Cách Xây Dựng Nội Quy Công Ty Không Phải HR Nào Cũng Biết

Muốn tạo dựng được một môi trường làm việc chuyên nghiệp, gắn kết được giữa các bộ phận nhân viên, các doanh nghiệp cần thiết phải có nội quy công ty. Nó giống như một tấm bản lề quyết định doanh nghiệp có đang đi đúng theo định hướng hay không. 

1. Bản chất của nội quy công ty 

Nội quy công ty có thể hiểu chính là một loại nội quy lao động. Nó là văn bản được các doanh nghiệp - người sử dụng lao động thiết lập và ban hành. Các quy định về quy tắc xử sự yêu cầu người lao động có trách nhiệm phải tuân thủ khi tham gia vào các quy trình cũng như mối quan hệ làm việc.

Thông qua nội quy công ty, doanh nghiệp xác lập được trật tự lao động, chuẩn mực chung trong một hệ thống, tổ chức. 

2. Những lý do cần có nội quy công ty

Không phải tự nhiên nội quy công ty lại được thành lập, ban hành và thực thi. Có rất nhiều lý do cho thấy đây là việc làm cần thiết và đánh dấu sự quan trọng đặc biệt. 

Tính pháp lý 

Về mặt pháp lý luật hiện hành, bất kể doanh nghiệp nào thành lập cũng đều phải có nội quy lao động được hiện thực hóa bằng văn bản. Trong Bộ luật lao động năm 2019, Điều 118 nêu rõ: các doanh nghiệp có từ 10 lao động trở lên đều bắt buộc phải có nội quy lao động đầy đủ, rõ ràng, minh bạch. 

Các văn phải phải đăng ký tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động, thấp nhất là cấp tỉnh để được thông qua và có hiệu lực pháp luật. Nếu không ban hành văn bản quy định nội quy, doanh nghiệp có thể bị phạt theo Khoản 2 Điều 18 Nghị định 28/2020/NĐ-CP. Cụ thể phạt tiền từ 5.000.000đ - 10.000.000đ nếu vi phạm một trong những hành vi sau đây:

1. KHông có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng 10 người lao động trở lên;
2. Sử dụng nội quy lao động không đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh như đã quy định;
3. Sử dụng nội quy lao động hết hiệu lực.
4. Xử lý kỷ luật lao động, bồi thường thiệt hại không đúng trình tự, thủ tục, thời hiệu theo quy định của pháp luật;
5. Tạm đình chỉ công việc với người lao động không đúng quy định của pháp luật. 

Nội quy lao động đảm bảo kỷ luật 

Có thể thấy, nội quy lao động chính là cơ sở để các doanh nghiệp thực thi các quyền quản lý. Nó yêu cầu các nhân viên các cấp đều phải thực hiện theo đúng quy tắc, cần thiết phải giải trình rõ ràng nếu trong trường hợp không thực hiện đúng. Đồng thời, đảm bảo hạn chế tối đa cho công ty không bị vi phạm các luật pháp đã được quy định. 

Định hướng văn hóa nội bộ 

Thông qua các nội quy công ty, trong đó có nhiều loại tài liệu tham khảo cho nhân viên giúp hỗ trợ công việc hàng ngày của họ được tốt nhất. Đây là công cụ giúp quản lý, định hướng lối sống và cách hành xử cho toàn bộ nhân viên của công ty. Từ đó, nâng cao giá trị cốt lõi của công ty.

Gắn kết nhân viên 

Nội quy giống như một chất keo giúp gắn kết các nhân viên lại với nhau. Giúp cho tất cả mọi người có thể thống nhất được các vấn đề chung, đánh giá và có định hướng hành động. Các loại nội quy có thể là yếu tố chính giúp mọi người hòa nhập và thống nhất về quan điểm, hạn chế tối đa những vụ xung đột.

3. Cách thức xây dựng nội quy công ty 

Khi xây dựng nội quy công ty, cần đảm bảo thực hiện đầy đủ những bước dưới đây:

Bước 1: Xây dựng nội quy công ty 

Trong nội quy công ty, cần phải có một số những nội dung cụ thể để đảm bảo bảo vệ quyền lợi cho người lao động cũng như của chính doanh nghiệp:

• Quy định Hợp đồng thử việc: Pháp luật không quy định người lao động phải thông báo trước bao nhiêu ngày nếu có ý định nghỉ việc trong thời gian thử việc. CHính vì vậy, hạng mục này doanh nghiệp không cần thiết phải đưa vào trong nội quy. Trong thời gian thử việc, hai bên đều có quyền hủy bỏ thỏa thuận mà không cần báo trước cũng như phải bồi thường.
• Các hình thức xử lý, kỷ luật lao động: Theo Điều 124 của Bộ luật lao động năm 2019, các hình thức xử lý kỷ luật bao gồm khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức, sa thải. Nếu có thêm hạng mục nào khác phát sinh đều là trái với pháp luật. Như vậy, doanh nghiệp không nên thêm thắt hình thức xử lý bởi có thể bị phạt từ 6.000.000đ - 14.000.000đ. 
• Hoàn trả chi phí đào tạo của người lao động: Có hiện tượng một số doanh nghiệp yêu cầu người lao động phải có trách nhiệm chi trả chi phí đào tạo khi nghỉ việc trước thời hạn. Tuy nhiên, theo quy định thì hoàn toàn không có điều khoản này, người nghỉ chỉ cần bồi thường khi đơn phương chấm dứt hợp đồng. 
• Quy định về làm thêm giờ: Nhân viên làm thêm giờ phải có sự đồng ý của chính bản thân họ. Đặc biệt, phải đảm bảo đủ các điều kiện về số giờ làm thêm tại Khoản 2 điều 107 Bộ Luật Lao động 2019. 

Những nội dung bắt buộc phải có trong Nội quy bao gồm: Thời gian làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, trật tự tại nơi làm việc, An toàn lao động, vệ sinh lao động, bảo vệ tài sản, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ người sử dụng và các hành vi vi phạm khác. 

Bước 2: Thống nhất ý kiến trong doanh nghiệp

Sau khi đã xây dựng xong hệ thống nội quy công ty, cần có sự nhất quán giữa các hệ thống, bộ phận với nhau. Bao gồm: Ban lãnh đạo công ty, ban chấp hành công đoàn, nhân viên doanh nghiệp. 

Bước 3: Đăng ký nội quy lao động 

Trong khoảng 10 ngày sau khi ban hành nội quy lao động, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký Nội quy lao động tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh. Hồ sơ sẽ bao gồm:

• Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;
• Nội quy lao động;
• Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở với nơi tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;
• Các văn bản của doanh nghiệp có quy định liên quan đến kỷ luật lao động (nếu có)

Hồ sơ được chia làm 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản và sẽ được xử lý trong thời gian 07 ngày. Sau khi hoàn thiện, tiến hành đưa nội quy công ty và doanh nghiệp thông qua các thông báo và cập nhật lưu trữ chính sách của doanh nghiệp.

Nội quy công ty là chìa khóa giúp cho doanh nghiệp luôn giữ được kỷ luật, văn hóa và gắn kết nhân viên. Đây là văn bản mang tính chất quản lý không thể thiếu ở tất cả mọi tổ chức.