BA TRIỆU CHỨNG DOANH NGHIỆPNGHIỆP CẦN KIỂM TOÁN NHÂN SỰ NGAY: CHỒNG CHÉO CÔNG VIỆC, HIỆU SUẤT GIẢM VÀ TỈ LỆ NGHỈ VIỆC CAO 

Ba triệu chứng tưởng riêng lẻ nhưng thực chất đang cảnh báo một vấn đề lớn trong hệ thống quản trị nhân sự.

Trong nhiều doanh nghiệp, tình trạng nhân viên nghỉ việc liên tục, hiệu suất làm việc ngày càng giảm hoặc các phòng ban thường xuyên xảy ra tranh cãi về trách nhiệm thường được xử lý như những vấn đề riêng lẻ.

Khi nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp tập trung tuyển người mới. Khi hiệu suất giảm, nhà quản lý yêu cầu nhân viên tăng tốc hoặc siết KPI. Khi công việc chồng chéo, doanh nghiệp tổ chức thêm các cuộc họp để phân chia lại nhiệm vụ.

Tuy nhiên, những giải pháp mang tính xử lý từng phần thường chỉ giúp doanh nghiệp giảm áp lực trong ngắn hạn. Sau một thời gian, tình trạng cũ tiếp tục quay trở lại, thậm chí nghiêm trọng hơn.

Bởi trên thực tế, chồng chéo công việc, hiệu suất giảm và tỷ lệ nghỉ việc cao không phải lúc nào cũng là ba vấn đề độc lập. Trong nhiều trường hợp, đây chính là ba triệu chứng cho thấy hệ thống quản trị nhân sự của doanh nghiệp đang tồn tại những lỗ hổng cần được kiểm tra và đánh giá một cách toàn diện.

Đó cũng là lúc doanh nghiệp cần thực hiện kiểm toán nhân sự, hay HR Audit.

Kiểm toán nhân sự không đơn thuần là rà soát hồ sơ nhân viên, kiểm tra việc thực hiện quy định lao động hay đối chiếu các quy trình hành chính nhân sự. HR Audit là quá trình đánh giá một cách có hệ thống về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quy trình vận hành, chính sách nhân sự, hệ thống đánh giá hiệu quả công việc, cơ chế thu nhập và các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả quản trị con người.

Thông qua quá trình này, doanh nghiệp có thể nhìn thấy rõ những vấn đề đang tồn tại nằm ở đâu, nguyên nhân xuất phát từ đâu và đâu mới là điểm cần ưu tiên xử lý.

Vòng luẩn quẩn giữa chồng chéo công việc, hiệu suất giảm và tỷ lệ nghỉ việc cao

Một hệ thống quản trị nhân sự có lỗ hổng thường không tạo ra một vấn đề duy nhất. Các vấn đề có xu hướng liên kết với nhau và tạo thành một vòng luẩn quẩn.

Điểm bắt đầu có thể là việc phân công công việc không rõ ràng.

Nhiều nhân viên cùng thực hiện một nhiệm vụ nhưng không xác định ai là người chịu trách nhiệm cuối cùng. Ngược lại, có những đầu việc quan trọng nhưng khi xảy ra sự cố lại không ai nhận trách nhiệm vì nhiệm vụ đó không được quy định cụ thể thuộc về cá nhân hoặc bộ phận nào.

Khi trách nhiệm không rõ ràng, nhân viên bắt đầu dành nhiều thời gian để hỏi nhau xem ai sẽ thực hiện công việc, ai có quyền quyết định hoặc ai phải chịu trách nhiệm khi kết quả không đạt yêu cầu.

Công việc vì thế bị chậm trễ. Các cuộc họp tăng lên. Mâu thuẫn giữa các phòng ban xuất hiện nhiều hơn.

Sau một thời gian, hiệu suất làm việc bắt đầu giảm.

Nhân viên không còn tập trung toàn bộ năng lượng vào việc tạo ra kết quả. Một phần thời gian và nguồn lực bị tiêu tốn vào việc xử lý các vấn đề nội bộ, tranh luận về trách nhiệm hoặc thực hiện lại những công việc đã có người khác làm trước đó.

Khi hiệu suất không đạt, áp lực từ cấp quản lý tiếp tục gia tăng. Nhân viên có thể bị yêu cầu hoàn thành nhiều công việc hơn trong khi những nguyên nhân cốt lõi của sự kém hiệu quả chưa được xử lý.

