GIAO VIỆC HIỆU QUẢ - TỐI ƯU HIỆU SUẤT

Theo nghiên cứu từ Gallup, CEO giỏi trong giao việc cho nhân viên cấp dưới có thể tạo ra doanh thu cao hơn đến 33%. Nhiều người nghĩ giao việc là một điều đơn giản nhưng thực tế nó là vấn đề khiến rất nhiều nhà quản lý phải đau đầu. Làm sao để mỗi nhân viên được làm đúng công việc với đúng vai trò, kỹ năng của mình không phải điều dễ dàng. 

1. Giao việc là gì?

Giao việc là hoạt động của nhà quản lý/lãnh đạo nhằm phân chia công việc, dự án lớn thành các nhiệm vụ nhỏ để cấp dưới thực hiện. Đây cũng là cách quản lý sắp xếp những công việc phù hợp với khả năng cũng như điểm mạnh của mỗi nhân sự, đảm bảo công việc diễn ra trơn tru, hiệu quả và mang đến năng suất cao nhất.

Bằng việc chuyển những công việc cụ thể cho nhân viên cấp dưới làm, nhà quản lý sẽ có thêm thời gian để tập trung cho những công việc khác có giá trị cao hơn, đồng thời để đội ngũ nhân viên tham gia có quyền tự chủ với các công việc. Mục đích cuối cùng là mọi người sẽ cùng nhau làm tốt các nhiệm vụ để đạt được mục tiêu của phòng ban, công ty.

2. Lợi ích khi giao việc đúng người, hiệu quả

2.1 Đối với nhà quản lý

Với quản lý, lãnh đạo, hiểu đúng nhiệm vụ, mục tiêu và giao việc cho đúng đối tượng mang lại những lợi ích như: 

Tăng năng suất, hiệu quả công việc: Khi giao việc đúng nhân viên, công việc sẽ được hoàn thành nhanh chóng và đạt được những kết quả tốt nhất. Nhờ đó, quản lý sẽ có thời gian  để tập trung vào những nhiệm vụ khác quan trọng hơn, giúp doanh nghiệp phát triển hơn.

Giảm tải khối lượng công việc: Người quản lý thường phải thực hiện khá nhiều các công việc, nhiệm vụ khác nhau, Việc giao việc cho nhân viên giúp quản lý giải giảm bớt gánh nặng công việc, tránh phải ôm đồm quá nhiều việc, khiến kết quả công việc không được như mong đợi.

Phát triển đội ngũ nhân viên: Giao việc cho nhân viên cũng là cách để giúp họ có cơ hội học hỏi, phát triển kỹ năng, có thêm nhiều kiến thức. Từ đó nâng cao năng lực bản thân, làm việc hiệu quả hơn và đóng góp vào sự phát triển cho tổ chức.

Tăng cường sự gắn kết và cam kết của nhân viên: Khi được giao việc và tin tưởng, nhân viên sẽ cảm thấy được trân trọng và có ý nghĩa hơn với tổ chức. Điều này giúp tăng cường sự gắn kết và cam kết của họ, góp phần giảm tỷ lệ nghỉ việc.

Phát hiện nhân tài: Có những nhân sự có thể làm tốt ở nhiều hạng mục công việc khác nhau, nhưng có thể họ chưa có cơ hội để thể hiện. Nếu nhà quản lý có thể tinh tế nhìn được  năng lực của họ, giao việc đúng người thì có thể sẽ phát hiện nhiều nhân tài cho tổ chức.

Tạo môi trường làm việc hiệu quả: Giao việc hiệu quả, mọi người đều hài lòng với công việc của mình sẽ góp phần tạo ra môi trường làm việc năng động, sáng tạo và hiệu quả, doanh nghiệp phát triển hơn nữa.

2.2 Đối với nhân viên

Với đội ngũ nhân viên, giao việc mang đến những lợi ích như:

Nâng cao năng lực bản thân: Khi nhận được nhiệm vụ từ cấp trên, nhân viên sẽ có cơ hội được làm việc, học hỏi, rèn luyện và phát triển bản thân, từ đó nâng cao năng lực, có thêm kinh nghiệm để hoàn thành tốt các công việc, là bước đệm để phát triển sự nghiệp về sau này.

