HR CÓ CÒN PHẢI QUẢN LÝ SỔ LAO ĐỘNG KHÔNG? VAI TRÒ THỰC SỰ CỦA SỔ QUẢN LÝ LAO ĐỘNG TRONG DOANH NGHIỆP HIỆN NAY

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng số hóa mạnh mẽ hệ thống quản trị nhân sự, nhiều HR Manager đặt ra câu hỏi: sổ quản lý lao động còn cần thiết hay không, hay đã bị thay thế hoàn toàn bởi phần mềm HRM? Trên thực tế, dù doanh nghiệp vận hành bằng hệ thống điện tử hiện đại đến đâu, sổ quản lý lao động vẫn là một nghĩa vụ pháp lý bắt buộc và là một cấu phần quan trọng trong quản trị nhân sự.

Sổ quản lý lao động là tài liệu ghi chép đầy đủ, có hệ thống thông tin liên quan đến người lao động trong doanh nghiệp, từ thời điểm bắt đầu làm việc cho đến khi chấm dứt hợp đồng lao động. Đây không chỉ là công cụ quản lý nội bộ, mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng khi doanh nghiệp làm việc với cơ quan quản lý nhà nước, cơ quan bảo hiểm xã hội, hoặc khi phát sinh tranh chấp lao động.

Với HR Manager, việc quản lý sổ lao động thể hiện năng lực tuân thủ pháp luật lao động. Với CEO, đây là một phần trong hệ thống kiểm soát rủi ro pháp lý của doanh nghiệp.

Căn cứ pháp lý về sổ quản lý lao động HR bắt buộc phải nắm rõ

Theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, sổ quản lý lao động là tài liệu bắt buộc và người sử dụng lao động có trách nhiệm lập, cập nhật và quản lý trong suốt quá trình hoạt động. Quy định này không phân biệt doanh nghiệp lớn hay nhỏ, cũng không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp sử dụng phần mềm hay quản lý thủ công.

Bên cạnh đó, Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 quy định rõ trách nhiệm của người sử dụng lao động trong việc quản lý lao động. Trong đó, nghĩa vụ lập và quản lý sổ lao động được xem là một phần không thể tách rời trong công tác quản trị nhân sự hợp pháp.

Điều này cho thấy, sổ quản lý lao động không phải là “giấy tờ hành chính lỗi thời”, mà là một yêu cầu pháp lý vẫn đang có hiệu lực và được áp dụng trong các hoạt động thanh tra, kiểm tra lao động hiện nay.

Sổ quản lý lao động gồm những nội dung gì theo quy định pháp luật?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, sổ quản lý lao động phải thể hiện đầy đủ các thông tin cơ bản liên quan đến người lao động. Đây không phải là những thông tin mang tính hình thức, mà là các dữ liệu cốt lõi phản ánh toàn bộ vòng đời lao động của một nhân sự trong doanh nghiệp.

Sổ quản lý lao động cần ghi nhận họ tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, quốc tịch và nơi cư trú của người lao động. Bên cạnh đó là các thông tin định danh pháp lý như số căn cước công dân, chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu.

Về mặt chuyên môn, sổ lao động phải thể hiện trình độ chuyên môn kỹ thuật, bậc trình độ kỹ năng nghề, vị trí việc làm và loại hợp đồng lao động mà người lao động đang giao kết. Các mốc thời gian quan trọng như thời điểm bắt đầu làm việc, thời điểm chấm dứt hợp đồng và lý do chấm dứt cũng bắt buộc phải được cập nhật đầy đủ.

Ngoài ra, các nội dung liên quan đến tiền lương, nâng bậc, nâng lương, số ngày nghỉ trong năm, số giờ làm thêm, tham gia bảo hiểm xã hội, kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và quá trình học nghề, đào tạo, bồi dưỡng cũng phải được ghi nhận rõ ràng.

Từ góc độ quản trị, đây chính là “hồ sơ lao động tổng hợp” phản ánh đầy đủ mối quan hệ giữa doanh nghiệp và người lao động.

HR có còn phải quản lý sổ lao động khi đã có phần mềm HRM?

Đây là một trong những hiểu lầm phổ biến hiện nay. Việc doanh nghiệp sử dụng phần mềm HRM không đồng nghĩa với việc được miễn trách nhiệm lập và quản lý sổ lao động. Trên thực tế, pháp luật cho phép sổ quản lý lao động tồn tại dưới hai hình thức: bản giấy hoặc bản điện tử.

Theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp hoàn toàn có thể quản lý sổ lao động bằng bản điện tử, miễn là đảm bảo đầy đủ nội dung theo quy định và có thể xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Điều này đặt ra vai trò mới cho HR Manager: không chỉ là người “lưu trữ hồ sơ”, mà là người đảm bảo dữ liệu trên hệ thống HRM đáp ứng đúng yêu cầu pháp lý, có khả năng trích xuất, đối chiếu và chứng minh khi cần thiết.

Trách nhiệm cụ thể của HR và người sử dụng lao động đối với sổ quản lý lao động

Theo Điều 12 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có trách nhiệm lập, cập nhật, quản lý và sử dụng sổ quản lý lao động. Tuy nhiên, trên thực tế, HR chính là bộ phận trực tiếp thực hiện nghĩa vụ này.

HR phải đảm bảo sổ lao động được lập ngay từ khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động và được cập nhật kịp thời khi có bất kỳ thay đổi nào về nhân sự. Việc cập nhật không chỉ dừng lại ở tuyển dụng mới, mà còn bao gồm điều chỉnh tiền lương, thay đổi vị trí, kỷ luật lao động, tai nạn lao động hay chấm dứt hợp đồng.

Ngoài ra, HR còn có trách nhiệm phối hợp với bộ phận liên quan để thực hiện nghĩa vụ khai trình việc sử dụng lao động trong vòng 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, cũng như báo cáo định kỳ tình hình biến động lao động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

Sổ quản lý lao động và vai trò kiểm soát rủi ro pháp lý cho CEO

Dưới góc nhìn của CEO, sổ quản lý lao động không đơn thuần là tài liệu của phòng nhân sự, mà là một công cụ kiểm soát rủi ro pháp lý quan trọng. Trong các đợt thanh tra lao động, sổ lao động thường là một trong những tài liệu đầu tiên được yêu cầu xuất trình.

Một sổ lao động được lập đầy đủ, cập nhật kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp chứng minh việc tuân thủ pháp luật, giảm thiểu nguy cơ bị xử phạt và hạn chế bất lợi khi phát sinh tranh chấp lao động.

Ngược lại, việc thiếu sổ lao động hoặc quản lý sổ không đúng quy định có thể khiến doanh nghiệp rơi vào thế bị động, ngay cả khi các chính sách nhân sự trên thực tế là hợp lý.

Mức xử phạt khi không lập hoặc quản lý sổ lao động không đúng quy định

Theo khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động không lập sổ quản lý lao động, lập không đúng thời hạn hoặc không đảm bảo đầy đủ nội dung theo quy định sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

Trường hợp người sử dụng lao động là tổ chức, mức phạt sẽ gấp đôi, tương đương từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng, theo quy định tại Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Con số xử phạt có thể không quá lớn so với quy mô doanh nghiệp, nhưng hệ quả đi kèm về uy tín, rủi ro thanh tra mở rộng và ảnh hưởng đến các thủ tục pháp lý khác mới là điều CEO và HR cần đặc biệt lưu ý.

HR nên quản lý sổ lao động như thế nào để vừa đúng luật vừa hiệu quả?

Trong thực tế, quản lý sổ lao động hiệu quả không nằm ở việc “ghi cho đủ”, mà nằm ở việc tích hợp sổ lao động vào hệ thống quản trị nhân sự tổng thể. HR cần đảm bảo dữ liệu sổ lao động thống nhất với hợp đồng lao động, hồ sơ bảo hiểm xã hội, bảng lương và dữ liệu chấm công.

Việc sử dụng sổ lao động bản điện tử giúp HR dễ dàng cập nhật, truy xuất và đối chiếu dữ liệu, đồng thời giảm rủi ro sai sót do quản lý thủ công. Tuy nhiên, HR cũng cần xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ để đảm bảo dữ liệu được cập nhật đúng thời điểm và đúng người chịu trách nhiệm.

Kết luận: HR có cần quan tâm đến sổ quản lý lao động không?

Câu trả lời là có, và cần quan tâm một cách nghiêm túc. Sổ quản lý lao động không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc, mà còn là nền tảng dữ liệu quan trọng trong quản trị nhân sự và quản trị rủi ro doanh nghiệp.

Trong bối cảnh vai trò của HR ngày càng được kỳ vọng mang tính chiến lược, việc quản lý sổ lao động bài bản, đúng luật chính là một trong những yếu tố thể hiện năng lực chuyên môn và tư duy quản trị của HR Manager, đồng thời giúp CEO yên tâm hơn về sự tuân thủ pháp lý của tổ chức.