[RECAP] HỘI THẢO TỐI ƯU CHI PHÍ QUỸ TIỀN LƯƠNG

Trong bối cảnh kinh tế nhiều biến động, bài toán “tối ưu chi phí” luôn khiến doanh nghiệp trăn trở. Nhưng còn một bài toán khó hơn – làm sao để giảm chi mà không giảm giá trị, tiết kiệm mà vẫn giữ chân được người tài?

Câu trả lời nằm ở Hội thảo “TỐI ƯU CHI PHÍ QUỸ TIỀN LƯƠNG - CHIẾN LƯỢC QUẢN LÝ HIỆU QUẢ”. Tại đây, diễn giả buổi hội thảo: Th.S Nguyễn Hoài Giang (Hoàng Trâm) - Chuyên gia Quản trị Nhân Sự & Phát triển tổ chức đã chia sẻ, cung cấp các giải pháp thực tế, những tư duy chiến lược giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát chi phí, đảm bảo giữ chân và tạo động lực cho người lao động. 

Cùng HRC Academy tổng hợp những nội dung nổi bật và điểm sáng đáng chú ý từ buổi Hội thảo này nhé.

💰 Tổng quan về Quỹ tiền lương

Mở đầu hội thảo, chuyên gia nhấn mạnh: "Đừng xem quỹ lương là chi phí phải gánh, hãy coi đó là vốn để sinh lời nếu bạn biết quản trị đúng cách." 

Theo chia sẻ từ chuyên gia, quỹ tiền lương bao gồm tất cả các khoản chi trả hợp pháp cho người lao động: từ lương cơ bản, phụ cấp, thưởng đến bảo hiểm và phúc lợi. Nếu không được quản trị đúng, chính khoản quỹ này có thể trở thành kẽ hở tài chính khó kiểm soát trong ngân sách doanh nghiệp.

Và điều quan trọng: Không phải cứ tăng lương là giữ được người giỏi. Chìa khóa nằm ở việc xây dựng hệ thống đãi ngộ toàn diện – Total Rewards, trong đó lương chỉ là một phần trong bức tranh tổng thể. Tư duy này cũng là nền tảng cốt lõi của khóa học "Quản trị hệ thống Total Rewards" tại HRC Academy, giúp HR và lãnh đạo thiết kế được chính sách chi trả hấp dẫn, hiệu quả và bền vững.

📊 Các chỉ số quản trị quỹ lương quan trọng

Trong hành trình tối ưu chi phí quỹ tiền lương, dữ liệu không chỉ là “người dẫn đường” mà còn là “la bàn ra quyết định”. 

Hiệu quả sử dụng quỹ lương

Để đánh giá hiệu quả chi trả lương, doanh nghiệp cần theo dõi một số chỉ số cốt lõi như:

• Tổng quỹ lương thực tế so với kế hoạch: Giúp phát hiện chênh lệch và điều chỉnh sớm.
• Tỷ lệ tăng/giảm quỹ lương theo thời gian: Phản ánh biến động chi phí, xu hướng chi trả.
• Cơ cấu lương theo phòng ban, thành phần: Từ đó đánh giá xem khoản chi nào đang “phình to” bất thường.
• Thu nhập bình quân chung và theo vị trí: Cung cấp bức tranh toàn cảnh về chính sách chi trả nội bộ.

Hiệu quả của đãi ngộ tổng thể

Không chỉ dừng ở lương, hệ thống đãi ngộ còn cần được phân tích để đảm bảo tính công bằng – hợp lý – phù hợp với năng suất:

• Tổng quỹ đãi ngộ/doanh thu và trên mỗi nhân sự: Cho thấy tỷ lệ chi trả trên mỗi đồng doanh thu.
• Năng suất lao động bình quân: So sánh giữa chi phí và giá trị nhân viên mang lại.
• Tỷ lệ sử dụng và tính hiệu quả của các chính sách phúc lợi, thưởng, chăm sóc: Giúp loại bỏ các khoản chi “mang tính hình thức nhưng không tạo giá trị thực”.