Tăng sự tự tin và trách nhiệm: Khi được giao trọng trách, nhân viên sẽ tự tin hơn vào năng lực, khả năng của bản thân. Với tâm lý được sếp tin tưởng giao việc, họ cũng có có trách nhiệm và hoàn thành tốt công việc được giao.

Cảm thấy được trân trọng và tin tưởng: Khi được giao việc và tin tưởng, nhân viên sẽ cảm thấy được trân trọng, tăng sự gắn kết của họ với công ty. 

Có cơ hội thể hiện bản thân: Giao việc cũng là cách và là cơ hội để nhân viên có cơ hội thể hiện hết khả năng của bản thân, khẳng định năng lực với quản lý trực tiếp, đồng nghiệp cũng như lãnh đạo công ty.

3. Các bước giao việc hiệu quả cho nhân viên

Bước 1: Xác định công việc cụ thể cần giao

Nhà quản lý cần trả lời được những câu hỏi như: Công việc cần giao là gì, Mục tiêu của công việc là gì, Nguồn lực cần thiết để thực hiện là gì, Nhân sự thực hiện cần có năng lực như thế nào…

Để trả lời được những câu hỏi này, bạn cần:

• Phân tích công việc, xác định các nhiệm vụ cụ thể, mục tiêu cần đạt, phạm vi thực hiện, thời gian hoàn thành và yêu cầu của công việc…
• Liệt kê các công việc cần giao cho nhân viên, xác định mức độ phù hợp của từng nhân sự với công việc.
• Cuối cùng là phân loại chi tiết theo mức độ quan trọng của công việc, kỹ năng cần có để thực hiện và thời hạn hoàn thành.

Bước 2: Lựa chọn nhân sự phù hợp

Mỗi nhân sự sẽ có điểm mạnh, điểm yếu riêng trong công việc, quản lý cần lựa chọn nhân viên phù hợp với từng nhiệm vụ công việc cũng như sở thích của họ đối với công việc đó. Bạn cần xem xét về các yếu tố như: Trình độ chuyên môn, thái độ làm việc, kỹ năng mềm, kinh nghiệm làm việc và cả khả năng làm việc nhóm, làm việc động lực.

Bên cạnh đó, quản lý cũng cần cân nhắc về thời gian nhân viên có thể hoàn thành công việc, đảm bảo nó không ảnh hưởng đến các nhiệm vụ khác.

Bước 3: Giao việc

Có nhiều cách khác nhau để giao việc, tuy nhiên cách tốt nhất là nên gặp gỡ trực tiếp nhân viên. Bạn sẽ giải thích rõ về mục tiêu, yêu cầu cũng như nhiệm vụ của công việc. Ngoài ra, bạn cũng nên cung cấp đầy đủ thông tin và hướng dẫn cần thiết để nhân viên có thể hiểu và hoàn thành công việc tốt nhất.

Theo kinh nghiệm của các nhà quản lý, bạn nên trao đổi với nhân viên về kỳ vọng của bạn đối với họ trong nhiệm vụ lần này để họ hiểu. Bên cạnh đó, hãy lắng nghe và giải đáp chi tiết các thắc mắc của nhân viên, đừng chỉ giao việc từ “một phía”. Cuối cùng, hãy nói về quyền hạn, trách nhiệm cho nhân viên để họ tự chủ hoàn thành tốt công việc.

Bước 4: Theo dõi tiến độ

Không nhất thiết nhà quản lý phải liên tục theo dõi, giám sát nhân viên làm việc, nhưng những nhiệm vụ quan trọng, thời điểm quan trọng thì bạn nên chủ động xem xét để đánh giá khả năng làm việc của họ. Trong thời gian này cũng hãy cung cấp những hỗ trợ, hướng dẫn cần thiết cho nhân viên, giải quyết các vấn đề phát sinh một cách kịp thời, hài hòa.

