Phương pháp 360 độ là gì?

Đánh giá 360 độ là một phương pháp đánh giá nhân sự toàn diện, cho phép tất cả các thành viên trong công ty nhận xét ẩn danh về năng lực làm việc của nhau. Phương pháp này giúp cả nhà quản lý và nhân viên nhận thức rõ hơn về điểm mạnh và điểm yếu của bản thân, từ đó đề ra kế hoạch cải thiện kỹ năng, chuyên môn và các mối quan hệ cộng tác.

1. Đánh giá 360 độ là gì?

Đánh giá 360 độ, hay còn gọi là Phản hồi 360 độ, là một phương pháp đánh giá nhân sự toàn diện và khách quan, trong đó nhân viên nhận được phản hồi về hiệu suất làm việc, hành vi, kỹ năng chuyên môn và năng lực từ nhiều nguồn khác nhau. Những nguồn này bao gồm cấp trên, đồng nghiệp cùng cấp, cấp dưới, và các bên liên quan khác như đối tác hoặc khách hàng.

Trong quá trình này, tất cả những người cung cấp đánh giá sẽ điền ý kiến vào các form đánh giá 360 độ do doanh nghiệp thiết lập, có thể là trực tuyến hoặc trực tiếp, nhưng thường là ẩn danh. Các hình thức đánh giá có thể bao gồm chấm điểm theo thang đo hoặc điền nhận xét bằng văn bản.

Kết quả của đánh giá 360 độ được sử dụng để làm cơ sở cho việc khen thưởng, tăng lương, bổ nhiệm, hoặc xây dựng lộ trình đào tạo cho nhân viên. Mục đích chính là để nhân viên hiểu rõ hơn về ảnh hưởng của bản thân đối với tập thể, cũng như mức độ đóng góp vào kết quả làm việc nhóm. Từ đó, họ có thể tự nhận thức, cải thiện các mối quan hệ trong công việc, nâng cao trách nhiệm và tăng hiệu suất làm việc.

Phương pháp phản hồi 360 độ khác biệt so với cách truyền thống (chỉ có cấp trên đánh giá cấp dưới) thông qua việc:

• Nhân viên tự đánh giá bản thân
• Đồng cấp đánh giá lẫn nhau
• Nhân viên đánh giá ban lãnh đạo
• Bộ phận quản lý đánh giá cấp dưới
• Khách hàng hoặc đối tác đánh giá nhân viên trong doanh nghiệp

Như vậy, một cá nhân có thể đảm nhận nhiều vai trò trong quá trình đánh giá 360 độ: nhận xét người khác, tự đánh giá bản thân và sử dụng kết quả phản hồi để cải thiện công việc.

2. Ưu nhược điểm của phương pháp đánh giá 360 độ?

2.1 Ưu điểm

Cung cấp góc nhìn khách quan, đa chiều và thẳng thắn

Phương pháp đánh giá 360 độ được phát triển để giảm thiểu sự chủ quan của hình thức đánh giá 1:1. Trong đánh giá 1:1, quản lý đánh giá nhân viên dựa trên quan điểm cá nhân, dễ dẫn đến thiên lệch. Tuy nhiên, với đánh giá 360 độ, việc thu thập ý kiến từ nhiều bên liên quan giúp kết quả trở nên khách quan hơn.

Nhờ sự tham gia đánh giá của nhiều bên khác nhau, tập thể sẽ có cái nhìn toàn diện hơn về những người được đánh giá. Họ có thể không thành công ở nhiệm vụ này, nhưng lại xuất sắc ở nhiệm vụ khác, từ đó tập thể có thể đưa ra kết luận chính xác hơn về thái độ và năng lực của họ.

Hơn nữa, việc đánh giá 360 độ thường được thực hiện ẩn danh, nên mọi người sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi đưa ra nhận xét thẳng thắn, đúng với thực tế. Điều này giúp khắc phục tình trạng e ngại việc đánh giá sẽ ảnh hưởng đến các mối quan hệ.

