KẾT HỢP KPI VÀ OKR: BÍ QUYẾT XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ MỤC TIÊU TOÀN DIỆN CHO DOANH NGHIỆP

Trong thời đại kinh tế biến động không ngừng, việc quản trị mục tiêu trở thành yếu tố sống còn đối với mọi doanh nghiệp. Các tổ chức không chỉ cần duy trì hiệu quả hoạt động thường ngày, mà còn phải liên tục đổi mới để bắt kịp xu hướng, tạo lợi thế cạnh tranh. Đây là lúc hai công cụ quản trị phổ biến – KPI (Key Performance Indicators) và OKR (Objectives and Key Results) – phát huy vai trò bổ trợ lẫn nhau.

Nhiều nhà lãnh đạo vẫn còn phân vân: Nên chọn KPI hay OKR? Trên thực tế, thay vì đặt hai khái niệm này ở vị thế đối lập, doanh nghiệp có thể kết hợp song song KPI và OKR để vừa đảm bảo tính ổn định, vừa tạo đà cho sự bứt phá.

Nếu ví doanh nghiệp là một chiếc xe, thì KPI chính là bộ đồng hồ đo vận hành, cho biết động cơ có chạy ổn định hay không; còn OKR chính là hệ thống định vị, giúp xe xác định hướng đi mới và chinh phục những con đường xa hơn.

KPI và OKR: Khác biệt ở mục tiêu, bổ trợ trong vận hành

Để kết hợp hiệu quả, trước tiên cần hiểu rõ bản chất của từng công cụ.

KPI là những chỉ số đo lường hiệu suất hiện tại. Chúng giúp doanh nghiệp trả lời câu hỏi: “Chúng ta đang vận hành thế nào?”. KPI mang tính ổn định, phản ánh tình trạng “sức khỏe” doanh nghiệp. Ví dụ: tỷ lệ chuyển đổi khách hàng, doanh thu hàng tháng, số hợp đồng ký kết.

OKR lại tập trung vào các mục tiêu đột phá. OKR giúp doanh nghiệp xác định hướng đi mới, trả lời câu hỏi: “Chúng ta muốn đi đâu, và bằng cách nào để đến đó?”. Ví dụ: mở rộng thị phần, ra mắt sản phẩm mới, cải thiện trải nghiệm người dùng.

Nói cách khác:

KPI = Duy trì vận hành ổn định

OKR = Thúc đẩy sự phát triển vượt trội

Ba phương pháp kết hợp KPI và OKR

1. Dùng KPI để duy trì – OKR để bứt phá

Một đội ngũ bán hàng có thể đặt KPI là “Đạt 1 tỷ đồng doanh thu mỗi tháng” để đảm bảo hoạt động kinh doanh thường xuyên. Song song đó, doanh nghiệp cần một OKR dài hạn hơn, chẳng hạn: “Mở rộng thị trường ra khu vực phía Bắc”, với các kết quả then chốt (Key Results) như:

Thiết lập 5 chi nhánh mới.

Tăng 15% thị phần tại khu vực này.

Tuyển dụng và đào tạo 20 nhân viên mới.

KPI giữ cho “bánh xe” vận hành trơn tru, còn OKR mở ra những cột mốc mới.

2. Biến KPI thành OKR khi cần cải thiện

Có những KPI không đạt mức mong muốn, và khi đó, việc chuyển chúng thành OKR sẽ giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực để cải thiện.

Ví dụ:

KPI hiện tại: Tỷ lệ giữ chân khách hàng = 70%.

OKR mới: “Cải thiện tỷ lệ giữ chân khách hàng” với các kết quả then chốt như:

Tăng tỷ lệ từ 70% lên 85%.

Triển khai chương trình khách hàng thân thiết.

Thu thập ít nhất 500 phản hồi từ khách hàng để tối ưu dịch vụ.

Nhờ vậy, một chỉ số “đang yếu” có thể trở thành động lực để toàn bộ đội ngũ cùng tập trung hành động.

3. Sinh KPI mới từ kết quả của OKR

Khi một OKR được thực hiện thành công, nó có thể mở ra những KPI mới để theo dõi hiệu quả lâu dài.

Ví dụ:

OKR: “Ra mắt thành công tính năng A trên ứng dụng”.

Sau khi hoàn thành, doanh nghiệp sẽ cần các KPI mới như:

Số lượt sử dụng tính năng A mỗi ngày.

Thời gian trung bình người dùng dành cho tính năng A.

Doanh thu phát sinh từ tính năng A.

Điều này giúp doanh nghiệp không chỉ “hoàn thành mục tiêu” mà còn duy trì và tối ưu hóa giá trị lâu dài từ mục tiêu đó.

Nguyên tắc vàng khi kết hợp KPI và OKR

Để tránh nhầm lẫn và quá tải, nhà quản trị cần ghi nhớ hai nguyên tắc quan trọng:

KPI để duy trì, OKR để phát triển

KPI giống như những “cam kết” bắt buộc để doanh nghiệp không trật nhịp. OKR đóng vai trò “thách thức”, tạo ra động lực đổi mới và bước tiến vượt bậc.

Không đặt quá nhiều mục tiêu cùng lúc

Một quý chỉ nên có từ 3–5 OKR quan trọng, mỗi OKR gắn với 3–4 kết quả then chốt. Việc ôm đồm quá nhiều mục tiêu sẽ khiến đội ngũ mất tập trung và giảm hiệu quả.

Vì sao doanh nghiệp nên áp dụng song song KPI và OKR?

Đảm bảo cân bằng: KPI giúp vận hành ổn định, OKR thúc đẩy sự đổi mới.

Tạo sự gắn kết: Khi OKR được truyền thông rõ ràng, nhân viên sẽ hiểu vì sao công việc hàng ngày (KPI) quan trọng trong việc đạt mục tiêu chung.

Nâng cao tinh thần đội ngũ: OKR thường mang tính tham vọng, tạo cảm giác thử thách, trong khi KPI tạo sự yên tâm về tiến độ và hiệu quả công việc.

Tăng khả năng cạnh tranh: Doanh nghiệp vừa duy trì ổn định vừa liên tục phát triển sẽ dễ dàng chiếm ưu thế trước đối thủ.

Kết luận

Trong hành trình phát triển, không doanh nghiệp nào có thể chỉ “chạy đều” mà không bứt phá, hoặc chỉ mải mê chạy nhanh mà quên mất sự ổn định. KPI và OKR cần được nhìn nhận như một cặp công cụ song hành, bổ sung cho nhau trong quản trị mục tiêu.

KPI giữ cho tổ chức vận hành hiệu quả và ổn định; OKR mở ra những bước tiến mới, giúp doanh nghiệp chạm đến những cột mốc lớn lao hơn. Khi biết cách kết hợp khéo léo, doanh nghiệp không chỉ đứng vững trước thử thách mà còn liên tục tăng trưởng, đổi mới và khẳng định vị thế trên thị trường.