Thiết kế tổ chức & vai trò của Thiết kế tổ chức với doanh nghiệp

Để thích ứng với sự thay đổi của thị trường, một trong những biện pháp doanh nghiệp cần cân nhắc thực hiện là thiết kế tổ chức. Nhưng làm thế nào để tổ chức hiệu quả mà không ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh hiện tại?Thiết kế tổ chức là một trong các hoạt động cần có của doanh nghiệp

1. Khái niệm thiết kế tổ chức 

Đầu tiên chúng ta cùng đi tìm hiểu rõ xem tổ chức là gì? thiết kế tổ chức là như thế nào?

1.1. Tổ chức và cơ cấu tổ chức là gì?

Tổ chức được định nghĩa là một nhóm gồm hai hoặc nhiều người cùng làm việc trong một cấu trúc cụ thể để đạt được mục tiêu chung.

Từ đó, cơ cấu tổ chức được định nghĩa như một bức tranh trực quan về công ty. Trong đó, mỗi người đều có vai trò, quyền hạn – trách nhiệm, sắp xếp theo thứ bậc và phải phối hợp hiệu quả cùng nhau cho doanh nghiệp phát triển.

1.2. Thế nào là thiết kế tổ chức?

Thiết kế tổ chức là quá trình lựa chọn và thực hiện một cơ cấu tổ chức phù hợp với chiến lược, điều kiện và môi trường của tổ chức. Do đó, thiết kế tổ chức bắt đầu với những chủ đề cơ bản nhất. Nó bao gồm mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ đối với từng vị trí việc làm, chủ trương công tác, phương thức hoạt động của chức danh và phương thức hoạt động,…

Thiết kế tổ chức từ lâu đã được coi là một công việc phức tạp và tẻ nhạt. Theo khảo sát của McKinsey & Company, chưa đến 25% nỗ lực thiết kế lại công ty thành công, 44% sau đó bị quá tải, một phần tư không đạt được mục tiêu hoặc hiệu quả hoạt động của công ty không cải thiện.

Chính vì vậy, người lãnh đạo cần hiểu rõ cơ cấu của doanh nghiệp cũng như các nguyên tắc tái thiết kế tổ chức quan trọng để thực hiện thành công.

III. Yếu tố của một cơ cấu tổ chức

1. Chuyên môn hóa

Chuyên môn hóa là quá trình xác định các nhiệm vụ cụ thể và ủy quyền giao việc cho các cá nhân hoặc nhóm chuyên môn để thực hiện công việc đó.

Các phòng ban chức năng được đứng đầu bởi các nhà quản lý chức năng, những người thường giám sát các phòng ban khác như marketing, kế toán và nhân sự. Đồng  thời, chuyên môn hóa giúp nâng cao năng suất lao động của đội ngũ nhân viên. Người quản lý cũng dễ dàng kiểm soát tốt hơn công việc của họ.

2. Bộ phận hóa

Bộ phận hóa là các nhóm công nhân viên đảm nhận đầu mục công việc khác nhau. Bộ phận hóa ở các công ty thường có quy mô lớn.

Nó giúp đảm bảo điều phối và kiểm soát công việc hiệu quả. Khi ra quyết định cho các bộ phận, bạn cần lựa chọn mô hình giám sát và phân bổ nguồn vốn hợp lý nhằm đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng của các hoạt động.

3. Quyền hạn

Về cơ bản, quyền hạn trong doanh nghiệp là khả năng ra quyết định hành động. Các tổ chức khác nhau chỉ định các đặc quyền, quyền hạn khác nhau.

Trong một tổ chức, các nhà quản lý cấp cao nhất đưa ra quyết định và giao tiếp với các nhà quản lý cấp dưới. Đồng thời, các quyết định đó sẽ được các quản lý cấp dưới phổ biến, triển khai và theo dõi quá trình thực thi của các thành viên trong nhóm.

4. Phạm vi kiểm soát

Phạm vi kiểm soát là số lượng nhân viên dưới quyền của một người quản lý.

•  Số lượng nhân viên thấp: Kiểm soát chặt chẽ.
•  Số lượng nhân viên lớn: Phạm vi quản lý rộng, có thể phải thực hiện chia nhóm để quản lý tối ưu.

Khi chọn phạm vi kiểm soát, bạn cần cân nhắc những yếu tố sau: tính chất lặp lại của công việc, đào tạo và chuyên môn hóa,  tính ổn định, tương tác thường xuyên, tích hợp công việc, đa dạng hóa nhân viên.