Áp lực kéo dài, khối lượng công việc tăng lên và môi trường làm việc thường xuyên xảy ra xung đột sẽ khiến những nhân sự có năng lực bắt đầu cân nhắc rời khỏi doanh nghiệp.

Khi tỷ lệ nghỉ việc tăng, những nhân viên còn lại phải tiếp nhận thêm công việc của người đã nghỉ. Nếu doanh nghiệp chưa có hệ thống phân công và quy trình vận hành rõ ràng, khối lượng công việc mới tiếp tục bị phân chia một cách thiếu hợp lý.

Từ đó, tình trạng chồng chéo công việc trở nên nghiêm trọng hơn.

Đây chính là vòng luẩn quẩn khiến doanh nghiệp càng tuyển nhiều người nhưng vẫn thiếu nhân sự, càng yêu cầu tăng hiệu suất nhưng kết quả lại không được cải thiện và càng ban hành thêm quy định nhưng nội bộ lại càng trở nên phức tạp.

Chồng chéo công việc: Dấu hiệu đầu tiên cho thấy doanh nghiệp chưa xác lập rõ trách nhiệm

Chồng chéo công việc là một trong những vấn đề phổ biến tại các doanh nghiệp đang trong quá trình tăng trưởng hoặc thay đổi cơ cấu tổ chức.

Ở giai đoạn đầu, một nhân sự có thể đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ khác nhau. Điều này giúp doanh nghiệp linh hoạt và tiết kiệm nguồn lực. Tuy nhiên, khi quy mô nhân sự tăng lên, cách làm việc dựa trên sự linh hoạt cá nhân nếu không được chuẩn hóa sẽ nhanh chóng tạo ra sự chồng chéo.

Biểu hiện dễ nhận thấy nhất là nhiều người cùng làm một việc.

Ví dụ, bộ phận Marketing và Kinh doanh cùng tiếp cận một khách hàng nhưng không có quy định rõ ràng về việc ai là người chịu trách nhiệm chính. Hoặc bộ phận Hành chính và Nhân sự cùng quản lý một nhóm công việc nhưng mỗi bên lại thực hiện theo một quy trình khác nhau.

Một biểu hiện khác nguy hiểm hơn là không ai nhận trách nhiệm khi xảy ra vấn đề.

Khi một dự án chậm tiến độ, các bộ phận có thể cho rằng nguyên nhân xuất phát từ phòng ban khác. Khi một khách hàng không hài lòng, nhiều người tham gia xử lý nhưng không xác định được ai là người chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả.

Nguyên nhân của tình trạng này thường bắt đầu từ việc mô tả công việc chưa rõ ràng.

Nhiều doanh nghiệp xây dựng JD chỉ để phục vụ tuyển dụng. Sau khi nhân viên được tuyển vào làm việc, JD không được sử dụng như một công cụ quản trị. Nội dung mô tả công việc mang tính chung chung, không xác định rõ phạm vi trách nhiệm, quyền hạn và kết quả đầu ra mà vị trí cần đạt được.

Bên cạnh đó, sự phát triển của doanh nghiệp có thể khiến ranh giới giữa các phòng ban thay đổi nhưng cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ không được cập nhật tương ứng.

Một nguyên nhân khác đến từ phong cách quản lý. Có những cấp quản lý can thiệp quá sâu vào công việc của nhân viên, khiến quyền hạn và trách nhiệm giữa các cấp bị lẫn lộn. Ngược lại, việc buông lỏng quản lý cũng khiến nhân viên tự xác định phạm vi công việc theo cách riêng của mình.

Hậu quả của chồng chéo công việc không chỉ là mất thời gian.

Doanh nghiệp phải trả chi phí cho những công việc được thực hiện nhiều lần. Các cuộc họp gia tăng nhưng quyết định vẫn chậm được đưa ra. Nhân viên dần hình thành tâm lý làm việc cầm chừng vì cho rằng kết quả cuối cùng không hoàn toàn thuộc trách nhiệm của mình.

Về lâu dài, tình trạng này làm giảm tính chủ động và khiến văn hóa chịu trách nhiệm trong doanh nghiệp bị suy yếu.

Hiệu suất giảm không phải lúc nào cũng xuất phát từ năng lực của nhân viên

Khi doanh nghiệp không đạt được mục tiêu kinh doanh hoặc dự án liên tục chậm tiến độ, phản ứng đầu tiên của nhiều nhà quản lý là đánh giá lại năng lực nhân viên.

