KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH LÀ GÌ? CÁC BƯỚC THỰC HIỆN ĐỂ LẬP KẾ HOẠCH

Lập kế hoạch về cơ bản là vẽ ra một bức tranh toàn cảnh về lộ trình đạt được mục tiêu trước khi bắt đầu thực hiện nó. Kỹ năng lập kế hoạch xuất sắc cho phép mỗi cá nhân, doanh nghiệp nhìn về phía trước, tập trung vào các mục tiêu và đưa ra những quyết định cần thiết để hoàn thành mục tiêu đó.

Kế hoạch là gì?

Kế hoạch là tổng hợp các hoạt động, công việc, nguồn lực và thời gian để đạt được mục tiêu. Kế hoạch giúp hướng dẫn các cá nhân, tổ chức, hoặc doanh nghiệp trong việc tiến hành các công việc và đưa ra quyết định hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa sử dụng nguồn lực.

Kế hoạch bao gồm các yếu tố sau:

• Mục tiêu: Xác định rõ ràng các mục tiêu cần đạt được trong một khoảng thời gian nhất định.
• Chiến lược: Đưa ra hướng đi và phương pháp để đạt được các mục tiêu đã xác định.
• Tác vụ và hoạt động: Liệt kê các công việc cụ thể và các bước thực hiện cần thiết để hoàn thành chiến lược.
• Phân công trách nhiệm: Xác định ai sẽ thực hiện từng tác vụ và hoạt động, cũng như mức độ trách nhiệm của mỗi người trong việc đạt được mục tiêu chung.
• Thời gian: Xác định thời gian bắt đầu và kết thúc của từng tác vụ, cũng như các mốc thời gian quan trọng liên quan đến mục tiêu chung.
• Nguồn lực: Xác định nguồn lực cần thiết (như tài chính, nhân lực, vật liệu) để hoàn thành các tác vụ và đạt được mục tiêu.
• Theo dõi và đánh giá: Đánh giá tiến độ và hiệu quả của kế hoạch, điều chỉnh khi cần thiết để đảm bảo mục tiêu được đạt được.

Lập kế hoạch là gì?

Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu, phân tích đánh giá tình hình hiện tại và các hoạt động cần thực hiện để đạt được mục tiêu đó trong tương lai. Việc lập kế hoạch đòi hỏi tính logic, sự sáng tạo và khả năng dự đoán. Quá trình này thường bao gồm các bước:

• Xác định mục tiêu
• Phân tích hiện trạng
• Xác định chiến lược
• Lập kế hoạch hoạt động
• Phân công trách nhiệm
• Lập kế hoạch thời gian
• Lập kế hoạch nguồn lực
• Theo dõi, đánh giá và cải tiến.

Lập kế hoạch có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ công việc hàng ngày, dự án lớn, quản lý thời gian cá nhân, đến kế hoạch kinh doanh và chiến lược phát triển. Một kế hoạch tốt giúp đảm bảo sự tổ chức, hiệu suất và tiến bộ trong việc đạt được mục tiêu đã đề ra.

Kỹ năng lập kế hoạch là gì?

Kỹ năng lập kế hoạch là khả năng thiết lập chiến lược, phương pháp, quy trình quản lý các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu đã được xác định trước, trong một khoảng thời gian nhất định. Kỹ năng này đặc biệt cần thiết trong việc vạch ra một lộ trình rõ ràng, trực quan, có thể ngắn hạn hay dài hạn, trước khi bắt tay vào thực thi.

Kỹ năng lập kế hoạch được thể hiện qua khả năng:

• Xác định mục tiêu rõ ràng và khoảng thời gian nhất định để hoàn thành mục tiêu.
• Đưa ra những chiến lược, giải pháp sáng tạo để hiện thực hóa mục tiêu.
• Xác định nguồn lực cần thiết (như tài chính, nhân lực, tài nguyên,...) để hoàn thành các tác vụ để đạt được mục tiêu.
• Sắp thứ thứ tự công việc một cách khoa học để từng bước hoàn thành mục tiêu đúng thời hạn.
• Khả năng truyền đạt thông tin, ý tưởng và kế hoạch một cách rõ ràng, cũng như khả năng làm việc hiệu quả với người khác để hoàn thành kế hoạch.

