HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC LÀ GÌ? 05 BƯỚC TIẾN HÀNH HOẠCH ĐỊNH NHÂN LỰC TRONG DOANH NGHIỆP

Nhân lực - một nhân tố cấu thành nên sự thành công cho doanh nghiệp. Một doanh nghiệp muốn phát triển và phương xa phải có được tầm nhìn dài hạn về nguồn nhân lực của công ty. Vì vậy, cần xem xét kỹ các nhu cầu và vạch ra một hoạch định nguồn nhân lực cụ thể để đáp ứng được nhu cầu tuyển dụng và đảm bảo lựa chọn đúng người đúng việc. Việc lập ra được một hoạch định nguồn nhân lực là không hề dễ nhưng cũng không quá khó khăn nếu bạn có sự hiểu biết nhất định. Vậy hoạch định nguồn nhân lực là gì? Vai trò của nó như thế nào đối với công ty.

HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC LÀ GÌ?

Hoạch định được hiểu là một quy trình được các lãnh đạo, các quản lý đưa ra nhằm xác định cũng như lựa chọn được những mục tiêu cụ thể cho doanh nghiệp, cho tổ chức. Thông qua quy trình này, các lãnh đạo có cơ sở để tập trung nguồn lực thực hiện quy trình nhằm đạt được mục tiêu ban đầu đã đề ra. Việc hoạch định là công cụ giúp các lãnh đạo tìm ra được những cách thức để đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả dù là trong môi trường thay đổi.

Nguồn nhân lực ở đây được hiểu là toàn bộ những nhân viên, người lao động trong tổ chức. Bất kể chức vụ hay địa vị ra sao, chỉ cần đáp ứng điều kiện:

• Là người lao động của tổ chức, doanh nghiệp
• Tiến hành tham gia bất kỳ hoạt động của doanh nghiệp

Nguồn nhân lực được coi là nhân tố chủ đạo giúp cho công ty phát triển và đạt được hiệu quả trong kinh doanh. Đây cũng là lực lượng chủ chốt đóng vai trò trong những hoạt động sản xuất của công ty.

Như vậy, từ hai khái niệm trên ta có thể rút ra được định nghĩa tổng quan về hoạch định nguồn nhân lực. Hoạch định nguồn nhân lực là một quy trình dự báo chính xác những yêu cầu về nguồn nhân lực của doanh nghiệp trong tương lai. Qua việc hoạch định, doanh nghiệp xác định được những cách thức để tuyển dụng và sử dụng nhân sự hiệu quả, đáp ứng được những mục tiêu đề ra mà không gây ra sự mâu thuẫn giữa lao động với công việc, đảm bảo không bị thiếu hụt hay dư thừa nhân viên.

MỤC ĐÍCH, VAI TRÒ VIỆC HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC

Mục đích của việc hoạch định nguồn nhân lực

Hoạch định nguồn nhân lực được coi là phương pháp để một doanh nghiệp, một tổ chức xác định rõ ràng những thiếu sót của nguồn nhân lực, từ đó đưa ra những phương án để phát triển nó trong tương lai. Và việc định hướng nguồn nhân lực này cũng giúp ích rất nhiều cho các chiến lược kinh doanh sau này của doanh nghiệp. Việc hoạch định nguồn nhân lực bao gồm 04 mục đích sau:

• Giúp tối đa hóa việc sử dụng nhân lực, đảm bảo nguồn nhân lực luôn được phát triển và đáp ứng tốt cho các hoạt động của công ty.
• Đảm bảo các công việc trong công ty luôn có đủ nhân sự, nhân sự được sử dụng đúng người, đúng mục đích và thời điểm giúp đảm bảo phát huy hiệu quả cao trong công việc.
• Có sự gắn kết giữa các hoạt động của nguồn nhân lực với các định hướng phát triển của công ty, từ đó giúp doanh nghiệp có những bước tiến xa hơn.
• Vạch ra những hoạch định và nhu cầu tuyển dụng nhân sự trong tương lai để đáp ứng kịp thời nhân sự cho doanh nghiệp.