Giúp người được đánh giá nhận thức rõ hơn về bản thân

Khi nhân viên so sánh kết quả tự đánh giá với đánh giá từ người khác, nếu không có sự chênh lệch lớn, điều đó cho thấy khả năng tự nhận thức năng lực của họ rất tốt. Ngược lại, nếu có sự chênh lệch lớn, đó là dấu hiệu của việc tự nhận thức sai hoặc người khác đánh giá chưa đúng về họ. Phần lớn trường hợp là do tự nhận thức sai, và đây là cơ hội để nhân viên nhìn nhận và hoàn thiện bản thân.

Giúp quản lý hiểu rõ hơn về nhân viên cấp dưới

Trong môi trường làm việc, mỗi nhân viên đóng nhiều vai trò khác nhau: là đồng nghiệp, là sếp, hay là cấp dưới của ai đó. Mỗi mối quan hệ yêu cầu nhân viên một cách thể hiện khác nhau.

Đánh giá 360 độ giúp nhà quản lý hiểu rõ hơn về nhân viên cấp dưới của mình từ nhiều góc độ và vai trò khác nhau. Đặc biệt, với những quản lý mới bổ nhiệm, chưa có nhiều dữ liệu về nhân viên, đánh giá 360 độ là phương pháp hữu ích để nhanh chóng nắm bắt toàn diện về cấp dưới của họ.

Nâng cao hiệu suất công việc

Đánh giá 360 độ giúp nhân viên nhận biết rõ hơn về điểm mạnh và điểm yếu của chính bản thân họ. Từ đó, họ có thể thiết lập các kế hoạch làm việc tốt hơn, phát huy điểm mạnh và khắc phục điểm yếu. Khi nhân viên làm việc hiệu quả, hiệu suất của tập thể cũng sẽ tăng lên, góp phần vào thành công chung.

2.2 Nhược điểm

Tính hợp lý của kết quả đánh giá

Do kết quả đánh giá là ẩn danh, nên doanh nghiệp không thể xác định được người nào đã đưa ra nhận xét gì và liệu những nhận xét đó có hợp lý hay không. Chẳng hạn, một đồng nghiệp cùng cấp nhưng lại đưa ra nhận xét từ góc nhìn của một nhà quản lý, hoặc ngược lại.

Hơn nữa, vì là đánh giá ẩn danh nên nếu doanh nghiệp tổ chức đánh giá hàng loạt (tất cả mọi người đều tham gia) thì người này có thể “thỏa thuận xấu” với người kia, làm mất tính trung thực của đánh giá. Do đó, ẩn danh vừa là ưu điểm vừa là nhược điểm của phương pháp đánh giá 360 độ.

Kết quả đánh giá có khả năng bị nhiễu

Nếu doanh nghiệp chọn sai người cung cấp đánh giá, kết quả có thể bị nhiễu. Việc không chia tỷ trọng cho từng kết quả vì không biết ai là người đánh giá càng làm tăng nguy cơ này. Những trường hợp có thể xảy ra bao gồm:

• Chọn người đánh giá thiếu kinh nghiệm hoặc không nghiêm túc.
• Chọn người không liên quan đến công việc của người được đánh giá.
• Chọn người có mối quan hệ “đặc biệt” với người được đánh giá, dẫn đến đánh giá thiên lệch: thân thiết thì đánh giá cao, mâu thuẫn thì đánh giá tiêu cực.

Không nói lên được kết quả chung

Mặc dù đánh giá 360 độ mang lại cái nhìn toàn diện về một cá nhân, nhưng suy cho cùng thì mỗi người cung cấp đánh giá cũng chỉ đưa ra nhận xét dựa trên mối quan hệ trong công việc giữa họ và người được đánh giá. Do đó, đánh giá cuối cùng vẫn là trách nhiệm của người quản lý, vì họ có cái nhìn tổng thể hơn.

Có thể tốn nhiều thời gian và không phù hợp với văn hóa tổ chức

Đánh giá 360 độ có thể trở nên cồng kềnh và khó quản lý nếu doanh nghiệp không có hệ thống hoặc công nghệ phù hợp để thu thập và xử lý phản hồi.

