MÔ HÌNH NGÔI SAO – KHUÔN KHỔ THIẾT KẾ TỔ CHỨC TOÀN DIỆN CHO DOANH NGHIỆP HIỆN ĐẠI

MÔ HÌNH NGÔI SAO – KHUÔN KHỔ THIẾT KẾ TỔ CHỨC TOÀN DIỆN CHO DOANH NGHIỆP HIỆN ĐẠI

Trong bối cảnh kinh doanh biến động liên tục, việc thiết kế tổ chức không còn là một nhiệm vụ mang tính kỹ thuật đơn thuần, mà trở thành một chiến lược quan trọng để tạo lợi thế cạnh tranh. Một trong những mô hình được đánh giá cao về tính hệ thống, tính thực tiễn và khả năng ứng dụng rộng rãi là Mô hình Ngôi Sao (The Star Model) do chuyên gia tổ chức Jay R. Galbraith phát triển. Mô hình này không chỉ cung cấp cái nhìn tổng thể về cấu trúc tổ chức, mà còn giúp doanh nghiệp tạo ra sự đồng bộ giữa chiến lược, con người, quy trình và cơ chế động lực.

Một mô hình – Năm yếu tố cốt lõi

Mô hình Ngôi Sao được thiết kế với năm yếu tố cấu thành, tượng trưng cho năm "cánh sao" tạo nên một tổ chức hiệu quả:

• Chiến lược (Strategy) – định hướng tổng thể của doanh nghiệp
• Cơ cấu tổ chức (Structure) – cách tổ chức phân bổ quyền lực và trách nhiệm
• Quy trình (Processes) – dòng chảy thông tin và vận hành
• Khen thưởng (Rewards) – hệ thống động lực thúc đẩy hành vi
• Con người (People) – chính sách phát triển năng lực và tư duy nhân sự

Khác với cách tiếp cận truyền thống vốn đặt nặng sơ đồ tổ chức, mô hình này xem cấu trúc chỉ là một phần trong tổng thể hệ sinh thái quản trị, và thành công chỉ đến khi cả năm yếu tố trên được đồng bộ hóa, truyền tải một thông điệp thống nhất tới toàn bộ tổ chức.

Chiến lược – Kim chỉ nam cho mọi quyết định tổ chức

Chiến lược là yếu tố tiên quyết trong quá trình thiết kế tổ chức. Một chiến lược rõ ràng không chỉ xác định mục tiêu và giá trị cốt lõi, mà còn làm nổi bật sản phẩm, thị trường và lợi thế cạnh tranh mà doanh nghiệp theo đuổi.

Chiến lược giúp nhà quản lý đưa ra các tiêu chí chọn lựa mô hình tổ chức phù hợp, từ đó chấp nhận những đánh đổi cần thiết. Ví dụ, khi doanh nghiệp muốn vừa toàn cầu hóa vừa đáp ứng đặc thù địa phương, mô hình ma trận (matrix) có thể là lựa chọn tối ưu – dù phức tạp nhưng có khả năng xử lý "cái này và cái kia", thay vì phải chọn "cái này hoặc cái kia".

Cơ cấu – Định hình quyền lực và phối hợp

Cơ cấu tổ chức không chỉ là bản đồ quyền lực mà còn phản ánh cách doanh nghiệp chia nhỏ công việc, sắp xếp phòng ban và xác lập quyền hạn. Galbraith đề xuất xem xét bốn yếu tố chính khi thiết kế cấu trúc:

• Chuyên môn hóa (Specialization)
• Hình dạng tổ chức (Shape) – ví dụ tổ chức dẹt hay phân tầng
• Phân bổ quyền lực (Power Distribution) – tập trung hay phân quyền
• Phân chia phòng ban (Departmentalization) – theo chức năng, sản phẩm, quy trình, thị trường hoặc khu vực

Mỗi lựa chọn cấu trúc đều mang theo hệ quả riêng. Do đó, cần kết hợp với các yếu tố còn lại trong mô hình để đảm bảo sự vận hành hiệu quả.

Quy trình – Dòng chảy sự sống của tổ chức

Nếu cấu trúc là bộ xương của tổ chức thì quy trình là dòng máu. Mô hình Ngôi Sao phân biệt rõ giữa hai loại quy trình:

• Quy trình dọc (Vertical processes): như lập kế hoạch, ngân sách, phân bổ nhân sự – phục vụ điều hành tập trung.
• Quy trình ngang (Lateral processes): như phát triển sản phẩm, xử lý đơn hàng – phục vụ phối hợp liên phòng ban.