Các loại kế hoạch phổ biến

Kế hoạch Chiến lược:

• Kế hoạch Chiến lược Doanh nghiệp
• Kế hoạch Chiến lược Marketing
• Kế hoạch Chiến lược Sản phẩm
• Kế hoạch Chiến lược Phát triển thị trường

Kế hoạch Kinh Doanh:

• Kế hoạch Phát triển Kinh doanh
• Kế hoạch Bán hàng và Tiếp thị
• Kế hoạch Mở rộng Thị trường
• Kế hoạch Phân phối và Logistics
• Kế hoạch Khách hàng và Dịch vụ

Kế hoạch Marketing:

• Kế hoạch Tiếp thị và Quảng cáo
• Kế hoạch Content Marketing
• Kế hoạch Phát triển Thị trường
• Kế hoạch Digital Marketing
• Kế hoạch Mạng xã hội

Kế hoạch Tài chính:

• Kế hoạch Quản lý Tài chính
• Kế hoạch Đầu tư và Tài trợ
• Kế hoạch Ngân sách và Dự toán
• Kế hoạch Thuế và Kế toán
• Kế hoạch Quản lý Rủi ro Tài chính

Kế hoạch Sản xuất:

• Kế hoạch Sản xuất và Quản lý Cung ứng
• Kế hoạch Quản lý Chất lượng
• Kế hoạch Quản lý Rủi ro Sản xuất
• Kế hoạch Nâng cao Hiệu suất Sản xuất
• Kế hoạch Bảo trì và Sửa chữa

Kế hoạch R&D (Nghiên cứu và Phát triển):

• Kế hoạch Phát triển Sản phẩm mới
• Kế hoạch Nghiên cứu Thị trường
• Kế hoạch Phát triển Công nghệ
• Kế hoạch Quản lý Tri thức
• Kế hoạch Đổi mới và Sáng tạo

Kế hoạch Nhân sự và Quản lý nhân sự:

• Kế hoạch Tuyển dụng và Lựa chọn
• Kế hoạch Đào tạo và Phát triển
• Kế hoạch Đánh giá và Thưởng phạt
• Kế hoạch Quản lý Hiệu suất và Cải tiến
• Kế hoạch Quản lý Điều phối Lao động

Kế hoạch Phát triển Sản phẩm và Dịch vụ:

• Kế hoạch Phát triển Sản phẩm
• Kế hoạch Phát triển Dịch vụ
• Kế hoạch Nâng cao chất lượng Sản phẩm và Dịch vụ
• Kế hoạch Đổi mới Sản phẩm và Dịch vụ
• Kế hoạch Quản lý Vòng đời Sản phẩm

Kế hoạch Quản lý Dự án:

• Kế hoạch Quản lý Dự án
• Kế hoạch Quản lý Rủi ro Dự án
• Kế hoạch Triển khai Dự án
• Kế hoạch Đảm bảo chất lượng Dự án

Kế hoạch Bảo mật Thông tin:

• Kế hoạch Bảo mật Mạng
• Kế hoạch Bảo vệ Dữ liệu
• Kế hoạch Đối phó với Tấn công và Rủi ro Bảo mật

Kế hoạch Sự kiện và Hội nghị:

• Kế hoạch Tổ chức Sự kiện
• Kế hoạch Quản lý Hội nghị

Kế hoạch Khẩn cấp và Khắc phục sự cố:

• Kế hoạch Khẩn cấp và Sơ tán
• Kế hoạch Đối phó với Sự cố và Thiên tai
• Kế hoạch Phục hồi sau Sự cố

Ý nghĩa của kỹ năng lập kế hoạch

Kỹ năng lập kế hoạch đóng vai trò quan trọng và cần thiết cho mỗi cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp. Giúp phân tích và đưa ra những quyết định hợp lý, từ đó đạt được mục tiêu nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Kỹ năng lập kế hoạch cũng giúp cho mỗi cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, thời gian và ngân sách, đảm bảo sự hiệu quả trong hoạt động kinh doanh và đạt được thành công trong dài hạn.

Biết được danh sách các hạng mục công việc cần thực hiện

Khi tiến hành lập kế hoạch, cần cân nhắc các yếu tố liên quan đến mục tiêu, bao gồm công việc và hoạt động cần thực hiện để đạt được mục tiêu đó. Khi biết được các hạng mục công việc cần thực hiện, chúng ta sẽ biết cách phân bổ thời gian, nguồn lực hợp lý, đồng thời không bỏ sót các việc nhỏ liên quan khác, tránh chồng chéo, rối ren khi triển khai.