Hiệu quả sử dụng quỹ công (chấm công)

Chấm công – tưởng nhỏ nhưng ảnh hưởng lớn. Dữ liệu phân tích sẽ xoay quanh:

• Số công thực tế/số công tiêu chuẩn
• Tỷ lệ đi muộn, nghỉ phép, công thiếu hụt
• Số lượng công tiết kiệm so với quy chuẩn
• Quỹ lương tiết kiệm được nhờ quản lý công tốt

→ Đây là điểm chạm đầu tiên giữa người lao động và hệ thống lương – bất kỳ sai lệch nào cũng có thể tạo ra phản ứng dây chuyền lên toàn bộ bảng lương và ngân sách.

Hiệu quả sử dụng quỹ BHXH & phúc lợi

• Tổng quỹ BHXH thực chi so với kế hoạch
• Tỷ lệ đóng BHXH giữa các bên và bình quân đầu người
• Tỷ lệ tăng/giảm khoản chi BHXH qua các kỳ
• Chi phí phúc lợi/tháng/quý/năm và % so với tổng quỹ nhân sự

→ Nếu không phân tích sâu, doanh nghiệp rất dễ chi quá tay cho những khoản phúc lợi “được nhưng không cần” hoặc bỏ quên những khoản “cần nhưng chưa có”.

Muốn làm được điều đó, nhà quản trị cần nắm chắc phương pháp xây dựng hệ thống tiền lương bài bản. Đây cũng là lý do khóa học “Hoạch định và xây dựng hệ thống Lương 3P” của HRC Academy được nhiều quản lý lựa chọn – giúp xây dựng cấu trúc lương minh bạch, gắn với hiệu suất và năng lực, từ đó kiểm soát ngân sách mà vẫn tạo động lực cho nhân viên.

🧠 5 giải pháp trọng tâm giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí quỹ tiền lương một cách bền vững

Hội thảo đã đi vào trọng tâm với 5 giải pháp chiến lược giúp doanh nghiệp kiểm soát và tối ưu hiệu quả chi phí nhân sự mà không cần đến những biện pháp “cắt giảm cực đoan”:

Xây dựng định biên nhân sự

"Chúng ta không nên hỏi: có bao nhiêu người đang làm? Mà nên hỏi: cần bao nhiêu người để làm tốt?"

Định biên nhân sự giúp doanh nghiệp tính toán số lượng nhân sự cần thiết theo từng vị trí, phòng ban dựa trên khối lượng công việc thực tế và tiêu chuẩn năng suất. Điều này không chỉ giúp tránh tình trạng thừa người – thiếu việc, mà còn hỗ trợ lập kế hoạch nhân sự sát thực tế, giảm thiểu rủi ro và lãng phí từ gốc.

Đặc biệt trong bối cảnh các doanh nghiệp đang tái cấu trúc hoặc tinh gọn bộ máy, việc định biên nhân sự bài bản sẽ là “kim chỉ nam” để các quyết định nhân sự không dựa trên cảm tính hay ngắn hạn.

Thiết kế khung năng lực 

Hội thảo nhấn mạnh vai trò của khung năng lực như một công cụ nền tảng trong quản trị nhân sự hiện đại. Khác với cách đánh giá dựa trên kinh nghiệm hoặc chức danh, khung năng lực giúp định nghĩa rõ ràng:

• Người làm vị trí này cần có những kiến thức – kỹ năng – thái độ gì?
• Họ đang ở cấp độ nào?
• Đóng góp của họ có tương xứng với mức đãi ngộ hiện tại?

Một khi có khung năng lực, doanh nghiệp không chỉ đánh giá nhân sự minh bạch hơn, mà còn có thể gắn chính sách lương – thưởng – đào tạo với năng lực thực tế, đảm bảo mỗi đồng chi trả đều tạo ra giá trị xứng đáng.

