𝐌𝐎̣̂𝐓 𝐒𝐎̂́ 𝐏𝐇𝐔̛𝐎̛𝐍𝐆 𝐏𝐇𝐀́𝐏 𝐊𝐇𝐎𝐀 𝐇𝐎̣𝐂 𝐆𝐈𝐔́𝐏 𝐑𝐄̀𝐍 𝐋𝐔𝐘𝐄̣̂𝐍 𝐊𝐘̃ 𝐍𝐀̆𝐍𝐆 𝐐𝐔𝐀̉𝐍 𝐋𝐘́ 𝐓𝐇𝐎̛̀𝐈 𝐆𝐈𝐀𝐍
Tất cả chúng ta đều có quỹ thời gian 24 giờ một ngày. Có người làm được những điều lớn lao, có người có thể cân bằng giữa công việc và cuộc sống, có người lại cảm thấy thời gian trôi qua thật vô nghĩa. Vậy, sau một ngày làm việc bận rộn, bạn hãy nhìn lại và tổng kết những gì mình đã và chưa làm được trong 24 giờ đồng hồ vừa qua. Thời gian của con người là có hạn, làm thế nào để không lãng phí?
𝑴𝒐̣̂𝒕 𝑺𝒐̂́ 𝑪𝒐̂𝒏𝒈 𝑪𝒖̣ 𝑽𝒂̀ “𝑴𝒆̣𝒐” 𝑺𝒖̛̉ 𝑫𝒖̣𝒏𝒈 𝑻𝒉𝒐̛̀𝒊 𝑮𝒊𝒂𝒏 𝑯𝒊𝒆̣̂𝒖 𝑸𝒖𝒂̉:
Ma trận Eisenhower: Là một khung quản lý thời gian theo mức độ ưu tiên bằng cách phân loại nhiệm vụ công việc theo 2 tính chất: mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng. Theo đó:
• Nhiệm vụ quan trọng: Đóng góp vào sứ mệnh, mục tiêu và giá trị lâu dài của cá nhân và nghề nghiệp của bạn. Chúng có thể không tạo ra kết quả tức thì, nhưng bằng cách tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng, bạn cảm thấy bình tĩnh, logic và dễ tiếp thu những ý tưởng mới do có tư duy nhạy bén.
• Nhiệm vụ khẩn cấp: Khá nhạy cảm về thời gian, đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức và thường liên quan đến công việc tập thể, các cá nhân khác thay vì chỉ dành cho bản thân mình. Bạn cảm thấy bắt buộc phải giải quyết chúng.
Dựa vào định nghĩa trên, ma trận Eisenhower sẽ giúp bạn chia các đầu công việc của mình thành 4 loại:
• Khẩn cấp và quan trọng (cần phải làm ngay lập tức).
• Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp (lên kế hoạch để thực hiện sau).
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nên ủy thác, bàn giao cho người khác).
• Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ phải được loại bỏ).
Bằng cách áp dụng phân loại như trên vào kỹ năng quản lý thời gian của mình, bạn có thể tập trung tăng năng suất và hiệu quả công việc, cũng như loại bỏ các nhiệm vụ không quan trọng, gây lãng phí thời gian.
Nguyên tắc làm việc Pareto (80/20): Nguyên tắc này được phát triển bởi nhà kinh tế học nổi tiếng người Ý Vilfredo Pareto dành cho mục đích quản trị năng suất. Nguyên tắc Pareto được áp dụng dựa trên giả thuyết như sau: cứ khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân nào đó gây ra.
Vậy nên, điều chính ta cần làm là học cách áp dụng kỹ năng quản lý thời gian và sau đó tập trung vào 20% cố gắng để mang lại 80% kết quả công việc.
Hiểu nôm na rằng, bạn sẽ phải chọn lọc được 2 công việc quan trọng nhất, với sức ảnh hưởng lớn hơn 8 mục còn lại – thay vì trì hoãn nó và chỉ chăm chăm làm các công việc không hiệu quả một cách lãng phí thời gian.
Bạn có thể sử dụng công thức sau để xác định thứ tự ưu tiên công việc: chia tỉ lệ giữa sự nỗ lực và hiệu quả đạt được.
