếp theo trong một quy trình yêu cầu nhiều người hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể theo một thứ tự cụ thể. Tự động hóa giúp dễ dàng phân tích hoạt động kinh doanh, xem xu hướng, chuẩn bị cho rủi ro và lập kế hoạch mở rộng.
𝐂𝐀́𝐂𝐇 𝐗𝐀́𝐂 Đ𝐈̣𝐍𝐇, 𝐗𝐀̂𝐘 𝐃𝐔̛̣𝐍𝐆 𝐖𝐎𝐑𝐊𝐅𝐋𝐎𝐖
Bước 1: Xác định nguồn dữ liệu ban đầu của bạnĐể xây dựng và cải thiện một workflow, đầu tiên bạn cần hiểu phương pháp hoạt động của quy trình công việc này hiện tại như thế nào. Đây là một workflow được quản lý bằng bản thảo giấy hay được quản lý bằng kỹ thuật số và chủ đề email. Các tác vụ được thực hiện bởi ai và được phê duyệt thông qua ai?
Các nguồn dữ liệu tạo nên một quy trình công việc không chỉ giới hạn ở các biểu mẫu và quy trình vận hành mà còn bao gồm những người tham gia vào quá trình hiện tại. Trước khi tạo workflow cho một công việc cụ thể, hãy thảo luận với những người tham gia quy trình để tìm ra các vấn đề họ gặp phải khi sử dụng phương pháp hiện tại.
Bước 2: Liệt kê các nhiệm vụ cần được hoàn thànhMột workflow đơn giản thường có cấu trúc là một chuỗi các nhiệm vụ liên tiếp nhau. Trong khi một workflow phức tạp sẽ có cấu trúc như một dạng biểu đồ với nhiều chuỗi nhiệm vụ song song hoặc liên kết với nhau.
Vì vậy, bạn phải biết rõ về các nhiệm vụ, cấu trúc nhiệm vụ và những dữ liệu hay biểu mẫu nào sẽ được trao đổi trước khi bạn thiết kế một workflow.
Bước 3: Xác định người chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụMột khi bạn đã hiểu rõ về cấu trúc và bản chất của nhiệm vụ, hãy xem xét những người nào sẽ tham gia vào quy trình làm việc. Một số nhiệm vụ có thể tự động chuyển sang bước tiếp theo, trong khi những nhiệm vụ khác có thể phải được ai đó phê duyệt hoặc xem xét trước khi tiến hành bước tiếp theo.
Lưu ý liệt kê tất cả các bên liên quan, trách nhiệm cụ thể của họ và những thông tin mà họ yêu cầu để thực hiện nhiệm vụ nhanh chóng. Dựa vào đó, bạn xác định vai trò cụ thể của từng người và thiết lập trách nhiệm cho từng nhiệm vụ.
Bước 4: Tạo sơ đồ quy trình làm việcKhi đã hoàn thành các bước trên, bạn có thể bắt đầu phác thảo sơ đồ quy trình công việc của mình. Bằng cách tạo sơ đồ quy trình công việc, bạn có thể biểu diễn quy trình công việc một cách trực quan dễ hiểu.
Nếu bạn không thành thạo với việc mô hình hóa quy trình làm việc, hãy chọn một công cụ quản lý quy trình công việc đơn giản cho phép bạn tạo quy trình công việc bằng cách sử dụng các công cụ kéo và thả. Chọn một công cụ thân thiện với người dùng, đủ linh hoạt để vẽ một quy trình công việc là phiên bản kỹ thuật số của quy trình làm việc trên giấy bất kể quy trình đó phức tạp đến đâu.
Bước 5: Kiểm tra quy trình công việc bạn đã tạoNhưng đó chỉ là đánh giá chủ quan của bạn. Bạn chỉ thực sự biết được một workflow có vận hành tốt hay không nhờ vào quá trình kiểm tra workflow.
Bạn sẽ cần đến sự hợp tác của những người có vai trò trong quy trình làm việc này và chạy một chương trình thử nghiệm. Điều này sẽ giúp bạn xác định được những vấn đề còn tồn tại, những bước nào là cần thiết và những bước nào cần loại bỏ. Thu thập phản hồi của mọi người và sửa đổi, cải thiện quy trình sao cho hiệu quả nhất.
Bước 6: Huấn luyện nhóm của bạn về quy trình làm việc mớiWorkflow của bạn có thể hoạt động rất trôi chảy, nhưng như vậy cũng chưa đủ. Thường mọi người đã quen với workflow cũ và rất ngại phải thay đổi theo một phương pháp mới.
Một chương trình đào tạo tốt sẽ loại bỏ sự do dự của mọi người và giúp họ tự tin sử dụng workflow mới. Chia sẻ quy trình tạo ra workflow và các sơ đồ workflow của bạn sẽ giúp các học viên có được một bức tranh trực quan tốt hơn về quy trình công việc và hiểu rõ về vai trò của mình trong workflow đó.
Bước 7: Triển khai quy trình làm việc mớiKhi bạn đã hoàn thành giai đoạn thử nghiệm và đào tạo, workflow của bạn đã sẵn sàng để được triển khai. Lưu ý, tốt hơn hết là áp dụng quy trình làm việc cho một nhóm nhỏ và kiểm tra xem nó hoạt động như thế nào trong một khoảng thời gian xác định. Tùy thuộc vào kết quả, bạn có thể tiếp tục áp dụng workflow và chia sẻ nó với toàn bộ tổ chức của mình hoặc rút lại workflow để điều chỉnh.
-----------
Số 14, Ngách 5/8, ngõ 5 Láng Hạ, Ba Đình, Hà Nội
Hotline/zalo support: 0919439146 | 0915252268 | 0917517698
Đăng ký
Đăng nhập