Biết được thứ tự ưu tiên công việc cần thực hiện

Khi có kỹ năng lập kế hoạch tốt, bản kế hoạch sẽ mang lại cái nhìn rõ ràng về đầu mục công việc theo thứ tự ưu tiên, biết được việc nào khẩn cấp, quan trọng, đồng thời không bỏ lỡ những việc phát sinh khác. 

Sắp xếp đầu mục công việc một cách khoa học

Công việc chồng chéo và không có trình tự thực hiện hợp lý sẽ làm các cá nhân, doanh nghiệp dễ mất phương hướng và lãng phí thời gian, công sức. Khi lập kế hoạch, các đầu mục nhiệm vụ được sắp xếp khoa học, trình tự làm việc rõ ràng, nhờ đó quá trình thực hiện mục tiêu diễn ra suôn sẻ hơn.

Theo dõi tiến độ công việc 

Kỹ năng lập kế hoạch giúp phân tích các nhiệm vụ cần thực hiện, ước tính thời gian cần thiết, đồng thời xác định nguồn lực liên quan nhằm hoàn thành công việc đó. Điều này giúp theo dõi tiến độ công việc cũng như đánh giá mức độ hoàn thành so với kế hoạch ban đầu.

Ngoài ra, nếu có bất kỳ thay đổi nào trong quá trình thực hiện, các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp sẽ biết điều chỉnh kế hoạch sao cho phù hợp để không làm gián đoạn tiến độ công việc.

Tận dụng hiệu quả nguồn lực

Khi các đầu mục công việc được liệt kê và sắp xếp khoa học, việc phân bổ nguồn lực hợp lý để tránh sự lãng phí sẽ trở nên rõ ràng và dễ dàng hơn. Điều này cũng góp phần tối ưu hóa hiệu suất làm việc của mỗi người.

Chủ động kiểm soát, phát triển bản thân

Khi có kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả, mỗi cá nhân sẽ tự biết phát triển bản thân như thế nào, chẳng hạn:

• Bản thân đang phát triển theo hướng nào?
• Điểm gì mà bản thân cần cải thiện trong thời gian tới?

Khi lập kế hoạch, mỗi cá nhân cũng cần thường xuyên xem xét lại các điểm mạnh, điểm yếu của bản thân để hoàn thiện mình ở mức tốt nhất.

Quản lý thời gian & rủi ro

Kỹ năng lập kế hoạch còn giúp mỗi cá nhân quản lý thời gian và rủi ro một cách hiệu quả. Tránh sự trì hoãn và phân bổ thời gian đủ cho các đầu mục công việc, nhờ đó hạn chế các rủi ro không mong muốn

Tạo động lực thúc đẩy thực hiện mục tiêu

Kế hoạch rõ ràng giúp mỗi cá nhân tập trung vào các nhiệm vụ nhỏ và không bị lạc lối trong quá trình thực hiện. Đồng thời đánh giá được mức độ tiến bộ và cảm thấy hài lòng khi đạt được từng mục tiêu nhỏ, dần dần thực hiện hóa được mục tiêu lớn.

Thúc đẩy sự tương tác và tính đoàn kết trong tập thể

Trong môi trường làm việc, kỹ năng lập kế hoạch còn thúc đẩy sự tương tác và tính đoàn kết trong một tập thể. Bản kế hoạch rõ ràng sẽ cho mọi người biết vị trí, vai trò và trách nhiệm của mình như thế nào trong lộ trình thực hiện mục đích chung của doanh nghiệp.

8 Bước lập kế hoạch công việc chi tiết, hiệu quả

• Bước 1: Chia nhỏ kế hoạch theo ngày/ tuần/ quý/ năm 
• Bước 2: Xác định mục tiêu công việc
• Bước 3: Liệt kê những công việc việc cần làm
• Bước 4: Sắp xếp đầu mục công việc theo thứ tự ưu tiên
• Bước 5: Phân bổ nguồn nhân lực hợp lý
• Bước 6: Triển khai công việc
• Bước 7: Linh hoạt ứng phó với các vấn đề không mong muốn
• Bước 8: Đo lường, đánh giá năng lực sau mỗi tuần

Bước 1: Chia nhỏ kế hoạch theo ngày/ tuần/ quý/ năm 

Một kế hoạch tổng thể bao gồm nhiều nhiệm vụ chồng chéo nhau. Do đó cần chia nhỏ các đầu việc và phân bổ thời gian theo ngày/ tuần/ quý/ năm tuỳ vào kế hoạch của mỗi người. Điều này đảm bảo thực hiện nhiệm vụ theo đúng thời hạn đã đặt ra.