Phương pháp 4D: Do – Delete – Delegate – Defer: Tương tự như Ma trận 4D Eisenhower của kỹ năng quản lý thời gian, phương pháp 4D – đôi khi được gọi là 4 điểm D của năng suất – là một chiến lược đơn giản và phổ biến giúp bạn xác định được tầm quan trọng của công việc cần bỏ thời gian ra để hoàn thành.
Nó liên quan đến việc đưa ra quyết định nhanh chóng về những gì cần hành động ngay (Do – Làm), hoặc ủy quyền cho người khác (Delegate – Uỷ thác).
Đối với những việc kém quan trọng hơn, bạn có thể lựa chọn trì hoãn nó (Defer – Trì hoãn) và thậm chí có thể loại bỏ nếu cảm thấy không cần thiết (Delete – Xóa bỏ) để tiết kiệm quỹ thời gian của mình.
Thuyết “Hũ dưa muối” (Pickle Jar Theory): Là một giải pháp quản lý thời gian đơn giản và thực sự hữu ích. Về cơ bản, thuyết này dựa trên ý tưởng ví thời thời gian giống như hũ dưa muối và có thời hạn.
Lý thuyết này giúp bạn xác định điều quan trọng và không quan trọng trong danh sách công việc của mình – theo một cách diễn đạt trực quan.
Chiếc hũ đại diện cho một ngày của bạn. Kèm theo đó là những thứ hạt cát, viên sỏi, hòn đá và nước được để lấp đầy hũ dưa. Bạn sẽ bỏ vào hũ của mình theo thứ tự sau để học cách thiết lập ưu tiên và lên kế hoạch cho quỹ thời gian một ngày của mình:
• Hòn đá: Công việc quan trọng nhất trong ngày (cần phải làm đầu tiên).
• Viên sỏi: Công việc quan trọng kế tiếp (bao gồm việc có thể giao cho người khác).
• Hạt cát: Những công việc nhỏ, linh tinh.
• Nước: Thời gian cho đời sống riêng tư – gia đình và bạn bè.
𝑩𝒆̂𝒏 𝒄𝒂̣𝒏𝒉 đ𝒐́, 𝒃𝒂̣𝒏 𝒄𝒖̃𝒏𝒈 𝒄𝒐́ 𝒕𝒉𝒆̂̉ 𝒉𝒐̣𝒄 𝒉𝒐̉𝒊 𝒎𝒐̣̂𝒕 𝒔𝒐̂́ 𝒄𝒖𝒐̂́𝒏 𝒔𝒂́𝒄𝒉 đ𝒖̛𝒐̛̣𝒄 đ𝒂́𝒏𝒉 𝒈𝒊𝒂́ 𝒄𝒂𝒐 𝒗𝒆̂̀ 𝒉𝒖̛𝒐̛́𝒏𝒈 𝒅𝒂̂̃𝒏 𝒑𝒉𝒂́𝒕 𝒕𝒓𝒊𝒆̂̉𝒏 𝒌𝒚̃ 𝒏𝒂̆𝒏𝒈 𝒒𝒖𝒂̉𝒏 𝒍𝒚́ 𝒕𝒉𝒐̛̀𝒊 𝒈𝒊𝒂𝒏:
🍂 Tuần làm việc 4 giờ (The 4-Hour Workweek – Tim Ferriss): Cho bạn thấy kỹ năng quản lý thời gian có thể giúp bạn chỉ làm việc 4h mỗi tuần mà vẫn đảm bảo cuộc sống thành công.
🍂 Hoàn thành mọi việc không hề khó (Getting Things Done – David Allen): Nếu bạn hay bị căng thẳng và không thể hoàn thành mọi việc thì đây là cuốn sách cho bạn
🍂 Tư duy tối ưu (First Things First – Stephen Covey): Tổng quan về cách xác định điều quan trọng và lên kế hoạch thực hiện.
🍂 Priorities: Mastering Time Management – James C. Petty: Hướng dẫn về cách đặt thứ tự ưu tiên và dành thời gian cho việc quan trọng.
🍂 Vị giám đốc một phút (The One Minute Manager – Ken Blanchard and Spencer Johnson): Quản trị thời gian cho các cấp bậc quản lý.
28/09/2024
457 người xem
Đăng ký
Đăng nhập