Vai trò việc hoạch định nguồn nhân lực

Hoạch định nguồn nhân lực đóng một vai trò rất to lớn đối với doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả làm việc của tổ chức. Một doanh nghiệp nếu thực hiện việc hoạch định không đúng, không thực hiện việc hoạch định sẽ gây ra những tổn thất rất lớn cho doanh nghiệp. Từ đó ảnh hưởng đến mục tiêu chung. Hoạch định nguồn nhân lực có những vai trò cụ thể như:

• Là công cụ giúp doanh nghiệp thấy được rõ ràng, cụ thể nhu cầu về nguồn nhân lực của công ty đáp ứng hoạt động sản xuất, kinh doanh. Từ đó giúp doanh nghiệp có những chiến lược cụ thể để giữ chân những nhân viên xuất sắc cũng như thu hút được những nhân tài mới cho công ty.
• Hoạch định giúp doanh nghiệp dự tính được ngân sách bỏ ra để cơ cấu nguồn nhân lực, từ đó thấy được hiệu quả kinh tế sau mỗi chính sách cũng như có những thay đổi cho phù hợp.
• Tạo ra sự gắn kết giữa doanh nghiệp và nhân sự. Nhân viên thông qua hoạch định sẽ hiểu rõ những chính sách nhân sự cũng như mục tiêu tương lai của công ty. Doanh nghiệp cũng có được sự chủ động trong công việc cũng như khâu nhân sự để sử dụng vào những công việc của công ty.

NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC

Trong quá trình tiến hành hoạch định, rất nhiều nhân tố có thể tác động tích cực lẫn tiêu cực mà doanh nghiệp cần lưu ý.

Loại dịch vụ mà doanh nghiệp hướng tới và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp

Đây là hai tiêu chí quyết định xem doanh nghiệp sẽ cần tuyển dụng nhân sự như thế nào sao cho phù hợp với loại hình dịch vụ mà mình cung cấp cũng như chiến lược kinh doanh của công ty. Tùy vào từng loại hình dịch vụ, sản phẩm, doanh nghiệp cần phải cân nhắc xem những nhân sự cần phải có các kỹ năng, trình độ chuyên môn gì để phù hợp với các vị trí trong công ty. Từ đó doanh nghiệp sẽ xây dựng được một hoạch định phù hợp.

Sự thay đổi của môi trường

Hiện nay, xu thế của môi trường kinh doanh ngày càng thay đổi theo hướng hiện đại. Vì vậy có rất nhiều ngành nghề đã không còn phù hợp, nhưng cũng có những nghề mới được ra đời tùy theo xu thế phát triển của thị trường. Vì vậy doanh nghiệp cần phải nắm bắt xem đâu là những xu hướng hiện nay, cũng như có các kế hoạch để thay đổi cho phù hợp. Bên cạnh đó, nhân sự của doanh nghiệp cũng cần phải được đổi mới cho phù hợp với tình hình phát triển. Chính vì vậy, nhân tố này là nhân tố được coi là tác động trực tiếp và gián tiếp đến việc hoạch định nhân lực của tổ chức.

Thời gian triển khai của hoạch định nhân lực

Hoạch định nhân lực có thể được triển khai dài hạn hoặc ngắn hạn tùy thuộc vào những nhân tố khách quan từ môi trường và các nhân tố khác. Thông thường nếu môi trường kinh doanh có sự biến động quá lớn về những vấn đề như các chính sách kinh tế xã hội, các nhu cầu về dịch vụ của khách hàng, các đối thủ cạnh tranh mới xuất hiện trên thị trường, … thì nên tiến hành triển khai các hoạch định về nhân sự trong thời gian dài, có thể từ 1 năm đến 3 năm hoặc thậm chí là 5 năm, 10 năm, …. Còn ngược lại, các yếu tố khách quan không quá biến động thì các tổ chức có thể hoạch định trong khoảng thời gian 1 tháng, 6 tháng, 9 tháng, …