Trong môi trường hiện đại, quy trình ngang ngày càng giữ vai trò trung tâm vì giúp tổ chức phản ứng linh hoạt với yêu cầu thị trường. Việc xây dựng các đội nhóm linh hoạt, đội dự án liên phòng ban, hay các hệ thống thông tin đa chiều là ví dụ điển hình.

Khen thưởng – Cơ chế điều chỉnh hành vi

Một hệ thống khen thưởng hiệu quả sẽ định hướng hành vi của nhân viên phù hợp với mục tiêu tổ chức. Các chính sách lương thưởng, chia sẻ lợi nhuận, cổ phần, cũng như các hình thức phi tài chính như công nhận, thử thách nghề nghiệp… đều cần được thiết kế gắn kết với chiến lược và cấu trúc tổ chức.

Hệ thống thưởng phải đồng bộ với quy trình và cấu trúc, nếu không sẽ phản tác dụng – ví dụ khen thưởng theo cá nhân trong khi tổ chức hoạt động chủ yếu theo nhóm sẽ tạo mâu thuẫn và giảm hiệu suất.

Con người – Hạt nhân tạo nên năng lực tổ chức

Các chính sách nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, luân chuyển và phát triển không chỉ giúp tổ chức có được đội ngũ phù hợp, mà còn góp phần hình thành năng lực tổ chức. Một tổ chức linh hoạt cần nhân sự đa năng. Một tổ chức ma trận cần nhân sự biết ảnh hưởng mà không cần quyền lực chính thức, và có khả năng xử lý xung đột hiệu quả.

Nói cách khác, chính sách nhân sự không chỉ phát triển cá nhân mà còn xây dựng năng lực cốt lõi của tổ chức.

Hài hòa 5 yếu tố – Chìa khóa thành công bền vững

Một điểm đặc biệt của Mô hình Ngôi Sao là tính kết nối chặt chẽ giữa các yếu tố. Mọi chính sách thiết kế đều có thể tác động đến hành vi và văn hóa tổ chức, nhưng chỉ khi chúng được thiết kế đồng bộ và nhất quán, chúng mới truyền đi thông điệp rõ ràng và hiệu quả.

Nhiều doanh nghiệp vẫn quá tập trung vào việc “vẽ sơ đồ tổ chức”, trong khi bỏ qua việc tái cấu trúc quy trình hay xây dựng hệ thống khen thưởng phù hợp. Trong môi trường kinh doanh hiện đại, cấu trúc không còn là yếu tố duy nhất quan trọng, mà chính là sự gắn kết giữa người – việc – động lực – thông tin – chiến lược.

Thiết kế để khắc phục nhược điểm cấu trúc

Mỗi mô hình tổ chức đều có ưu điểm – khuyết điểm. Ví dụ: mô hình phân quyền giúp phản ứng nhanh, nhưng dễ gây trùng lặp và thiếu đồng bộ. Ngược lại, mô hình tập trung hóa tăng hiệu quả chi phí, nhưng dễ xa rời thực tiễn.

Mô hình Ngôi Sao cho phép doanh nghiệp thiết kế lại các yếu tố còn lại để khắc phục hạn chế của cấu trúc đã chọn. Chẳng hạn: nếu chọn tập trung hóa bộ phận kỹ thuật số, có thể tạo các quy trình tham vấn ngang, thiết lập KPI dịch vụ nội bộ, bố trí nhân sự luân chuyển từ các phòng ban để đảm bảo tính kết nối với nhu cầu thực tế.

Kết luận

Mô hình Ngôi Sao không phải là một khuôn mẫu cố định, mà là khung tư duy linh hoạt để nhà quản trị thiết kế tổ chức phù hợp với chiến lược riêng biệt của mình. Trong bối cảnh thị trường liên tục biến động, chỉ những tổ chức biết điều chỉnh thiết kế một cách tổng thể – cân bằng giữa chiến lược, cấu trúc, quy trình, động lực và con người – mới có thể tồn tại và phát triển bền vững.

Link bài viết tham khảo: https://jaygalbraith.com/wp-content/uploads/2024/03/StarModel.pdf