Khung năng lực cũng là nội dung quan trọng trong khóa học "Trưởng phòng Nhân sự - HRM" – nơi các HR Manager được trang bị tư duy chiến lược để vận hành bộ máy nhân sự hiệu quả, minh bạch và nhất quán.

Đào tạo nội bộ 

Thay vì “sa thải để giảm chi”, nhiều doanh nghiệp thông minh đang chọn cách tái đào tạo – tái phân bổ – nâng cấp đội ngũ hiện tại. Hội thảo chỉ rõ: doanh nghiệp nào biết tận dụng đào tạo nội bộ, doanh nghiệp đó giữ được lợi thế cạnh tranh dài hạn.

Từ các hình thức phổ biến như on-job training, luân chuyển vị trí, coaching 1:1, đến các phương thức mới như eLearning hay chương trình cố vấn nội bộ, người tham dự đều được trang bị những mô hình dễ ứng dụng – chi phí thấp – hiệu quả cao.

“Đào tạo đúng cách là cách tối ưu chi phí quỹ lương khôn ngoan nhất – vì nó không chỉ giảm chi phí tuyển mới, mà còn tăng hiệu suất từ bên trong.”

Xây dựng KPI & PDCA 

Một điểm nhấn quan trọng trong hội thảo là quy trình PDCA (Plan – Do – Check – Action) trong xây dựng KPI. Hệ thống KPI được thiết kế đúng sẽ giúp:

• Xác định rõ mục tiêu từng vị trí, từng bộ phận
• Đo lường chính xác hiệu suất theo thời gian thực
• Gắn KPI với lương, thưởng, phát triển nghề nghiệp

Từ đó, quỹ thưởng không bị phân tán, không chi cho những đóng góp không rõ ràng – và ngược lại, người làm tốt sẽ được ghi nhận xứng đáng. Đây chính là hệ sinh thái "chi trả công bằng" giúp doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm, mà còn tạo ra văn hóa minh bạch và động lực nội tại.

Bố trí & sử dụng nhân sự hợp lý 

Tối ưu nhân sự không có nghĩa là “giảm người”. Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp chỉ cần sắp xếp lại công việc, điều phối lại nguồn lực, hợp lý hoá cơ cấu là đã có thể tiết kiệm hàng chục – hàng trăm triệu mỗi tháng.

Hội thảo khuyến nghị nhà quản trị nên:

• Phân tích điểm mạnh – điểm yếu của từng nhân sự
• Đánh giá mức độ phù hợp giữa con người và vị trí
• Luân chuyển hoặc “thiết kế lại công việc” thay vì sa thải

💡 Tư duy chuyển đổi: Tối ưu ≠ Cắt giảm

Nhiều nhà lãnh đạo khi gặp khó khăn tài chính lập tức chọn cắt lương, cắt thưởng. Tuy nhiên, diễn giả khẳng định: “Tối ưu không phải là cắt – mà là phân bổ lại thông minh, để từng đồng chi ra tạo được nhiều giá trị hơn.”

Quỹ lương cần được nhìn nhận như một khoản đầu tư có chiến lược, trong đó doanh nghiệp có thể tối ưu bằng cách:

• Tăng năng suất thay vì tăng người
• Tái cấu trúc thay vì sa thải
• Gắn kết đào tạo với phát triển
• Gắn KPI với chi thưởng

Kết luận

Hội thảo kết thúc bằng một thông điệp truyền cảm hứng: “Khi bạn làm chủ được dữ liệu – bạn làm chủ được ngân sách. Khi bạn tối ưu được chi phí quỹ lương – bạn đang tối ưu hiệu quả vận hành toàn bộ tổ chức.”

Không cần cắt lương, không cần giảm người – chỉ cần tư duy đúng, công cụ đúng và hành động đúng, doanh nghiệp hoàn toàn có thể biến quỹ lương thành đòn bẩy phát triển chứ không phải gánh nặng chi phí.