Tuy nhiên, năng lực cá nhân chỉ là một trong nhiều yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc.

Một nhân viên có năng lực vẫn có thể tạo ra kết quả thấp nếu không biết mục tiêu ưu tiên của mình là gì, không có đủ nguồn lực để thực hiện công việc hoặc phải dành quá nhiều thời gian xử lý các vấn đề phát sinh từ hệ thống.

Hiệu suất giảm thường được thể hiện qua việc tiến độ công việc chậm, chất lượng đầu ra không đạt yêu cầu, mục tiêu KPI không hoàn thành hoặc doanh nghiệp phải thường xuyên yêu cầu nhân viên làm thêm giờ để xử lý công việc tồn đọng.

Nguyên nhân đầu tiên có thể đến từ việc nhân viên thiếu định hướng.

Nếu doanh nghiệp không xác định rõ mục tiêu của từng bộ phận và từng vị trí, nhân viên có thể hoàn thành rất nhiều công việc nhưng những công việc đó lại không đóng góp trực tiếp vào mục tiêu chung.

Tình trạng này thường xảy ra khi KPI được xây dựng nhưng không liên kết với chiến lược kinh doanh hoặc khi nhân viên được giao quá nhiều chỉ tiêu mà không có sự ưu tiên rõ ràng.

Nguyên nhân tiếp theo là sự tiêu hao năng lượng vào những vấn đề nội bộ.

Một nhân viên có thể mất hàng giờ để chờ phê duyệt, tìm kiếm thông tin, trao đổi qua nhiều cấp hoặc giải quyết tranh cãi giữa các phòng ban. Những khoảng thời gian này thường không được ghi nhận trong báo cáo hiệu suất nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất thực tế.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp thiếu quy trình làm việc chuẩn cũng là nguyên nhân phổ biến.

Nếu mỗi nhân viên thực hiện cùng một công việc theo một cách khác nhau, doanh nghiệp sẽ phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm cá nhân. Khi nhân sự nghỉ việc hoặc thay đổi vị trí, kiến thức và phương pháp làm việc có thể bị mất theo.

Đó là lý do vì sao doanh nghiệp không nên chỉ đặt câu hỏi nhân viên có đang làm đủ nhanh hay không.

Một câu hỏi quan trọng hơn là hệ thống hiện tại có đang giúp nhân viên làm việc hiệu quả hay đang tạo thêm những rào cản không cần thiết.

Kiểm toán nhân sự giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất không chỉ từ góc độ kết quả cá nhân mà còn từ góc độ hệ thống.

Thông qua việc rà soát cơ cấu tổ chức, quy trình, chức năng nhiệm vụ, KPI và cơ chế phối hợp, doanh nghiệp có thể xác định chính xác những điểm nghẽn đang làm giảm hiệu suất chung.

Tỷ lệ nghỉ việc cao là cảnh báo về sức khỏe của hệ thống nhân sự

Một số doanh nghiệp xem việc nhân viên nghỉ việc là điều bình thường và tập trung chủ yếu vào việc tuyển người thay thế.

Tuy nhiên, khi tỷ lệ nghỉ việc tăng liên tục hoặc những nhân sự có năng lực thường xuyên rời đi, doanh nghiệp cần nhìn nhận đây là một tín hiệu cần được phân tích nghiêm túc.

Mỗi nhân viên nghỉ việc không chỉ tạo ra một vị trí trống.

Doanh nghiệp còn phải chịu chi phí tuyển dụng, chi phí đào tạo, thời gian làm quen công việc và nguy cơ gián đoạn hoạt động. Quan trọng hơn, khi một nhân sự giàu kinh nghiệm rời đi, doanh nghiệp có thể mất đi tri thức, mối quan hệ và kinh nghiệm tích lũy trong quá trình làm việc.

Tỷ lệ nghỉ việc cao thường bắt đầu từ nhiều nguyên nhân.

Môi trường làm việc căng thẳng kéo dài là một trong số đó. Nhân viên liên tục phải xử lý công việc phát sinh, chịu áp lực từ nhiều cấp quản lý hoặc thường xuyên xảy ra mâu thuẫn với các bộ phận khác.

Một nguyên nhân khác là sự mất cân bằng giữa thu nhập và khối lượng công việc thực tế.

Khi phạm vi công việc của một vị trí liên tục mở rộng nhưng thu nhập, quyền hạn và cơ hội phát triển không thay đổi, nhân viên sẽ cảm thấy những nỗ lực của mình không được ghi nhận tương xứng.

