SWOT là gì? Phân tích mô hình ma trận SWOT cho doanh nghiệp

1. Định nghĩa SWOT

1.1. SWOT là gì?

SWOT được viết tắt từ tạo nên từ 4 từ trong tiếng Anh: Strengths (Điểm mạnh),  Weaknesses (Điểm yếu), Opportunities (Cơ hội) và Threats (Thách thức). Đây là một phương pháp phân tích chiến lược phổ biến được sử dụng để đánh giá vị thế cạnh tranh của của một tổ chức, dự án, sản phẩm, từ đó giúp phát triển các kế hoạch chiến lược.  

1.2. Phân tích SWOT là gì? 

Phân tích SWOT chính là việc xác định các yếu tố nội bộ (Strengths, Weaknesses) và các yếu tố bên ngoài (Opportunities, Threats). Dựa trên đó, bạn có thể áp dụng các chiến lược phù hợp để đưa ra những giải pháp thiết thực cho doanh nghiệp trong tương lai như chiến lược phát triển thị trường, phát triển sản phẩm, định vị thương hiệu,…

Phương pháp này có thể áp dụng cho các doanh nghiệp, đội nhóm đa dạng quy mô hoặc các dự án riêng lẻ. 

Lấy ví dụ, nhờ phân tích SWOT, bộ phận Marketing có thể hình dung rõ hơn về đối thủ cạnh tranh ở các khía cạnh hướng truyền thông, kênh truyền thông, độ nhận diện của thương hiệu, các hoạt động họ thường làm để thu hút khách hàng,… Từ đó, doanh nghiệp bạn có thể phát triển chiến lược Marketing khác trong thế mạnh của mình, và đánh vào các điểm chạm đối thủ chưa làm. 

Đối với bộ phận kinh doanh, mô hình SWOT giúp dễ dàng nhận ra cả những “điểm cộng” và “điểm trừ” trong sản phẩm của doanh nghiệp. Các điểm cộng sẽ được tận dụng để thu hút và thuyết phục khách hàng, trong khi các điểm trừ sẽ cần nỗ lực tìm cách khắc phục.

1.3. Tại sao doanh nghiệp nên áp dụng phân tích SWOT? 

Phân tích SWOT liệu có giúp công ty mở rộng thị trường một cách suôn sẻ? Hay mô hình SWOT liệu có giúp công ty tránh khỏi thất thoát ngân sách do biến động thị trường? Câu trả lời là hoàn toàn có thể.

Cụ thể, phân tích SWOT sẽ giúp doanh nghiệp bạn:

• Lập kế hoạch chính xác hơn: Thay vì trực tiếp lập kế hoạch kinh doanh mà không dựa trên bất kỳ căn cứ nào, mô hình SWOT giúp bạn nhận thức rõ về tình hình hiện tại (Điểm mạnh và Điểm yếu) và các yếu tố môi trường xung quanh có thể tác động đến doanh nghiệp (Cơ hội và Thách thức) để đưa ra các quyết định có căn cứ và mang lại hiệu quả. 
• Nhận ra điểm mạnh & điểm yếu: Nhờ mô hình SWOT, doanh nghiệp có thể phát hiện ra những thế mạnh để tiếp tục phát huy, và những điểm chưa tốt để cải thiện.
• Nắm bắt tốt những cơ hội xung quanh để mở rộng thị trường, phát triển doanh nghiệp.  
• Đối mặt và xử lý tốt các rủi ro (như biến động thị trường, sự thay đổi của đối thủ,…) để giảm thiểu tổn thất cho doanh nghiệp.

2. Giải nghĩa 4 yếu tố trong mô hình SWOT

Trước khi đi sâu vào tìm hiểu cách xây dựng, mỗi nhà quản trị cần hiểu rõ 4 yếu tố chính tạo nên mô hình SWOT (S, W, O, T). Bởi lẽ, 4 yếu tố này có những đặc tính riêng và mang những lợi ích riêng cho các nhà quản trị khi áp dụng.

3. Hướng dẫn xây dựng ma trận SWOT cho doanh nghiệp 

Không đơn giản chỉ là liệt kê các nội dung trong 4 yếu tố, việc phân tích SWOT còn có thể được phát triển thành việc xây dựng ma trận SWOT, thông qua các bước sau đây: 

Bước 1: Xác định mục tiêu phân tích SWOT

Mục tiêu luôn được gắn liền với các dự án, hoạt động trong doanh nghiệp. Nhờ có mục tiêu rõ ràng, nhà quản trị sẽ tập trung vào các khía cạnh hướng tới mục tiêu đó. 

