5 ĐẦU VIỆC CỐT LÕI CỦA HCNS TỔNG HỢP, AI MỚI VÀO NGHỀ CẦN NẮM VỮNG ĐỂ LÀM VIỆC HIỆU QUẢ

HCNS tổng hợp (Hành chính – Nhân sự tổng hợp) là vị trí đảm nhiệm đồng thời nhiều mảng công việc liên quan đến con người và vận hành nội bộ trong doanh nghiệp. Khác với các vị trí nhân sự chuyên sâu như tuyển dụng, C&B hay đào tạo, HCNS tổng hợp yêu cầu người làm phải có cái nhìn toàn diện và khả năng xử lý đa nhiệm.

Trong thực tế, tại phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ, HCNS tổng hợp chính là người đầu tiên xây dựng nền móng cho hệ thống nhân sự. Từ tuyển dụng nhân viên mới, quản lý hồ sơ, làm lương, bảo hiểm cho đến tổ chức sự kiện nội bộ, tất cả đều cần sự tham gia trực tiếp của HCNS.

Chính vì vậy, đây được xem là vị trí nền tảng nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu người làm không nắm chắc quy trình chuẩn ngay từ đầu.

Vì sao người mới vào nghề HCNS thường gặp nhiều áp lực?

Rất nhiều người mới bước chân vào ngành HCNS chia sẻ rằng họ cảm thấy “quá tải” chỉ sau vài tháng làm việc. Nguyên nhân không nằm ở khối lượng công việc, mà đến từ việc không hiểu rõ bản chất từng đầu việc và mối liên hệ giữa chúng.

HCNS tổng hợp không chỉ là làm theo yêu cầu cấp trên, mà còn phải đảm bảo tính chính xác, đúng luật và nhất quán trong toàn bộ hệ thống nhân sự. Một sai sót nhỏ trong hợp đồng, bảng lương hay bảo hiểm cũng có thể kéo theo nhiều hệ lụy nghiêm trọng.

Do đó, việc hiểu rõ 5 đầu việc cốt lõi của HCNS tổng hợp là điều bắt buộc nếu muốn theo nghề lâu dài.

1. Tuyển dụng – Cửa ngõ đầu tiên của hoạt động nhân sự

Tuyển dụng trong vai trò HCNS tổng hợp bao gồm những gì?

Tuyển dụng thường là đầu việc đầu tiên mà một nhân sự mới được giao. Với HCNS tổng hợp, tuyển dụng không đơn thuần là đăng tin và gọi ứng viên, mà là một quy trình hoàn chỉnh.

Các công việc chính trong tuyển dụng bao gồm tiếp nhận nhu cầu tuyển dụng từ các phòng ban, viết và đăng tin tuyển dụng trên các kênh phù hợp, sàng lọc CV, liên hệ ứng viên, sắp xếp lịch phỏng vấn và hỗ trợ quá trình đánh giá ứng viên.

Ngoài ra, HCNS tổng hợp còn cần theo dõi kết quả phỏng vấn, gửi thư mời nhận việc và hướng dẫn ứng viên trong quá trình nhận việc.

Vì sao tuyển dụng ảnh hưởng lớn đến hiệu quả doanh nghiệp?

Một nhân sự được tuyển đúng sẽ giúp bộ phận vận hành trơn tru, giảm chi phí đào tạo và tăng hiệu suất làm việc. Ngược lại, tuyển sai người sẽ kéo theo chi phí thay thế, mất thời gian và ảnh hưởng đến tinh thần tập thể.

Do đó, dù là HCNS tổng hợp hay chuyên viên tuyển dụng, người làm nhân sự đều cần có tư duy đánh giá con người và hiểu rõ nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

2. Hành chính – Nền tảng giúp doanh nghiệp vận hành ổn định

Công việc hành chính của HCNS tổng hợp gồm những gì?

Hành chính là mảng công việc thầm lặng nhưng đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Với HCNS tổng hợp, hành chính bao gồm quản lý tài sản, theo dõi công văn đến – đi, quản lý văn phòng phẩm, chi phí hành chính và làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ.

Ngoài ra, HCNS còn là người đảm bảo môi trường làm việc luôn gọn gàng, đầy đủ trang thiết bị và tuân thủ các quy định nội bộ.