05 BƯỚC TIẾN HÀNH HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC

Để xây dựng được một hoạch định nguồn nhân lực đầy đủ và chuyên nghiệp cần phải trải qua 05 bước như sau:

Bước 1. Đưa ra đánh giá về nguồn nhân lực hiện tại

Doanh nghiệp cần phải hiểu rõ về cơ cấu nhân sự hiện nay của công ty đã bao gồm những gì, cơ cấu này cho đến hiện nay còn phù hợp hay không? Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng cần đưa ra những đánh giá cụ thể và khách quan về toàn bộ vị trí nhân sự trong công ty nhằm xác định ưu và nhược điểm của nguồn nhân lực thông qua những tiêu chí:

• Số lượng nhân viên;
• Cơ cấu tổ chức bộ máy;
• Trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc của từng cá nhân;
• Thái độ làm việc của từng cá nhân (tích cực, không tích cực,...)

Bước 2. Đưa ra quyết định tăng hoặc giảm nguồn nhân lực

Sau khi đã tiến hành đánh giá lại toàn bộ nhân sự trong công ty, doanh nghiệp cần nhận thấy được rằng cơ cấu như vậy đã đáp ứng được mục đích cho doanh nghiệp hay chưa? Cần tăng hay giảm nguồn nhân lực? Các bộ phận nào cần tiến hành tăng nhân sự? Các phòng ban nào cần tiến hành cắt giảm nhân sự? … Từ đó, tổ chức sẽ tiến hành đưa ra phương án tăng giảm nhân sự cho phù hợp để đảm bảo nhân lực được hoạt động đúng người đúng việc, tránh dư thừa.

Bước 3. Đưa ra dự báo nhu cầu về nguồn nhân lực trong tương lai

Khi tiến hành đưa ra dự báo về nhu cầu nguồn nhân lực cho tương lai, doanh nghiệp phải đưa ra nắm được những yêu cầu về nhân sự như:

• Những vị trí nào còn thiếu nhân sự?
• Nhân sự để đảm nhiệm vị trí đó cần đáp ứng những yêu cầu gì về kỹ năng, chuyên môn, trình độ học vấn, …?
• Nhân lực cần tuyển dụng thêm là bao nhiêu? Khi nào cần sử dụng nguồn nhân lực?
• Mục tiêu mong muốn đối với nguồn nhân lực trong tương lai là gì?
• …

Bước 4. Tiến hành lên kế hoạch để triển khai thực hiện

Khi đã có được những yêu cầu về dự báo nguồn nhân lực trong tương lai, doanh nghiệp sẽ tiến hành vạch ra những kế hoạch như:

• Kế hoạch tuyển dụng nhân sự;
• Kế hoạch điều chỉnh lại cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp;
• Kế hoạch cắt giảm nhân sự, thuyên chuyển nhân sự, …

Khi đã có kế hoạch, doanh nghiệp sẽ đưa ra các mốc thời gian để thực hiện và hoàn thành những kế hoạch trên. Các kế hoạch trên cần được thực hiện và triển khai cùng một lúc để đảm bảo được hiệu quả đề ra.

Bước 5. Đưa ra đánh giá về việc thực hiện kế hoạch

Việc đánh giá được thực hiện dựa trên những tiêu chí:

• Xác định những kết quả đã đạt được thông qua các kế hoạch đã đề ra, từ đó đưa ra những đánh giá về nguồn nhân lực mới của công ty.
• Chỉ ra những thiếu sót, sai lệch trong quá trình thực hiện kế hoạch so với mục tiêu mong muốn ban đầu. Từ đó tiến hành tìm ra đâu là nguyên nhân dẫn đến những sai lệch đó.
• Tiến hành đề xuất các biện pháp để cải thiện.

Bên cạnh đó doanh nghiệp cần tiến hành đưa ra những hoạch định mới cho tương lai sau này của công ty, giúp đảm bảo doanh nghiệp luôn sẵn sàng nhân lực khi cần thiết.