Bên cạnh đó, thiếu lộ trình phát triển cũng là lý do khiến nhân sự giỏi rời đi.

Nhân viên có thể chấp nhận áp lực trong một giai đoạn nhất định nếu họ nhìn thấy cơ hội phát triển. Nhưng khi không biết mình có thể tiến đến vị trí nào trong tương lai hoặc những tiêu chí nào cần đạt được để được tăng lương, thăng chức, động lực gắn bó sẽ giảm dần.

Vì vậy, khi tỷ lệ nghỉ việc cao, doanh nghiệp không nên chỉ tập trung vào câu hỏi làm thế nào để tuyển nhanh hơn.

Câu hỏi cần được đặt ra là vì sao nhân viên lại rời đi và liệu những nguyên nhân đó có đang tiếp tục tồn tại với những nhân sự hiện tại hay không.

HR Audit giúp doanh nghiệp tìm ra nguyên nhân thay vì chỉ xử lý triệu chứng

Một trong những sai lầm phổ biến trong quản trị nhân sự là giải quyết vấn đề dựa trên những gì dễ nhìn thấy.

Nhân viên nghỉ việc thì tuyển thêm người. Hiệu suất giảm thì tăng KPI. Công việc chồng chéo thì tổ chức họp và phân công lại.

Những giải pháp này có thể cần thiết nhưng chưa chắc đã giải quyết được nguyên nhân gốc rễ.

Kiểm toán nhân sự giúp doanh nghiệp nhìn toàn bộ hệ thống thay vì chỉ nhìn từng sự việc riêng lẻ.

Quá trình này có thể bắt đầu bằng việc đánh giá cơ cấu tổ chức để xác định doanh nghiệp đang phân bổ nguồn lực có hợp lý hay không. Tiếp theo là rà soát chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng phòng ban, từng vị trí.

Doanh nghiệp cũng cần xem xét hệ thống mô tả công việc để xác định nhân viên có hiểu rõ mình phải chịu trách nhiệm về kết quả nào hay không.

Quy trình vận hành giữa các phòng ban cần được kiểm tra nhằm phát hiện những điểm nghẽn, bước công việc trùng lặp hoặc những công đoạn không tạo ra giá trị.

Hệ thống KPI và đánh giá hiệu suất cũng cần được xem xét để đảm bảo chỉ tiêu của từng cá nhân có sự liên kết với mục tiêu của bộ phận và chiến lược chung của doanh nghiệp.

Cuối cùng, các chính sách về thu nhập, đãi ngộ, phát triển nghề nghiệp và giữ chân nhân tài cần được đánh giá dựa trên thực tế vận hành thay vì chỉ dựa trên quy định trên giấy tờ.

Kết quả của HR Audit không chỉ là một danh sách các lỗi cần sửa.

Quan trọng hơn, doanh nghiệp có thể xác định được mối liên hệ giữa các vấn đề và xây dựng thứ tự ưu tiên phù hợp.

Có những doanh nghiệp cần tái thiết kế cơ cấu tổ chức trước khi xây KPI. Có những doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình trước khi tuyển thêm nhân sự. Cũng có những trường hợp vấn đề không nằm ở số lượng nhân viên mà nằm ở cách doanh nghiệp phân bổ công việc và quyền hạn.

Ba giải pháp nền tảng để doanh nghiệp bắt đầu tái thiết hệ thống quản trị nhân sự

Bước đầu tiên là minh bạch hóa mô tả công việc và trách nhiệm của từng vị trí.

Mỗi vị trí cần được xác định rõ mục tiêu công việc, phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ phối hợp và kết quả đầu ra cần đạt được.

Doanh nghiệp cũng cần xác định rõ ai là người chịu trách nhiệm chính đối với từng công việc quan trọng. Việc phân công không nên dừng lại ở câu hỏi ai thực hiện mà cần làm rõ ai có quyền quyết định, ai chịu trách nhiệm cuối cùng và ai là những bên cần phối hợp.

Bước thứ hai là tái cấu trúc và chuẩn hóa quy trình làm việc.

Một quy trình hiệu quả cần xác định rõ điểm bắt đầu, các bước thực hiện, trách nhiệm của từng bộ phận, thời gian xử lý và kết quả bàn giao.

Việc chuẩn hóa quy trình giúp giảm sự phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân và hạn chế tình trạng mỗi người làm việc theo một cách riêng.