Với từng bộ phận, từng kế hoạch, việc phân tích mô hình SWOT có những mục tiêu khác nhau: có thể là mở rộng thị trường, ra mắt sản phẩm, doanh nghiệp đang gặp vấn đề về khủng hoảng truyền thông, sản phẩm nhận được phản hồi không tốt từ khách hàng,…

Bước 2: Thu thập thông tin 

Để phân tích SWOT được mang tính khách quan, bạn cần thực hiện khảo sát các bộ phận trong chính doanh nghiệp, các đối tác và khách hàng, đồng thời thu thập thông tin rộng rãi trong ngành và từ các đối thủ cạnh tranh,… 

Đối với việc khảo sát, bạn có thể thực hiện phỏng vấn hoặc tạo một biểu mẫu trực tuyến để tất cả mọi người có thể điền. Với các yếu tố thị trường, bạn có thể tìm kiếm thông tin trên các kênh tin tức uy tín, đánh giá của chuyên gia trong ngành, website của đối thủ cạnh tranh,…

Bước 3: Lên danh sách ý tưởng

Điểm mạnh và Điểm yếu

Đối với các yếu tố bên trong doanh nghiệp (điểm mạnh, điểm yếu), bạn có thể sử dụng tất cả thông tin trong doanh nghiệp để lọc ra chúng. 

Để lọc ra điểm mạnh, bạn có thể tham khảo những câu hỏi sau:

• Doanh nghiệp bạn đang làm tốt ở các khía cạnh nào?
• So với đối thủ cạnh tranh, doanh nghiệp đang vượt trội hơn ở điểm nào?
• Lợi ích cốt lõi của sản phẩm (doanh nghiệp) là gì?
• Đặc điểm nào giúp thương hiệu của bạn thu hút khách hàng?
• Điểm gì khiến khách hàng gắn bó với sản phẩm của bạn?
• Nguồn lực doanh nghiệp bạn đang có?

Trái ngược với điểm mạnh là điểm yếu, có thể được hình dung rõ nét bởi các câu hỏi sau:

• Điểm yếu của doanh nghiệp là gì? (Liệu đó có đến từ nguồn lực thiếu hụt, ngân sách truyền thông hạn chế?,…)
• Điều gì khiến khách hàng không hài lòng về sản phẩm/ dịch vụ của công ty bạn?
• Lý do khách hàng không mua hàng/ không sử dụng dịch vụ bên bạn?
• Đối thủ đang hơn bạn ở những điểm nào?
• Đâu là lỗ hổng nguồn lực của công ty bạn?

Sau khi trả lời các câu hỏi trên, phần nào bạn đã hình dung ra những điểm mạnh và điểm yếu công ty đang có. Đây là những yếu tố bên trong công ty và hoàn toàn có thể kiểm soát được, nên việc đưa ra giải pháp hay các hoạt động cải tiến sẽ được thực hiện một cách dễ dàng. 

Cơ hội và Thách thức

Các yếu tố bên ngoài tác động đến công ty cũng đóng vai trò quan trọng tương đương với những yếu tố nội bộ. Vì vậy, khi phân tích mô hình SWOT, bạn không nên bỏ qua việc phân tích 2 yếu tố này.

Để khai thác triệt để các cơ hội, bạn có thể sử dụng một số mẫu câu hỏi sau:

• Doanh nghiệp bạn có thể làm gì để khách hàng yêu thích và gắn bó lâu dài?
• Đâu là những kênh truyền thông tiềm năng, có tỷ lệ chuyển đổi khách hàng cao?
• Xu hướng kinh doanh sắp tới trong ngành là gì?
• Phân đoạn thị trường mà bạn có thể thử? 
• Các công nghệ mới ra mắt bạn có thể sử dụng?
• Các công cụ, tài nguyên nào doanh nghiệp đang bỏ sót chưa khai thác?

Mẹo dành cho bạn: Nếu gặp khó khăn trong việc tìm ra các cơ hội cho doanh nghiệp, bạn có thể nhìn vào những thế mạnh và đánh giá liệu những thế mạnh này có thể phát triển hay mở ra những cơ hội nào không. Tương tự, bạn cũng có xem xét những điểm yếu và tưởng tượng rằng sau khi khắc phục chúng, bạn có thể tạo ra những cơ hội mới như thế nào.