Hơn nữa, không phải mọi tổ chức đều phù hợp để triển khai phương pháp này. Nếu văn hóa tổ chức khuyến khích sự thẳng thắn và minh bạch, đánh giá 360 độ sẽ mang lại nhiều giá trị. Tuy nhiên, trong môi trường văn hóa thiên về cả nể hoặc có những yếu tố khác, kết quả đánh giá có thể thiếu khách quan, làm giảm hiệu quả và giá trị thông tin mà doanh nghiệp cần.

Để đảm bảo tính khả thi, trước khi triển khai đánh giá 360 độ trên diện rộng, doanh nghiệp có thể thử nghiệm trên một nhóm nhỏ để đánh giá mức độ tương thích với tổ chức.

3. Quy trình 7 bước triển khai đánh giá 360 độ trong đội nhóm, doanh nghiệp

3.1 Thiết lập mục tiêu và lịch trình thực hiện đánh giá 360 độ

Thiết lập mục tiêu cụ thể

Bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất trong việc triển khai đánh giá 360 độ là thiết lập mục tiêu kế hoạch rõ ràng. Việc này giúp đảm bảo quy trình đánh giá được thực hiện một cách có trọng tâm và mang lại lợi ích tối đa cho cả cá nhân và tổ chức.

Theo đó, mục tiêu của kế hoạch cần:

• Hướng đến sự phát triển cá nhân của nhân viên, giúp họ nâng cao năng lực và kỹ năng qua từng thời kỳ đánh giá.
• Phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức, góp phần thúc đẩy hiệu quả hoạt động và đạt được chiến lược kinh doanh.

Ví dụ:

• Trong giai đoạn doanh nghiệp triển khai nâng cấp công nghệ: Đánh giá 360 độ có thể tập trung vào việc xác định nhu cầu đào tạo cho nhân viên để họ sử dụng thành thạo hệ thống mới. Phản hồi từ các nhà lãnh đạo cấp cao, chuyên gia đào tạo và chuyên gia công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc xác định nhân viên có phù hợp với các chương trình đào tạo hay không.
• Đánh giá tổng thể hiệu suất nhân viên: Đánh giá 360 độ có thể được sử dụng để đánh giá hiệu quả công việc của toàn bộ nhân viên trong tổ chức. Mục tiêu này đòi hỏi việc xây dựng bộ câu hỏi đánh giá chung cho mỗi cấp độ nhân viên, giúp tổ chức thiết lập tiêu chuẩn hiệu suất và so sánh kỹ năng của nhân viên một cách khách quan.

Lưu ý, phương pháp đánh giá 360 độ có thể là một khái niệm mới đối với một số nhân viên. Do đó, doanh nghiệp cần đảm bảo tất cả các bên liên quan, bao gồm nhà quản lý và nhân viên, đều hiểu rõ mục đích và cách thức thực hiện đánh giá 360 độ.

Xây dựng lịch trình triển khai

So với quy trình đánh giá hiệu suất truyền thống, đánh giá 360 độ đòi hỏi sự tham gia của nhiều người hơn và yêu cầu nhiều dữ liệu hơn. Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng một lịch trình triển khai thật sự chi tiết để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng tiến độ. Lịch trình cần đáp ứng các tiêu chí:

• Xác định thời gian cụ thể cho từng bước trong quy trình: truyền thông nội bộ, thu thập đánh giá, phân tích kết quả, xây dựng kế hoạch đào tạo và follow-up sau đánh giá.
• Thiết lập các mốc deadline nghiêm ngặt để đảm bảo quá trình đánh giá và kiểm định được hoàn thành đúng hạn.
• Sử dụng các hệ thống công nghệ, như là phần mềm Base Review, để hỗ trợ việc thu thập, thống kê và phân tích kết quả đánh giá, giúp tối ưu hóa quy trình, đảm bảo bộ câu hỏi khảo sát được gửi cho đúng người và nhắc nhở họ khi hạn chót đánh giá đến gần.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần cân nhắc đến:

• Thời gian hoàn thành khảo sát của người đánh giá.
• Thời gian phân tích dữ liệu của nhóm nhân sự.
• Thời gian họp để thảo luận về kết quả đánh giá với từng cá nhân.
• Tính linh hoạt của lịch trình để có thể điều chỉnh nếu cần thiết.