Bước thứ ba là đánh giá và lắng nghe nhân viên.

Dữ liệu về tỷ lệ nghỉ việc, năng suất hoặc KPI có thể cho doanh nghiệp biết điều gì đang xảy ra, nhưng để hiểu tại sao vấn đề xảy ra, doanh nghiệp cần lắng nghe những người trực tiếp tham gia vào hệ thống.

Các cuộc trao đổi với nhân viên và quản lý có thể giúp phát hiện những vấn đề mà báo cáo số liệu chưa phản ánh, chẳng hạn như quy trình phê duyệt quá phức tạp, sự chồng chéo giữa các cấp quản lý hoặc khối lượng công việc thực tế vượt xa phạm vi ban đầu của vị trí.

Thông tin thu thập được cần được sử dụng để điều chỉnh hệ thống thay vì chỉ phục vụ cho việc đánh giá cá nhân.

Khi nào doanh nghiệp nên thực hiện kiểm toán nhân sự?

Doanh nghiệp không nhất thiết phải chờ đến khi xảy ra khủng hoảng mới bắt đầu kiểm toán nhân sự.

HR Audit nên được xem là một hoạt động đánh giá định kỳ nhằm kiểm tra mức độ phù hợp giữa hệ thống quản trị nhân sự và giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp đang xuất hiện đồng thời các dấu hiệu như nhân sự nghỉ việc liên tục, hiệu suất không cải thiện dù đã tăng cường quản lý hoặc nhiều phòng ban thường xuyên xảy ra tranh cãi về trách nhiệm, việc rà soát hệ thống cần được thực hiện sớm.

Đặc biệt, khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, tái cấu trúc, thay đổi chiến lược kinh doanh hoặc xuất hiện nhiều vị trí quản lý mới, hệ thống nhân sự cũ có thể không còn phù hợp.

Một mô hình từng vận hành hiệu quả với vài chục nhân viên có thể trở nên thiếu kiểm soát khi doanh nghiệp tăng lên vài trăm người.

Nếu không được kiểm tra và điều chỉnh kịp thời, những lỗ hổng nhỏ trong hệ thống có thể phát triển thành các vấn đề lớn liên quan đến hiệu suất, chi phí và khả năng giữ chân nhân tài.

Kết luận

Chồng chéo công việc, hiệu suất giảm và tỷ lệ nghỉ việc cao không chỉ là những vấn đề nhân sự riêng lẻ.

Khi ba dấu hiệu này xuất hiện đồng thời hoặc lặp đi lặp lại trong thời gian dài, doanh nghiệp cần đặt câu hỏi liệu hệ thống quản trị hiện tại có đang thực sự hỗ trợ nhân viên và hoạt động kinh doanh hay không.

Tuyển thêm người không phải lúc nào cũng giải quyết được tình trạng thiếu nhân sự. Tăng KPI cũng không phải lúc nào giúp hiệu suất được cải thiện. Và tổ chức thêm các cuộc họp chưa chắc có thể xử lý tình trạng chồng chéo công việc.

Muốn giải quyết vấn đề một cách bền vững, doanh nghiệp cần nhìn sâu hơn vào nguyên nhân gốc rễ.

Kiểm toán nhân sự là cơ hội để HR, HRBP, C&B, chuyên viên hành chính nhân sự, HRM và CEO đánh giá lại toàn bộ hệ thống từ cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quy trình vận hành cho đến hệ thống KPI, chính sách thu nhập và chiến lược giữ chân nhân tài.

Một hệ thống nhân sự tốt không chỉ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro. Quan trọng hơn, đó là nền tảng để mỗi nhân sự hiểu rõ mình cần làm gì, có quyền hạn đến đâu, chịu trách nhiệm về kết quả nào và đóng góp như thế nào vào mục tiêu chung.

Khi những vấn đề về con người, công việc và hiệu suất bắt đầu xuất hiện cùng lúc, doanh nghiệp có thể không cần thêm một giải pháp chữa cháy.

Điều doanh nghiệp cần trước tiên có thể là một cuộc kiểm toán nhân sự đủ sâu để nhìn thấy chính xác những lỗ hổng đang tồn tại trong toàn bộ hệ thống.

🔥 ĐĂNG KÝ THAM GIA VỚI CHỦ ĐỀ HR AUDIT TRONG 1 BUỔI VỚI CHUYÊN GIA TẠI ĐÂY!