Bên cạnh cơ hội, doanh nghiệp cũng sẽ gặp phải những rủi ro, thách thức từ thị trường. Để hình dung ra các thách thức này, bạn có thể trả lời những câu hỏi sau:

• Trên thị trường, doanh nghiệp bạn đang có bao nhiêu đối thủ cạnh tranh?
• Thị hiếu của khách hàng đang thay đổi như thế nào?
• Đối thủ cạnh tranh đang có kế hoạch làm gì? 
• Những điểm yếu nào trong doanh nghiệp mà đối thủ cạnh tranh có thể khai thác?
• Các yếu tố kinh tế xã hội như chính sách chính phủ, các điều luật có đang thay đổi không? Chúng có thể gây ra những thách thức gì?

Lưu ý rằng, nếu doanh nghiệp bạn không thể kiểm soát và thay đổi được môi trường xung quanh, bạn cần thay đổi tổ chức để chống lại những yếu tố đó. Ví dụ: Đối thủ cạnh tranh ra mắt sản phẩm mới và thu hút tệp khách hàng của bạn. Sự kiện này bạn không thể thay đổi, nhưng bạn có thể nghiên cứu và cho ra mắt một sản phẩm mới tốt hơn, hoặc có thể đầu tư vào các chiến dịch marketing hấp dẫn

Bước 4: Thống nhất kết quả cuối cùng 

Với danh sách các ý tưởng đa dạng trong tay về cả 4 yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, đây là lúc doanh nghiệp bạn ngồi lại để chắt lọc ra những cơ hội phù hợp nhất và đâu là các rủi ro lớn nhất. Một mẹo nhỏ cho bạn là hãy lần lượt xếp hạng danh sách những cơ hội và thách thức này theo thang điểm từ 1 đến 10.  

Bước 5: Phát triển chiến lược dựa trên kết quả phân tích 

Chiến lược S-O

Chiến lược này kết hợp 2 yếu tố mạnh nhất trong ma trận SWOT, giúp doanh nghiệp sử dụng các điểm mạnh bên trong doanh nghiệp kết hợp với các cơ hội tuyệt vời từ thị trường. Nói cách khác, đây là việc tận dụng thế mạnh để phát triển từ những cơ hội tiềm năng.

Ví dụ: Một nhà hàng ở ven biển đang nổi tiếng với các món ăn ngon đặc sản địa phương và dịch vụ tận tình, thu hút một lượng lớn khách du lịch và cả người dân địa phương. Nhận thấy có thể tận dụng cơ hội về cả vị trí địa lý thuận lợi và mức độ nổi tiếng hiện tại của mình, nhà hàng đã phát triển thêm các dịch vụ liên quan đến du lịch.

Chiến lược S-T

Đây là chiến lược kết hợp giữa điểm mạnh và thách thức, với mục tiêu đẩy mạnh khai thác và tối đa hoá các điểm mạnh của doanh nghiệp, nhằm chống lại những thách thức bên ngoài thị trường, giảm thiểu thiệt hại do thách thức gây ra. 

Ví dụ: Thị trường các phần mềm – ứng dụng học tiếng Anh đang trở nên cực kỳ cạnh tranh với sự xuất hiện của nhiều ứng dụng mới trên toàn thế giới. Dù vậy, ứng dụng Phòng thi ảo vẫn chiếm được thị phần và chiếm được lòng tin của khách hàng, bởi đơn vị phát triển ra nó đã biết cách khai thác các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo và học máy để cung cấp các tính năng độc đáo, được cá nhân hóa cho mỗi người dùng.

Chiến lược W-O

Chiến lược này là sự kết hợp của 2 yếu tố điểm yếu và cơ hội, được thực hiện bằng cách tận dụng các cơ hội để khắc phục các điểm yếu. 

Ví dụ: Một công ty startup mới gia nhập thị trường còn yếu về cả nguồn lực và kinh nghiệm quản lý. Hiểu được điều đó, họ đã kêu gọi rót vốn từ một quỹ đầu tư có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành. Quỹ đầu tư đó thực sự đã hỗ trợ và tham vấn cho công ty rất nhiều về mặt vận hành, bù đắp cho những thiếu sót trong nội bộ. 