3.2 Lên ý tưởng và xây dựng biểu mẫu câu hỏi

Xác định câu hỏi đánh giá

Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định những câu hỏi nhằm vào mục đích đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên. Những câu hỏi này nên được cá nhân hóa cho từng nhân viên dựa trên vai trò, trách nhiệm, mục tiêu nghề nghiệp và điểm mạnh của họ.

Bên cạnh hiệu suất, một số khía cạnh khác thường được đánh giá trong quy trình đánh giá 360 độ bao gồm:

• Kỹ năng Lãnh đạo
• Kỹ năng Giao tiếp
• Kỹ năng Cộng tác
• Kỹ năng Làm việc nhóm
• Kỹ năng Sáng tạo
• Kỹ năng Quản lý dự án và thời gian

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể đưa vào các câu hỏi liên quan đến triết lý kinh doanh, bao gồm tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi để đánh giá mức độ hiểu biết của nhân viên về định hướng phát triển của tổ chức.

Xác định số lượng câu hỏi và thời gian hoàn thành:

Biểu mẫu có thể bao gồm khoảng 50 câu hỏi khảo sát, hoặc mất khoảng 10 đến 15 phút để người trả lời hoàn thành. Điều này giúp người cung cấp đánh giá không cảm thấy bị quá tải, và có đủ thời gian để đưa ra những phản hồi ý nghĩa.

Xác định loại câu hỏi:

Sử dụng kết hợp hai loại câu hỏi sau để thu thập dữ liệu định lượng và định tính, hỗ trợ phân tích đánh giá hiệu quả:

• Câu hỏi thang đo 5 mức độ: Cung cấp cho người tham gia khảo sát 5 mức độ khác nhau để lựa chọn, bao gồm hai thái cực đối lập, thường dao động từ “hoàn toàn không đồng ý” đến “hoàn toàn đồng ý” về một nhận xét nhất định. Ví dụ: Bạn đánh giá A là người có khả năng làm việc nhóm tốt? (1 – Hoàn toàn không đồng ý, 5 – Hoàn toàn đồng ý).
• Câu hỏi mở: Cho phép người trả lời trình bày chi tiết hơn về quan điểm, góp ý hoặc đề xuất của họ. Ví dụ: Hãy chia sẻ một tình huống thực tế về cách A đã giúp đỡ các thành viên khác trong nhóm.

3.3 Lựa chọn đối tượng cung cấp đánh giá

Xác định người phù hợp để cung cấp đánh giá

Bước tiếp theo trong quy trình đánh giá 360 độ là lựa chọn nhóm đối tượng phù hợp để cung cấp phản hồi, tức là những người làm việc và cộng tác trực tiếp với nhân viên được đánh giá. Nhóm các thành viên tham gia cung cấp đánh giá thường bao gồm:

• Đồng nghiệp: Đánh giá kỹ năng hợp tác, giao tiếp và làm việc nhóm.
• Cấp trên trực tiếp: Đánh giá khả năng quản lý công việc, kết quả đạt được và sự phát triển của cá nhân.
• Cấp dưới trực tiếp: Đánh giá khả năng lãnh đạo, hướng dẫn và giao tiếp.
• Khách hàng và đối tác: Đánh giá kỹ năng giao tiếp, thái độ phục vụ và khả năng xử lý vấn đề.

Đảm bảo nguồn ý kiến đa dạng và cân bằng

Lựa chọn người cung cấp đánh giá từ nhiều mối quan hệ khác nhau với nhân viên được đánh giá để có được cái nhìn toàn diện và khách quan về hiệu suất của nhân viên.

Lưu ý đến tính ẩn danh

Để khuyến khích người tham gia đưa ra phản hồi trung thực, điều quan trọng là phải đảm bảo tính ẩn danh cho họ. Doanh nghiệp có thể sử dụng các nền tảng đánh giá 360 độ trực tuyến có tính năng ẩn danh hoặc thu thập phản hồi bằng văn bản và sau đó tổng hợp thủ công.

