Mô hình ma trận 9 Box Grid: Công cụ phân tích tiềm năng & kế hoạch phát triển nhân sự

Mô hình quản lý nhân tài (Mô hình lưới 9 ô – 9 Box Grid) là một công cụ phổ biến dùng để quản lý nhân tài và lập kế hoạch nhân sự, trong đó các nhân viên được chia thành 09 nhóm, dựa trên hiệu suất và tiềm năng của họ. Vậy làm sao để vận dụng hiệu quả mô hình lưới 9 ô – 9 Box Gird trong doanh nghiệp? 

1. Khái niệm mô hình 9 Box Grid

Mô hình 9 Box Grid là một công cụ phổ biến trên thế giới được tạo ra năm 1970 bởi McKinsey, giúp doanh nghiệp quản lý tài năng và phát triển đội ngũ, giúp doanh nghiệp hoạch định đội ngũ kế thừa. Trong đó, nhân viên được chia thành 9 nhóm khác nhau dựa theo tiềm năng (nhân viên có khả năng đạt được thành tựu tốt như thế nào trong tương lai) và hiệu suất (nhân viên đạt được kết quả công việc tốt như thế nào trong hiện tại). 

2. Các tiêu chí xây dựng mô hình 9 Box Grid

Doanh nghiệp sẽ cần thực hiện các bước: Đo lường hiệu quả công việc (đánh giá hiệu suất), đánh giá tiềm năng và kết hợp 2 yếu tố trên lại với nhau.

2.1. Đo lường hiệu suất công việc dựa vào mô hình 9 Box Grid

Hộp 9 Box Grid bao gồm ba loại hiệu suất: Thấp, trung bình và cao. Trong quá trình đánh giá hiệu suất, nhân viên sẽ được chấm điểm dựa theo thang điểm này: 

• Hiệu suất công việc thấp

Đối với kết quả hiệu suất thấp, nhân viên không đạt yêu cầu công việc cũng như các mục tiêu cá nhân gắn liền với mục tiêu doanh nghiệp. 

• Hiệu suất công việc trung bình

Hiệu suất vừa phải của người nhân viên phù hợp trung bình với yêu cầu công việc và mục tiêu cá nhân.

•  Hiệu suất công việc cao

Người nhân viên đáp ứng đầy đủ các mục tiêu công việc của cá nhân và tổ chức.

Cách tiếp cận đánh giá hiệu suất này bám sát các yêu cầu công việc đã được tổ chức xây dựng thông qua các tiêu chí rõ ràng, cụ thể. Mục tiêu của tổ chức và cá nhân có sự tương quan lẫn nhau. Thang điểm 3 (trung bình, cao, thấp) giúp người quản lý dễ dàng xếp nhân viên vào nhóm “hiệu suất trung bình”. 

2.2. Đánh giá tiềm năng dựa vào mô hình 9 Box Grid

Tiềm năng là một trong 2 yếu tố được dùng để đánh giá trong mô hình và có các loại như sau:

• Tiềm năng công việc thấp

Nhân viên không được kỳ vọng sẽ có sự cải thiện vì họ đã vận dụng hết khả năng của họ vào công việc nhưng có thể do năng lực giới hạn hoặc thiếu động lực trong công việc

• Tiềm năng công việc trung bình

Nhân viên có thể phát triển hơn trong vai trò hiện tại, có thể là hiệu suất hoặc chuyên môn cần được bồi dưỡng thêm

• Tiềm năng công việc cao 

Nhân viên có thể hiện tốt ngoài sự mong đợi của công ty về vị trí công việc, trách nhiệm, sự nhiệt tình của họ và luôn sẵn sàng cho một vị trí cao hơn

Người quản lý nên tránh dùng các từ ngữ gây ảnh hưởng tâm lý cho nhân viên khi đánh giá họ ở mức tiềm năng thấp hoặc không có bất kỳ cơ hội thăng tiến nào phù hợp với tiềm năng hiện tại của họ.

Cách thức tiếp cận phù hợp trong trường hợp này là động viên nhân viên và truyền đạt cho họ kỳ vọng nhân viên cần có tư duy cầu tiến trong công việc, nỗ lực nhiều hơn để cải thiện hiệu suất. Một số doanh nghiệp còn có sự quyết định không thông báo điểm tiềm năng cho nhân viên, thay vào đó họ truyền đạt bằng những cách thức trực tiếp tinh tế và cẩn trọng hơn. 

Một số trường hợp nhân viên là người mới tốt nghiệp hoặc mới đi làm có rất ít kinh nghiệm có thể có hiệu suất thấp hoặc tiềm năng cao. Tổ chức có thể tạo điều kiện công việc để họ phát triển trong thời gian dài hạn hơn (vài năm).

2.3. Cách thức phối hợp giữa đo lường “hiệu suất” và “tiềm năng”

Sau khi đã đánh giá được tiềm năng và hiệu suất, bước tiếp theo là vẽ biểu đồ 2 yếu tố trên trên bảng lưới 3×3 = 9 ô và phân định tài năng sau đó doanh nghiệp có thể ra các quyết định phát triển nguồn lực khác nhau.

3. Áp dụng các tiêu chuẩn đánh giá trong mô hình 9 Box Grid

Mô hình 9 Box Grid được sử dụng phổ biến trong việc lập kế hoạch kế nhiệm như một phương pháp đánh giá tài năng hiện tại và kế thừa của tổ chức, giúp doanh nghiệp xác định các nhà lãnh đạo tiềm năng.

Khi các yếu tố tiềm năng và hiệu suất lãnh đạo được vẽ, đánh giá trên biểu đồ, các cá nhân phù hợp được xác định là người có tiềm năng cao cho vị trí kế nhiệm  nằm ở góc phần tư bên phải phía trên.

Trong khi đó, người có thể phải tái bổ nhiệm hoặc loại bỏ khỏi tổ chức nằm ở góc phần tư bên trái. Mỗi một ô trên lưới đều cho doanh nghiệp biết được nhân viên nào là người cần được đầu tư để phát triển thành nhà lãnh đạo trong tương lai hoặc những người cần được thúc đẩy, bồi dưỡng, đào thải khỏi hệ thống.

Thực tế tại doanh nghiệp, những người nhân viên chăm chỉ, làm việc tốt trong vài trò của họ nhưng lại ít có tiềm năng phát triển cũng vẫn là các cá nhân tuyệt vời trong nhóm của bạn, tương tự như những “ngôi sao” vừa có thể hiện tốt trong hiệu quả công việc lẫn tiềm năng lớn. Người quản lý ngoài việc bồi dưỡng cho hai nhóm trên, cần có cách tiếp cận khác đối với các nhóm đem lại tiềm năng hoặc hiệu suất thấp để giúp họ cải thiện hoặc để họ rời tổ chức tìm cơ hội nơi khác.