Chiến lược W-T

Chiến lược này kết hợp giữa 2 yếu tố kém nhất trong 4 yếu tố mô hình SWOT (Điểm yếu và thách thức). Nếu như gọi chiến lược S-O là chiến lược tấn công thì chắc chắn chiến lược W-T chính là chiến lược phòng thủ. Mục đích của chiến lược này giúp cải thiện các điểm yếu và đồng thời hạn chế các rủi ro, thường sẽ được sử dụng khi công ty đang rơi vào tình trạng suy thoái.

Ví dụ: Một công ty sản xuất thiết bị điện tử truyền thống đang phải đối mặt với suy thoái do sự thay đổi nhanh chóng trong xu hướng công nghệ, khiến cho các sản phẩm của họ trở nên lạc hậu so với những sản phẩm mới đến từ các đối thủ cạnh tranh. Chiến lược phù hợp nhất cho doanh nghiệp lúc này là cải tiến các sản phẩm truyền thống cũ, đồng thời mở rộng dòng sản phẩm hoặc dịch vụ của mình để tăng thêm sức mạnh cạnh tranh.

4. Ưu nhược điểm của mô hình SWOT 

4.1. Ưu điểm 

Là một trong những mô hình nổi tiếng trên thế giới, SWOT sở hữu nhiều ưu điểm vượt trội:

• Tiết kiệm chi phí: Việc phân tích ma trận SWOT không cần quá nhiều kỹ thuật. Bất kỳ một nhân viên hoặc bộ phận nào của doanh nghiệp cũng có thể làm mà không cần qua lớp đào tạo chính thống. 
• Áp dụng được cho mọi doanh nghiệp, lĩnh vực và sản phẩm: Mô hình SWOT có thể áp dụng rộng rãi, từ những dự án nhỏ tới cả một tập đoàn lớn, bởi lẽ các yếu tố cấu thành nên mô hình SWOT đều dễ dàng tìm kiếm và thực hiện.  
• Bao gồm cả các yếu tố tác động bên ngoài: Các công ty thường chỉ xét đến các yếu tố bên trong để đưa ra quyết định, tuy nhiên luôn có rất nhiều yếu tố khác nằm ngoài khả năng kiểm soát của doanh nghiệp và gây ra những rủi ro lớn. Hiểu được tư duy này, SWOT đã chú trọng nhìn nhận và đánh giá các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp.
• Biến các vấn đề phức tạp trở nên dễ dàng: Thông qua việc lên danh sách và xếp hạng các ý tưởng trong ma trận SWOT, mỗi cá nhân đều dễ dàng hình dung được về bối cảnh toàn diện của doanh nghiệp và các khía cạnh đầy đủ của một vấn đề. Cách giải quyết vấn đề cũng trở nên khả thi và dễ dàng hơn bao giờ hết. 

4.2. Nhược điểm 

Tuy có sức mạnh ưu việt và áp dụng được trong mọi doanh nghiệp, nhưng SWOT vẫn tồn tại những nhược điểm mà bạn cần tránh:

• Mô hình vẫn còn đơn giản: Quả thực ma trận SWOT vẫn chưa phân tích sâu được vào các khía cạnh của doanh nghiệp mà mới chỉ tập trung phân tích 4 yếu tố. Vì vậy, nếu chỉ dùng mô hình này, bạn sẽ chưa thể đưa ra định hướng hoặc các mục tiêu dài hạn cho doanh nghiệp. 
• Thông tin phân tích mang tính chủ quan: Mô hình SWOT còn mang tính chủ quan bởi nó được thực hiện phân tích chỉ bởi một cá nhân hoặc một bộ phận nhất định. Chưa có nhiều góc nhìn đa dạng để nhìn nhận vấn đề. Chưa kể tới mỗi người lại có thể đưa ra các kết quả phân tích khác nhau, thậm chí là mâu thuẫn.
• Khó xác định mức độ ưu tiên giữa các yếu tố: Mặc dù có thể xếp hạng để chắt lọc ra những cơ hội và rủi ro quan trọng nhất đối với doanh nghiệp, nhưng 4 yếu tố S, W, O, T lại được xếp ngang hàng. Doanh nghiệp rất khó để xác định ưu tiên giữa chúng, để biết được ở một thời điểm nhất định nên tập trung vào yếu tố nào, chiến lược nào.