Tư Duy Chiến Lược Trong Định Biên Nhân Sự Hiện Đại

11/04/2025

690 người xem

0/5 trong 0 lượt đánh giá

ĐỊNH BIÊN NHÂN SỰ - BÀI TOÁN LỚN CỦA DOANH NGHIỆP

1. Khái niệm Định biên nhân sự

 Xác định số lượng nhân sự cần thiết để hoàn thành khối lượng công việc cụ thể dựa trên kế hoạch kinh doanh, chiến lược phát triển và thực trạng hệ thống nguồn nhân lực của tổ chức;

 Định nghĩa về định mức lao động: Xác định thời gian chuẩn (cần thiết) để một vị trí hoàn thành một khối lượng công việc cụ thể;

ĐỊNH BIÊN NHÂN SỰ

Định biên nhân sự: Là số lượng nhân sự cần có, đã được hoạch định trước để đảm bảo các bộ phận/phòng ban trong doanh nghiệp hoạt động được.

2. Vai trò của định biên nhân sự

 Dựa vào khối lượng công việc hiện tại hoặc dự tính, đưa ra được số lượng nhân sự cần thiết để hoàn thành khối lượng công việc đó;

 Cân đối được nguồn nhân lực của Công ty, chủ động được nguồn lực;

 Đưa ra giải pháp phù hợp: kiêm nhiệm, tuyển mới, điều chuyển, bổ nhiệm…

 Đánh giá năng suất lao động của toàn hệ thống;

 Đưa ra giải pháp phù hợp: kiêm nhiệm, tuyển mới, điều chuyển, bổ nhiệm…

 Đánh giá tính hiệu quả của quy trình tác nghiệp, phát hiện các nguyên nhân gây lãng phí thời gian, hoàn thiện quy trình để nâng cao năng suất lao động;

 Tối ưu được chi phí, quỹ lương, năng suất lao động;

null

3. Các nguyên tắc khi xây dựng định biên nhân sự

Nguyên tắc 1: Các nguyên tắc về tỷ lệ tương quan

 Nguyên tắc: Tỉ lệ tăng / giảm so với năm trước tương ứng với tương quan tăng/ giảm của mức doanh thu

 Ví dụ : Doanh thu 2017 tăng 30% thì định biên tăng 20%

 Bối cảnh áp dụng: Công ty có quy mô rất lớn, thay đổi nhân sự có tính quy luật cao

Nguyên tắc 1: Các nguyên tắc về tỷ lệ tương quan (tiếp)

 Nguyên tắc: Tương quan giữa nhóm vị trí trực tiếp (kinh doanh và sản xuất) với vị trí gián tiếp • Ví dụ : Trực tiếp vs gián tiếp là 65% và 35%, Quản lý vs nhân viên là 15% – 85%

• Bối cảnh áp dụng: Công ty đã có dữ liệu điều tra của nhiều năm

 Nguyên tắc: Tương quan giữa ngân sách cho các nhóm quản lý và nhân viên, gián tiếp và trực tiếp • Ví dụ : Chi phí / doanh thu = 78%. Quỹ lương quản lý và nhân viên = 22% - 78%

Nguyên tắc 2: Các nguyên tắc về định mức lao động

 Nguyên tắc: Theo khối lượng

• Ví dụ :

– 30 sản phẩm / ca / người

– 100 sản phẩm /ca/ dây chuyền (nhóm)

– 15 khách hàng phục vụ / ngày

– Làm sạch 800 m2 sàn / ca

Bối cảnh áp dụng: Công việc gắn với sản xuất hoặc dịch vụ, tăng lên theo mức độ thành thạo của người thực hiện

Nguyên tắc 2: Các nguyên tắc về định mức lao động (tiếp)

 Nguyên tắc: Theo hệ chỉ tiêu hiệu suất

• Ví dụ: Tập hợp các chỉ tiêu doanh thu (100 tỉ) và số lượng khách hàng (200 khách) / năm