IV. Nguyên tắc thiết kế tổ chức

1. Gắn liền với mục tiêu

Mô hình thiết kế tổ chức của công ty nên được tổ chức theo cách thức thuận tiện nhất để thực hiện các mục tiêu và chiến lược hoạt động. Để làm được điều này, bạn cần tổng hợp tất cả các chức năng trong chuỗi giá trị hoạt động của doanh nghiệp.

Dựa trên nền tảng đó, bạn có thể đối chiếu khung chuẩn đó sang các phòng ban khác. Hãy lưu ý các tiêu chí sau:

• Các chiến lược, kế hoạch, mục tiêu và các tính năng, sản phẩm dịch vụ của chuỗi giá trị hoạt động của công ty cần được phân công rõ ràng cho bộ phận đóng vai trò chủ chốt.
• Cân đối và phân bổ hợp lý các nguồn lực theo mục tiêu và ưu tiên chiến lược trọng tâm cũng như tần suất thực hiện các tính năng và nhiệm vụ.

2. Hiệu quả kinh tế

Hình thành tổ chức liên quan đến việc đảm bảo hoạt động kinh doanh luôn hiệu quả, chi phí quản lý được tối ưu hóa ở mức thấp nhất và mọi công việc hoàn thành đúng hạn. Để làm được điều này, người quản lý cần phân chia công việc của mình theo các nguyên tắc sau:

• Nếu chuỗi các công việc liên quan nằm trong chuỗi, bạn có thể thúc đẩy và đặt ra chức danh công việc để chia sẻ gánh nặng mà không cần kiểm tra chéo.
• Các phòng ban và tổ chức nắm nhiều thêm thông tin và kinh nghiệm nên đóng vai trò hàng đầu trong việc hoàn thành công việc và điều phối các nguồn lực.
• Nhóm các công việc có yêu cầu năng lực tương đối giống nhau thành một bộ phận, chức danh công việc hoặc chức danh nghề nghiệp.
• Đơn giản hóa các thủ tục hành chính và các quy trình kiểm soát ít ảnh hưởng đến các công việc khác.
• Chọn người có đủ năng lực, thái độ tích cực để giao việc.

• 

3. Thống nhất chỉ huy

Trong thiết kế tổ chức, khi giao nhiệm vụ cho từng bộ phận phải tuân thủ nguyên tắc “thống nhất chỉ huy”. Mỗi công việc cần đảm bảo:

• Có đầu mối chịu trách nhiệm giải trình và đầu mối chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện trọng tâm. Quản lý cấp cao chỉ đạo và nhận báo cáo thông qua đầu mối này. Người đảm nhận vai trò đầu mối có trách nhiệm tổ chức, điều phối các thành viên còn lại tham gia thực hiện công việc.
• Thành viên có trách nhiệm chỉ nhận yêu cầu và báo cáo cho các đầu mối.

4. Cân đối

Khi giao nhiệm vụ cho từng bộ phận và vị trí công việc, người quản lý cần cân đối giữa quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận và cá nhân. Do đó, để đảm bảo một thiết kế tổ chức cân đối, bạn cần tuân theo các nguyên tắc dưới đây:

• Các phòng ban và những người chịu trách nhiệm thực hiện công việc cần có quyền hạn phù hợp để điều phối, tạo động lực và nâng cao trách nhiệm của đội ngũ tham gia.
• Giao quyền phù hợp cho các vị trí, bộ phận công việc để tránh lạm quyền gây ra những rủi ro cho doanh nghiệp.

5. Tin cậy

Khi phân công công việc cho từng bộ phận hoặc từng vị trí, bạn phải đảm bảo sự kiểm soát và có trách nhiệm giải trình  thông tin được thu thập một cách thận trọng và chính xác. Tổ chức xác định một số công việc cần được xem xét, đánh giá bởi các bộ phận, vị trí khác trước khi chuyển giao cho người nắm quyền quyết định.

Để đảm bảo tính chính xác, phù hợp và khách quan, bạn cần tuân thủ những yêu cầu cần thiết. Đây thường là những công việc liên quan đến rủi ro tài chính, thị trường hoặc nhân sự của công ty.

V. Kết luận

Trên đây là toàn bộ thông tin về thiết kế tổ chức và các nguyên tắc thực hiện thiết kế tổ chức mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần lưu tâm. Việc chuẩn bị nền tảng kiến thức vững chắc sẽ giúp bạn ứng dụng một cách phù hợp và hiệu quả hơn vào công việc của mình.