XÁC MINH THÔNG TIN ỨNG VIÊN HIỆU QUẢ

XÁC MINH THÔNG TIN ỨNG VIÊN HIỆU QUẢ

• Trước khi quyết định tuyển dụng, tiếp nhận một nhân viên mới – người sẽ tạo ra giá trị cho doanh nghiệp, sở hữu thông tin, bí mật kinh doanh, nắm giữ tài chính (nếu có) của công ty thì rất cần thiết phải “check reference”.
  
  Chúng ta sẽ làm sáng tỏ thêm kinh nghiệm, kỹ năng, trình độ học vấn, và tính cách của ứng viên thông qua các kênh tham khảo: Nhà quản lý cũ, đồng nghiệp cũ, bạn bè ứng viên. Nhà tuyển dụng sẽ kiểm tra được tính chân thật của những thông tin mà ứng viên cung cấp và có cái nhìn toàn diện về ứng viên.
  
  MỤC ĐÍCH
• Xác minh thông tin ứng viên (reference checking) là công cụ hiệu quả để quyết định việc lựa chọn giữa các ứng viên có trình độ tương đương nhau hoặc loại bỏ các ứng viên không phù hợp với văn hóa tổ chức của doanh nghiệp.
  
  Lấp đầy các khoảng trống thông tin.
  
  
• Chứng thực thông tin: Những gì mà ứng viên đã nói về kinh nghiệm làm việc của mình: Họ làm việc ở đâu, trong bao lâu, vị trí công việc cuối cùng và các nhiệm vụ đặc biệt mà họ đã hoàn thành.
  
  Khám phá các khía cạnh tính cách khác của ứng viên: Những thành công và thất bại, thói quen nghề nghiệp, điểm mạnh và điểm yếu,… của ứng viên.
  
  QUY TRÌNH THỰC HIỆN
  1/ Thời điểm tốt nhất:
  Sau các cuộc phỏng vấn giai đoạn đầu tiên, khi đã thu hẹp danh sách nhân viên tiềm năng.
  
  Khi gần hoàn tất quy trình tuyển dụng và chuẩn bị ra quyết định.
  
  Trường hợp đặc biệt, khi phân vân một chi tiết nào đó trong cuộc phỏng vấn, hãy kiểm tra giả định của mình bằng cách liên hệ luôn với người tham khảo.
  
  2/ Cách thực hiện tốt nhất:
• Bằng văn bản hoặc qua điện thoại, gặp mặt trực tiếp.
  
  
• ham chiếu hai giai đoạn: Hình thức yêu cầu qua văn bản (email, SMS,..) để xác minh các chi tiết cơ bản sớm, sau đó là các cuộc trò chuyện qua điện thoại chi tiết.
  
  
• Sau cùng, cuộc gặp mặt trực tiếp có thể sẽ được thiết lập nếu ứng viên là ứng cử cho một vị trí quan trọng hoặc họ thật sự rất tiềm năng.
  
  3/ Người cần gặp:
• Một người quản lý trực tiếp trước đây của ứng viên là lựa chọn tốt nhất, ngay cả khi họ đã rời khỏi tổ chức, vì họ sẽ có kinh nghiệm trực tiếp về việc quản lý ứng viên sâu sát trong một khoảng thời gian.
  
  
• Các nguồn tài liệu tham khảo cá nhân đính kèm trong hồ sơ của ứng viên. Những tương tác với bạn bè hoặc đồng nghiệp trên mạng xã hội rất có thể bộc lộ tính cách, quan điểm hay thái độ sống của ứng viên.
• Các chia sẻ công khai của họ trên mạng xã hội phần nào cũng nói lên mối quan tâm của họ.
  
  4/ Các bước thực hiện:
• Khi thực hiện xác minh thông tin, được sự đồng ý của ứng viên để đảm bảo rằng sự đối chiếu thông tin không xâm phạm dữ liệu cá nhân, quyền riêng tư của họ hoặc ảnh hưởng đến vị trí hiện tại của họ ở một công ty khác.
• Lên một danh sách những điều bạn cần hiểu rõ hơn về ứng viên.
• Trước đó, nhớ giới thiệu bản thân và vị trí bạn cần tuyển dụng, hỏi xem người đó có đang có thời gian rảnh để trao đổi cùng bạn về vấn đề này không. Có thể gửi thư ngỏ trước khi thực hiện một cuộc điện thoại. Sau đó, hãy lắng nghe câu chuyện và ghi chú cẩn thận thông tin được cung cấp.
• Vì người tham khảo đã dành thời gian ghi nhớ, phác thảo thông tin lại với bạn, nên hãy đánh giá cao sự giúp đỡ của họ và cảm ơn họ sau cuộc trò chuyện.
  
  5/ Một số các câu hỏi “check reference” tùy biến theo từng vị trí, trường hợp:

• Các nhiệm vụ chính của ứng viên là gì?
• Ứng viên thể hiện kỹ năng lãnh đạo và kỹ năng cộng tác của mình như thế nào?
• Anh/chị có thể cho biết một vài dự án nhóm mà ứng viên đã tham gia không? Vai trò của họ là gì và họ cộng tác với đồng nghiệp như thế nào?
• Ứng viên phản hồi như thế nào khi được góp ý?
• Anh/chị nghĩ ứng viên có điểm mạnh hay kỹ năng nào nổi bật?
• Ứng viên xử lý các tình huống căng thẳng như thế nào? Xin đưa ra các ví dụ cụ thể.
• Ứng viên có hành vi nào ảnh hưởng đến hiệu quả công việc không? (ví dụ như: đi làm trễ, không kịp deadline hoặc tranh cãi với đồng nghiệp).
• Trách nhiệm chính của ứng viên trong vai trò cuối cùng của anh/cô ấy là gì?
• Ứng viên cho thấy anh/cô ấy đã xử lý tốt một tình huống cụ thể như thế nào?
• Ứng viên hòa nhập với môi trường tập thể như thế nào?
• Lý do rời đi của ứng viên là gì?
• Anh/chị có nghĩ ứng viên có thể đảm nhận vai trò cao hơn không? Tại sao?
• Anh/chị có nghĩ rằng ứng viên đủ điều kiện cho vai trò mới này?

Nếu được lựa chọn, anh/chị có muốn tiếp tục làm việc với ứng viên không?
Nguồn: (St & tổng hợp)