Tại sao hành chính cần sự cẩn thận và hệ thống?

Hành chính không phải là những công việc vụn vặt như nhiều người vẫn nghĩ. Nếu không được quản lý tốt, doanh nghiệp có thể thất thoát tài sản, chi phí tăng cao hoặc gặp rủi ro về pháp lý.

Một HCNS tổng hợp giỏi hành chính sẽ biết cách xây dựng biểu mẫu, quy trình và hệ thống theo dõi rõ ràng để mọi hoạt động diễn ra trơn tru.

3. C&B cơ bản – Mảng việc “nhạy cảm” nhưng bắt buộc phải nắm

C&B cơ bản trong HCNS tổng hợp là gì?

C&B (Compensation & Benefits) là mảng liên quan trực tiếp đến quyền lợi của người lao động. Với HCNS tổng hợp, C&B thường ở mức cơ bản nhưng vẫn yêu cầu độ chính xác rất cao.

Các công việc chính bao gồm chấm công, lập bảng lương, theo dõi và báo cáo bảo hiểm xã hội, kê khai và quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

Vì sao C&B là mảng dễ gây áp lực cho người mới?

Bất kỳ sai sót nào trong lương, bảo hiểm hay thuế đều ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động. Điều này khiến nhân viên dễ mất niềm tin vào bộ phận nhân sự và doanh nghiệp.

Do đó, HCNS tổng hợp cần nắm chắc quy định pháp luật, hiểu rõ cách tính lương và xây dựng quy trình kiểm tra chéo để hạn chế rủi ro.

4. Hồ sơ và hợp đồng – “Xương sống” của hệ thống nhân sự

Quản lý hồ sơ nhân sự gồm những đầu việc nào?

Hồ sơ và hợp đồng là nền tảng pháp lý của quan hệ lao động. HCNS tổng hợp chịu trách nhiệm lưu trữ, cập nhật hồ sơ nhân viên, theo dõi thời gian thử việc, ký kết hợp đồng lao động và soạn thảo các văn bản liên quan.

Ngoài ra, HCNS còn cần thực hiện các thông báo về điều chỉnh lương, chức danh hoặc chấm dứt hợp đồng khi có thay đổi.

Vì sao quản lý hồ sơ cần làm bài bản ngay từ đầu?

Một hệ thống hồ sơ không đầy đủ hoặc lộn xộn sẽ gây khó khăn khi thanh tra lao động hoặc giải quyết tranh chấp. Việc quản lý hồ sơ khoa học không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tiết kiệm rất nhiều thời gian về sau.

5. Truyền thông nội bộ – Kết nối con người và văn hóa doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ trong vai trò HCNS tổng hợp

Ngoài các công việc mang tính nghiệp vụ, HCNS tổng hợp còn là người xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp. Điều này được thể hiện thông qua các hoạt động truyền thông nội bộ, sự kiện, chương trình phúc lợi và hoạt động gắn kết nhân viên.

HCNS thường là người tổ chức sinh nhật, team building, lễ tổng kết hoặc các chương trình nội bộ khác nhằm tạo môi trường làm việc tích cực.

Vai trò của truyền thông nội bộ đối với doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ hiệu quả giúp nhân viên hiểu rõ định hướng của doanh nghiệp, tăng mức độ gắn bó và cải thiện hiệu suất làm việc. Đây cũng là yếu tố giúp doanh nghiệp giữ chân nhân tài trong dài hạn.

HCNS tổng hợp – Vị trí nền tảng cho sự nghiệp nhân sự lâu dài

HCNS tổng hợp không phải là công việc “dễ” hay “làm tạm thời”. Đây là vị trí giúp người làm nhân sự hiểu rõ toàn bộ bức tranh vận hành doanh nghiệp, từ con người đến quy trình.

Với người mới vào nghề, nếu nắm chắc 5 đầu việc cốt lõi gồm tuyển dụng, hành chính, C&B, hồ sơ – hợp đồng và truyền thông nội bộ, bạn sẽ tránh được nhiều sai sót và xây dựng nền tảng nghề nghiệp vững chắc.

Trong dài hạn, HCNS tổng hợp chính là bước đệm quan trọng để phát triển lên các vị trí nhân sự chuyên sâu hoặc quản lý nhân sự cấp cao.