Những việc này sẽ giúp đảm bảo hoàn thành công việc đúng tiến độ, đáp ứng yêu cầu về chất lượng.

Bước 5: Đánh giá kết quả

Sau khi nhân viên hoàn thành công việc, quản lý cần đánh giá kết quả xem đã đáp ứng được hay chưa, cần cải thiện gì. Đây là lúc bạn phân tích những điểm mạnh, điểm yếu, rút ra bài học kinh nghiệm sau khi nhân viên thực hiện công việc.

Bạn cũng đừng quên khen ngợi, ghi nhận những thành tích của nhân viên, gợi ý, đề xuất các biện pháp để cải thiện công việc tốt hơn nữa trong tương lai.

4. Một số lý do khiến nhà quản lý giao việc không hiệu quả và cách xử lý

Trong thực tế, có nhiều trở ngại khiến nhà quản lý gặp khó khăn trong giao việc cho cấp dưới, dẫn đến những hậu quả tiêu cực. Dưới đây là một số trở ngại phổ biến và cách xử lý:

4.1 Kỹ năng giao việc kém

Kỹ năng giao việc kém thể hiện rõ nhất ở việc người quản lý không xác định rõ mục tiêu, yêu cầu công việc, không truyền đạt đủ thông tin, không hiểu nhân viên và đánh giá được ai phù hợp, không giao quyền hạn và trách nhiệm phù hợp cho họ.

Với trường hợp này, quản lý/lãnh đạo có thể:

• Tham gia các khóa đào tạo, hội thảo hoặc học hỏi từ những người có kinh nghiệm để nâng cao kỹ năng giao việc.
• Tham khảo các tài liệu, hướng dẫn về kỹ năng giao việc hiệu quả.
• Luyện tập thường xuyên và áp dụng các phương pháp giao việc hiệu quả trong thực tế.

4.2 Thiếu sự tin tưởng giữa nhà quản lý và nhân viên

Đây là việc không hề hiếm trong môi trường doanh nghiệp. Một số quản lý sẽ không tin tưởng vào khả năng của nhân viên, thường xuyên kiểm soát và can thiệp vào quá trình làm việc, dẫn đến nhân viên thiếu động lực và sáng tạo.

Cách xử lý tốt nhất trong tình huống này đó là:

• Quản lý cần xây dựng mối quan hệ với nhân viên bằng việc giao tiếp cởi mở, tôn trọng và lắng nghe những chia sẻ từ họ.
• Tạo cơ hội cho nhân viên thể hiện năng lực và tự chủ trong công việc.
• Khen ngợi và ghi nhận thành tích mà nhân viên đạt được.

4.3 Giao việc không phù hợp với năng lực/sở thích của nhân viên

Rất nhiều quản lý từng gặp phải tình trạng này, đơn giản nhất là khi bạn giao một công việc quá dễ hoặc quá khó so với năng lực của cấp dưới. Điều này khiến họ nản lòng, không thể hoàn thành tốt công việc hoặc lãng phí tiềm năng.

Trong tình huống này, nhà quản lý cần:

• Đánh giá kỹ năng lực, kỹ năng và sở thích của từng nhân viên.
• Giao việc phù hợp với năng lực và sở thích của từng nhân viên để họ có thể phát huy tối đa khả năng của mình.
• Đừng quên tạo điều kiện cho nhân viên học hỏi và phát triển các kỹ năng mới.

4.4 Giao quá nhiều việc cho nhân viên

Giao quá nhiều việc cho nhân viên trong một khoảng thời gian ngắn, khiến họ không thể hoàn thành tốt tất cả các công việc, ảnh hưởng đến chất lượng công việc, tinh thần và sức khỏe của nhân viên.

Nếu bạn đang trong trường hợp này, hãy tham khảo một số cách giải quyết như sau:

• Xây dựng kế hoạch công việc hợp lý, chia nhỏ công việc và phân bổ workload cho nhân viên một cách khoa học.
• Sử dụng các công cụ hỗ trợ quản lý công việc để theo dõi tiến độ và điều chỉnh workload khi cần thiết.
• Trao quyền cho nhân viên để họ có thể tự chủ trong việc sắp xếp và hoàn thành công việc.