Bước 2: Xác định mục tiêu công việc

Trước khi xây dựng một bản kế hoạch, cần xác định mục tiêu để hướng tới. Trong đó bao gồm việc dự đoán kết quả đạt được, thời gian để hoàn thành và hậu quả nếu không hoàn thành được mục tiêu. Nếu có nhiều mục tiêu cùng lúc, cần xác định mức độ quan trọng và ưu tiên.

Kỹ năng lập kế hoạch đòi hỏi mỗi người cần:

• Xác định rõ ràng mục tiêu phù hợp để hướng tới.
• Phân chia mục tiêu lớn bằng các mục tiêu nhỏ ngắn hạn
• Biết những điều kiện cần và đủ để thực hiện được mục tiêu.

Tham khảo mô hình SMART để xác định mục tiêu một cách rõ ràng, khách quan và phù hợp nhất:

• S - Specific – Mục tiêu đặt ra phải cụ thể, rõ ràng, chi tiết.
• M - Measurable – Mục tiêu có thể đo lường bằng những con số.
• A - Achievable – Mục tiêu phải có tính khả thi, không xa rời, phi thực tế.
• R - Realistic – Đảm bảo có đủ điều kiện thực tế để thực hiện mục tiêu.
• T - Time bound – Đặt ra thời hạn cụ thể để đạt được mục tiêu.

Bước 3: Liệt kê những công việc cần làm

Bước này cần liệt kê đầy đủ những công việc cần thực hiện trong mỗi giai đoạn, bao gồm cả những công việc nhỏ nhất. Việc này nhằm đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc nào, đồng thời phân bổ thời gian cho từng đầu mục công việc một cách hợp lý.

Bước 4: Sắp xếp đầu mục công việc theo thứ tự ưu tiên

Dựa vào phần liệt kê những đầu mục công việc cần làm, tiến hành sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên một cách khoa học, hợp lý. Đặt thời hạn thực hiện rồi đưa chúng vào bản kế hoạch cụ thể.

Bước 5: Phân bổ nguồn nhân lực hợp lý

Ở bước này, kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả sẽ rất cần thiết trong việc phân bổ nguồn nhân lực một cách hợp lý và tối ưu nhất.

Nếu là doanh nghiệp, hãy xác định nguồn nhân lực đang có bao nhiêu người và có những ai. Nếu là cá nhân, cần xem bản thân đang có gì và có bao nhiêu.

Ngoài việc nắm rõ số lượng, cần hiểu rõ đặc điểm của từng phòng ban, bộ phận rồi tiến hành phân bổ nhân sự đúng nơi, đúng việc, tránh lãng phí.

Bước 6: Triển khai công việc

Kỹ năng lập kế hoạch đòi hỏi mỗi cá nhân cần thường xuyên theo dõi sát sao, đảm bảo kế hoạch công việc đang triển khai đúng lộ trình, đúng thời hạn đã đặt ra.

Bước 7: Linh hoạt ứng phó với các vấn đề không mong muốn

Linh hoạt ứng phó với các vấn đề không mong muốn là một kỹ năng lập kế hoạch cần thiết và cực kỳ quan trọng. 

Trên thực tế, hầu như ít có kế hoạch nào được triển khai đúng với những dự đoán ban đầu, các yếu tố khách quan tác động liên tục, đòi hỏi mỗi cá nhân, mỗi thành viên trong doanh nghiệp cần linh hoạt để ứng phó kịp thời với mọi tình huống, tránh làm gián đoạn kế hoạch đã đề ra.

Bước 8: Đo lường, đánh giá năng lực sau mỗi tuần

Cần đo lường, đánh giá năng lực sau một khoảng thời gian nhất để để biết các cá nhân, doanh nghiệp đang làm tới đâu? Có đi đúng lộ trình mà kế hoạch đề ra không? Có vấn đề nào phát sinh hay đang tiềm ẩn đâu đó không?

Đừng bỏ qua kỹ năng lập kế hoạch quan trọng này. Bởi bước này sẽ giúp mỗi cá nhân thẳng thắn nhìn nhận lại bản thân, xem xét những điểm cần cải thiện trong bản kế hoạch.