• Bối cảnh áp dụng: thường áp dụng cho khối kinh doanh

 Nguyên tắc: Theo thông lệ thao tác nghề nghiệp

• Ví dụ: Số lượng chứng từ hoàn thành, số báo cáo X tần suất trong năm

 Số lượng giao dịch thực hiện / ngày

• Bối cảnh áp dụng: Áp dụng cho khối gián tiếp

 Nguyên tắc: Theo đối tượng phục vụ

• Ví dụ: 1 nhân viên nhân sự tương ứng với 60 người trong công ty

• Bối cảnh áp dụng: Áp dụng cho khối gián tiếp

Nguyên tắc 3: Các nguyên tắc về tần suất và thời lượng

 Nguyên tắc: Dựa vào cơ cấu chức danh, tần suất và thời lượng thực hiện nhiệm vụ

• Ví dụ: Vị trí Kế toán chi phí bao gồm nhiệm vụ:

– Kiểm tra chứng từ, hạch toán, thanh toán – hàng ngày, 100 chứng từ / ngày

– Lập báo cáo: cuối mỗi tháng, 1 ngày/ báo cáo

– Làm việc với thanh tra thuế: cuối mỗi quý, 3 ngày

– Hoàn thiện các chứng từ thanh toán (hóa đơn, nghiệm thu, v.v.): cuối mỗi năm, 20 ngày

• Bối cảnh áp dụng:

– Thường áp dụng cho khối gián tiếp

– Có thông lệ tham khảo được giữa các doanh nghiệp

null

4. Ứng dụng định biên nhân sự trong công tác hoạch định NNL của doanh nghiệp

Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực

Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực

* Những yếu tố phân tích về mặt hệ thống

 Số lượng, cơ cấu, trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, năng lực làm việc thái độ làm việc và các phẩm chất cá nhân.

 Cơ cấu tổ chức: loại hình hoạt động, trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ công việc trong cơ cấu.

 Các chính sách quản lý nguồn nhân lực (tuyển dụng, đào tạo,khen thưởng, kỷ luật v.v.)

Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực(tiếp)

Những yếu tố phân tích về mặt quá trình:

 Mức độ hấp dẫn của công việc đối với nhân viên;

 Sự thỏa mãn của nhân viên đối với công việc;

 Môi trường văn hóa của doanh nghiệp;

 Phong cách quản lý;

 Tính rõ ràng và cụ thể của các mục tiêu mà doanh nghiệp đãvạch ra;

 Những rào cản hoặc các tồn tại của doanh nghiệp;

 Việc cải tiến các hoạt động quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp;

Bước 3: Đưa ra quyết định tăng hoặc giảm nguồn nhân lực

So sánh nhu cầu nhân lực với thực trạng nguồn nhân lực của doanh nghiệp để xác định liệu nhân lực đang dư thừa hay thiếu hụt so với nhu cầu của doanh nghiệp. Sau đó, cần lựa chọn các giải pháp để khắc phục sự dư thừa hoặc thiếu hụt nhân lực.

Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện

Kế hoạch thực hiện thường bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:

 Kế hoạch tuyển dụng nhân viên;

 Kế hoạch bố trí lại cơ cấu tổ chức;

 Kế hoạch đề bạt và thuyên chuyển nhân viên;  Kế hoạch tinh giảm lao động dôi dư.

Bước 5: Đánh giá việc thực hiện kế hoạch

• Xác định những sai lệch giữa mục tiêu đã vạch ra với quá trình thực hiện kế hoạch;

• Phân tích nguyên nhân dẫn đến các sai lệch đó;

• Đề ra các giải pháp điều chỉnh sai lệch và các biện pháp hoàn thiện;

• Sau khi, đã hoạch định nguồn nhân lực cần thiết trong tương lai, doanh nghiệp cần phải tìm kiếm nguồn nhân lực này để đảm bảo nguồn nhân lực sẵn có khi cần.

Tổng hợp: từ nhiều nguồn