3.4 Truyền đạt mong đợi và hướng dẫn đánh giá chi tiết

Doanh nghiệp cần đảm bảo tất cả mọi người tham gia hiểu rõ mục đích của việc đánh giá 360 độ và tầm quan trọng của việc đưa ra phản hồi trung thực, mang tính xây dựng. Họ cần được hướng dẫn để tập trung vào hiệu suất công việc và hành vi của nhân viên, thay vì những đặc điểm tính cách cá nhân.

Các hướng dẫn chi tiết và cụ thể có thể bao gồm:

• Khái niệm đánh giá 360 độ là gì?
• Thời hạn hoàn thành phản hồi?
• Tại sao ý kiến của họ quan trọng?
• Phản hồi của họ sẽ được sử dụng như thế nào?

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần nhắc nhở người cung cấp đánh giá về cách thức đưa ra phản hồi hữu ích.

Ví dụ về phản hồi không hữu ích: “Kỹ năng lãnh đạo của A không đạt yêu cầu.” Phản hồi này không cung cấp nhiều thông tin cho A hoặc quản lý của cô ấy để họ thảo luận và khắc phục nhược điểm.

Ví dụ về một phản hồi khác có thông tin cụ thể hơn: “Đôi khi khó có thể liên lạc với A để lấy ý kiến của cô ấy về các quyết định quan trọng, khiến cả nhóm gặp khó khăn trong việc đảm bảo dự án đạt được đúng tiến độ. Sẽ tốt hơn nếu A có thể thường xuyên tham gia các cuộc họp chung, hoặc họp 1:1 với trưởng dự án.”

3.5 Gửi câu hỏi khảo sát

Gửi biểu mẫu khảo sát đến những người cung cấp đánh giá

Khi tiến hành gửi biểu mẫu khảo sát đến nhóm người cung cấp đánh giá, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau:

• Gửi khảo sát đánh giá 360 độ ít nhất 1 tuần trước thời hạn.
• Đính kèm các hướng dẫn chi tiết về quy trình đánh giá và tầm quan trọng của nó.
• Nhấn mạnh thời hạn hoàn thành đánh giá.
• Cân nhắc việc gửi email nhắc nhở 1 hoặc 2 ngày trước hạn chót để cải thiện tỷ lệ phản hồi.

Gửi biểu mẫu tự đánh giá đến nhân viên

• Yêu cầu nhân viên hoàn thành tự đánh giá trước buổi họp đánh giá.
• Đặt lịch trước và gửi lời mời tham gia cuộc họp đánh giá cho mỗi nhân viên để họ có thời gian chuẩn bị (Nên sử dụng ứng dụng quản lý cuộc họp).

3.6 Thảo luận về kết quả đánh giá với nhân viên

Trong cuộc họp phân tích và thảo luận về kết quả đánh giá 360 độ với nhân viên, doanh nghiệp cần tập trung vào các nội dung:

• Cùng nhân viên rà soát các điểm mạnh và điểm yếu được nêu bật trong kết quả khảo sát.
• Khen ngợi những điểm mạnh của nhân viên.
• Phân tích các điểm yếu, những khía cạnh cần cải thiện.
• Thiết lập các mục tiêu để nhân viên có thể phát triển trong tương lai.
• Cùng nhân viên xây dựng kế hoạch chi tiết hoặc trao cho nhân viên cơ hội chủ động thay đổi.

3.7 Follow-up sau đánh giá

Sau khi doanh nghiệp và nhân viên cùng nhau vạch ra định hướng phát triển dựa trên kết quả đánh giá, giờ là lúc theo dõi tiến độ cải thiện của nhân viên:

• Sắp xếp các buổi họp để đánh giá tiến độ của nhân viên.
• Thảo luận về sự tiến bộ của nhân viên dựa trên các mục tiêu đã đặt ra.
• Đảm bảo nhân viên nhận được sự hỗ trợ cần thiết.
• Tìm hiểu xem doanh nghiệp có thể giúp thêm gì khác để nhân viên đạt được mục tiêu tốt hơn.