CÁC PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Phân tích công việc là một công việc đòi hỏi rất nhiều về thời gian, công thức. Thực hiện phân tích công việc cần trải qua những bước nào? Thực hiện như thế nào để đạt được hiệu quả cao nhất?

1. Các bước tiến hành Phân tích công việc:

Thu thập thông tin về vị trí

Quan sát và phỏng vấn những nhân viên hiện đang được tuyển dụng. Khuyến khích nhân viên thực hiện nhiệm vụ của họ càng cụ thể càng tốt để xác định trách nhiệm. Đọc hướng dẫn công việc hoặc tài liệu giải thích vị trí cần thu nhập thông tin. So sánh mô tả công việc hiện tại với những gì nhân viên đang thực sự nói và làm. Ghi kết quả theo bộ phận hoặc vị trí cá nhân. Tạo mục cho tất cả các nhiệm vụ và kỹ năng liên quan đến công việc.

Đánh giá tầm quan trọng của từng nhiệm vụ và năng lực

Hiểu những kỹ năng nào cần thiết để thực hiện mỗi nhiệm vụ, Từ đó đánh giá mức độ khó của từng nhiệm vụ và kỹ năng. Xác định các kỹ năng cấp cao nhất cho từng vị trí. Lưu ý những kỹ năng nào yêu cầu trình độ đầu vào và nhiều kinh nghiệm hơn. Đánh giá tầm quan trọng của nhiệm vụ theo nhiều hướng khác nhau trong tổng thể công việc.

Nghiên cứu tiêu chuẩn chung

Tìm dữ liệu trạng thái trong phân tích công việc sát nhất với lực lượng lao động hiện tại. Kiểm tra kết quả bằng cách sử dụng thông tin từ các tài liệu của chính phủ và các tổ chức, công ty. Tìm kiếm lời khuyên, giải thích từ chuyên gia về các nhiệm vụ cần thực hiện đối với công việc. So sánh hệ thống thông tin và dữ liệu thu thập với các doanh nghiệp khác.

Sửa đổi mô tả và tiêu chuẩn công việc

Xác định và phát hiện ra những bằng cấp quan trọng nhất cần thiết để thực hiện công việc. Sau đó lập danh sách cho từng công việc và kỹ năng. Từ đó chỉnh sửa mô tả công việc hiện có hoặc tạo một mô tả mới cho phù hợp với phân tích đã có. Tạo bộ tiêu chí cho từng vị trí phù hợp với phản hồi của nhân viên và quan sát công việc của chính người phân tích. 

Những tiêu chí có thể bao gồm các kỳ vọng hơn so với thực thế nhưng dựa trên các hướng dẫn chuyên môn từ nghiên cứu.

Sử dụng dữ liệu để thực hiện thay đổi

Nhìn vào toàn bộ tổ chức. Trên cơ sở phân tích, xác định xem có giao đúng nhiệm vụ không. Có thể thấy rằng một số bộ phận xử lý nhiều hơn những bộ phận khác. Hoặc thấy công việc ở bộ phận này phù hợp với bộ phận khác. Sử dụng dữ liệu phân tích công việc để tìm cách chuyển giao trách nhiệm công việc dựa trên khả năng của từng bộ phận.

2. Các phương pháp phân tích công việc

Bảng câu hỏi mở: Với phương pháo này, nhân viên đương nhiệm và người quản lý sẽ điền vào bảng câu hỏi về các KSA cần thiết cho công việc. HR sẽ tổng hợp câu trả lời đề từ đó làm nên một tuyên bố tổng hợp về các yêu cầu công việc. Đây là phương pháp cơ bản, thích hợp khi nguồn lực hạn chế

Bảng câu hỏi cấu trúc: Bảng câu hỏi loại này thường hướng tới mục tiêu lọc ra các câu trả lời cụ thể - nhằm xác định tần suất thực hiện các nhiệm vụ cụ thể, tầm quan trọng tương đối của chúng và các kỹ năng cần thiết cho công việc. Phương pháp này tỏ ra rất hữu ích khi cần phân tích công việc cách khách quan, cũng như cho phép sử dụng đến các mô hình máy tính 

Phỏng vấn:Trong phỏng vấn trực tiếp, người phỏng vấn thu thập thông tin cần thiết từ nhân viên về các KSA cần thiết cho công việc. Một danh sách câu hỏi định trước sẽ đưa vào buổi trò chuyện, với các câu hỏi bổ sung được đưa ra thêm dựa trên phản ứng của nhân viên. Phương pháp này lựa chọn  lý tưởng các công việc đòi hỏi tính chuyên nghiệp cao

Quan sát:Tiến hành quan sát trực tiếp nhân sự trong quá trình họ đang thực hiện nhiệm vụ. Dựa vào quá trình và kết quả sau đó sẽ tổng hợp thành các KSA cần thiết cho công việc. Quan sát giúp doanh nghiệp có cái nhìn thực tế nhất  về các nhiệm vụ và hoạt động hàng ngày. Phương pháp này hiệu quả nhất với các công việc sản xuất chu kì ngắn.

Nhật ký làm việc: Nhật ký làm việc là một hồ sơ tổng hợp lại thông tin về tần suất và thời gian của các nhiệm vụ. Nhân viên sẽ giữ cuốn nhật ký này trong khoảng thời gian vài ngày hoặc vài tuần. Sau đó, bộ phận nhân sự sẽ phân tích nhật ký để từ đó xác định nhiệm vụ và trách nhiệm của vị trí này. Ưu điểm của phương pháp này là cung cấp lượng thông tin lớn. Thế nhưng vai trò của bộ phận chuyên trách trong phân tích công việc là phải lọc lại dữ liệu để tìm ra những thông tin phù hợp.

Phỏng vấn hành vi: Nếu như phương pháp truyền thống chỉ tập trung vào nhiệm vụ, bổn phận và trách nhiệm của công việc - thì ngược lại, mục đích của phỏng vấn hành vi là đánh giá những năng lực cần thiết cho công việc. Trong đó: 

• Một nhóm các nhà quản lý cấp cap cùng họp lại để xác định các lĩnh vực quan trọng đối với kế hoạch kinh doanh và chiến lược của doanh nghiệp trong tương lai.
• Nhân sự tổng hợp các cá nhân hiểu biết về công việc - đó có thể là nhân viên, người quản lý, giám sát, chuyên gia đào tạo, v..v..
• Người phụ trách chính sẽ tiến hành phỏng vấn các thành viên tham gia để thu nhập thông tin về cách hành vi ứng xử và tính huống thực tế xảy ra trong công việc. Sau đó, họ sẽ xây dựng bản mô tả chi tiết về từng năng lực đã đựoc xác định.
• Nhân sự cùng các thành viên ban hội thẩm xác định các KSA cần thiết để đáp ứng các năng lực đó.

Cuối cùng, nhân sự xác định các tiêu chuẩn quan trọng cho từng công việc