4.5 Thiếu sự theo dõi và đánh giá

Nếu Quản lý không theo dõi tiến độ công việc của nhân viên, không đánh giá kết quả công việc một cách thường xuyên và khách quan thì sẽ khiến nhân viên thiếu động lực và không có cơ hội để học hỏi và phát triển.

Theo kinh nghiệm từ nhiều người, việc theo dõi đánh giá nhân viên có rất nhiều ý nghĩa, do đó bạn cần:

• Theo dõi thường xuyên tiến độ công việc của nhân viên và cung cấp phản hồi kịp thời.
• Đánh giá kết quả công việc một cách khách quan và công bằng, dựa trên các tiêu chí cụ thể.
• Khen ngợi thành tích và đề xuất hướng cải thiện cho những phần chưa hoàn thiện.

5. Một số tips giúp quản lý giao việc hiệu quả hơn

Để đảm bảo quá trình giao việc hiệu quả, mang lại lợi ích tối ưu cho cả nhà quản lý và nhân viên, bạn có thể áp dụng một số cách sau đây:

Chia nhỏ nhiệm vụ thành các phần nhỏ

Thay vì giao cho nhân viên một khối lượng công việc lớn, bạn hãy chia công việc thành những phần nhỏ, dễ quản lý và dễ thực hiện. Điều này giúp nhân viên không cảm thấy quá tải, dễ dàng tập trung và hoàn thành từng phần một cách hiệu quả.

Hiểu rõ đầu việc được giao

Chắc chắn rồi. Là người giao việc, bạn cần đảm bảo bản thân hiểu rõ bản chất công việc, yêu cầu cụ thể và mục tiêu cần đạt được. Từ đó, bạn có thể truyền đạt thông tin chính xác và đầy đủ cho nhân viên để nhân viên có thể thực hiện theo đúng yêu cầu được đưa ra.

Truyền đạt thông tin rõ ràng, dễ hiểu

Khi giao việc, bạn cần sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu, tránh chuyên ngành khó hiểu, đảm bảo nhân viên nắm bắt đầy đủ thông tin về công việc được giao, cụ thể như:

• Mục tiêu cụ thể cần đạt được.
• Các nhiệm vụ chính cần nhân viên thực hiện.
• Thời hạn hoàn thành từng phần và tổng thể dự án.
• Kỳ vọng về chất lượng công việc sau khi hoàn thành.

Hãy khuyến khích nhân viên đặt câu hỏi để giải đáp mọi thắc mắc, đảm bảo họ hiểu rõ yêu cầu trước khi bắt đầu thực hiện.

Tận dụng điểm mạnh/điểm yếu của nhân viên

Khi giao việc, hãy xác định điểm mạnh, điểm yếu, kỹ năng và sở thích của từng nhân viên. Đây là cơ sở để bạn giao những công việc phù hợp với năng lực và mong muốn của họ, giúp họ hào hứng hơn và phát huy tối đa tiềm năng, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và sự hài lòng với công việc.

Cung cấp nguồn lực và trao quyền

Để công việc được hoàn thành tốt, bạn cần đảm bảo nhân viên được cung cấp đầy đủ nguồn lực cần thiết để hoàn thành công việc, bao gồm:

• Công cụ, thiết bị hỗ trợ.
• Thông tin, dữ liệu liên quan.
• Sự hỗ trợ từ bạn và các đồng nghiệp khác.

Bên cạnh đó, hãy trao quyền cho nhân viên tự chủ trong việc thực hiện công việc, tạo điều kiện để họ phát huy khả năng sáng tạo và giải quyết vấn đề.

Cho phép thất bại

Bạn cần hiểu rằng sai sót và thất bại là một phần trong quá trình học hỏi và phát triển. Thay vì trừng phạt, kỷ luật hãy khuyến khích nhân viên học hỏi từ những sai lầm, rút ra kinh nghiệm và hoàn thiện bản thân.