HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ KẾ THỪA VÀ TẠO NGUỒN NHÂN LỰC: HIỂU ĐÚNG ĐỂ KHÔNG SAI CHIẾN LƯỢC NHÂN SỰ

Trong thực tiễn quản trị nhân sự, đặc biệt tại các doanh nghiệp đang tăng trưởng nhanh hoặc trong giai đoạn chuyển đổi, hai khái niệm Hoạch định nhân sự kế thừa (Succession Planning) và Tạo nguồn nhân lực (Talent Pooling/Talent Sourcing) thường xuyên bị sử dụng lẫn lộn. Sự nhầm lẫn này không chỉ xảy ra ở sinh viên nhân sự hay các fresher, mà ngay cả với những người đã có nhiều năm làm HR, thậm chí cả cấp quản lý.

Nguyên nhân sâu xa nằm ở chỗ cả hai hoạt động đều liên quan đến “nguồn nhân lực tương lai”. Tuy nhiên, nếu không phân biệt rõ bản chất, mục tiêu và phạm vi áp dụng, doanh nghiệp rất dễ xây dựng sai chiến lược nhân sự, dẫn tới thiếu hụt nhân tài ở vị trí then chốt hoặc lãng phí nguồn lực đầu tư.

Hiểu đúng hai khái niệm này không chỉ là yêu cầu chuyên môn của HR, mà còn là yếu tố quan trọng giúp CEO đảm bảo tính liên tục và bền vững trong vận hành doanh nghiệp.

Tạo nguồn nhân lực là gì và bản chất chiến lược của Talent Pooling?

Tạo nguồn nhân lực, hay còn gọi là Talent Pooling hoặc Talent Sourcing, về bản chất là quá trình xây dựng và duy trì một “kho” ứng viên tiềm năng, có thể là nội bộ hoặc bên ngoài doanh nghiệp. Mục tiêu chính của hoạt động này là đảm bảo doanh nghiệp luôn có sẵn nguồn ứng viên đủ chất lượng để lấp đầy các vị trí trống khi nhu cầu tuyển dụng phát sinh.

Khác với tuyển dụng truyền thống mang tính phản ứng, tạo nguồn nhân lực mang tư duy chủ động. HR không chờ đến khi có vị trí trống mới bắt đầu tìm người, mà xây dựng sẵn danh sách ứng viên phù hợp để rút ngắn thời gian tuyển dụng, giảm chi phí và hạn chế rủi ro thiếu người khi mở rộng quy mô.

Tạo nguồn nhân lực thường được áp dụng rộng rãi cho nhiều cấp bậc, nhiều phòng ban khác nhau, từ nhân viên chuyên môn, chuyên viên đến các vị trí senior. Thời gian định hướng của hoạt động này thường là ngắn hạn và trung hạn, nhằm phục vụ trực tiếp cho nhu cầu tuyển dụng tức thời hoặc trong tương lai gần.

Mục tiêu cốt lõi của tạo nguồn nhân lực trong doanh nghiệp

Nếu nhìn từ góc độ quản trị, mục tiêu lớn nhất của tạo nguồn nhân lực là đảm bảo tính sẵn sàng của lực lượng lao động. Doanh nghiệp không bị động trước sự biến động nhân sự, không rơi vào tình trạng “có việc nhưng không có người”.

Đối với CEO, một hệ thống tạo nguồn hiệu quả giúp doanh nghiệp tăng tốc triển khai dự án, mở rộng kinh doanh mà không bị nghẽn cổ chai về nhân sự. Đối với HR Manager, đây là công cụ quan trọng để kiểm soát chất lượng tuyển dụng, thay vì chạy theo số lượng trong áp lực thời gian.

Hoạch định nhân sự kế thừa là gì và vì sao mang tính chiến lược dài hạn?

Hoạch định nhân sự kế thừa, hay Succession Planning, là một khái niệm hoàn toàn khác về bản chất so với tạo nguồn. Đây là quá trình xác định, phát triển và chuẩn bị những cá nhân có tiềm năng cao để kế nhiệm các vị trí chủ chốt trong tương lai.

Khác với tạo nguồn nhân lực, hoạch định kế thừa không áp dụng đại trà. Hoạt động này chỉ tập trung vào các vị trí chiến lược, có ảnh hưởng lớn đến sự sống còn và định hướng phát triển của doanh nghiệp, như các vị trí lãnh đạo cấp cao hoặc các chức danh chuyên môn đặc thù khó thay thế.

Thời gian triển khai của hoạch định nhân sự kế thừa thường mang tính dài hạn, từ 3 đến 5 năm, thậm chí lâu hơn. Mục tiêu không phải là “có người thay thế ngay”, mà là chuẩn bị những “hạt giống” đủ năng lực, đủ bản lĩnh và đủ độ chín để đảm nhận vai trò quan trọng khi thời điểm đến.

Bản chất khác biệt giữa tạo nguồn nhân lực và hoạch định nhân sự kế thừa

Nếu cần một cách diễn giải dễ hiểu, có thể xem tạo nguồn nhân lực là xây dựng “kho”, còn hoạch định nhân sự kế thừa là chọn ra “viên ngọc” sáng nhất để mài giũa cho một vị trí cụ thể.

Tạo nguồn tập trung vào số lượng và sự đa dạng, trong khi hoạch định kế thừa tập trung vào chất lượng và sự phù hợp chiến lược. Tạo nguồn hướng đến việc lấp đầy nhiều vị trí khác nhau, còn kế thừa chỉ hướng đến một số vị trí then chốt đã được xác định rõ.

Chính vì khác biệt này, việc dùng chung một cách tiếp cận cho cả hai hoạt động sẽ khiến doanh nghiệp hoặc là thiếu chiều sâu cho lãnh đạo tương lai, hoặc là tốn kém nguồn lực mà không tạo ra giá trị chiến lược thực sự.

Ví dụ thực tế: Tạo nguồn nhân lực trong doanh nghiệp công nghệ

Tại một công ty công nghệ, hoạt động tạo nguồn nhân lực có thể đặt ra mục tiêu rất cụ thể: đảm bảo luôn có sẵn ít nhất 50 ứng viên lập trình viên senior chất lượng trong danh sách dự phòng để sẵn sàng tuyển dụng ngay khi có dự án mới.

Để đạt được mục tiêu này, HR cần bắt đầu từ việc phân tích nhu cầu nhân sự dựa trên kế hoạch kinh doanh, chẳng hạn dự báo năm tới cần tuyển thêm 20 lập trình viên. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp triển khai các hoạt động tìm kiếm và thu hút ứng viên thông qua quảng cáo tuyển dụng, tham gia ngày hội việc làm, xây dựng thương hiệu tuyển dụng trên các nền tảng như LinkedIn.

Những ứng viên vượt qua vòng sàng lọc kỹ thuật nhưng chưa có nhu cầu đi làm ngay sẽ được lưu vào “bể nhân tài”. HR tiếp tục duy trì kết nối với họ thông qua các bản tin, hội thảo công nghệ hoặc sự kiện chuyên môn để giữ mối quan hệ lâu dài. Đây chính là giá trị cốt lõi của tạo nguồn nhân lực: nuôi dưỡng mối quan hệ trước khi có nhu cầu tuyển dụng thực sự.

Ví dụ thực tế: Hoạch định nhân sự kế thừa cho vị trí CTO

Cũng tại công ty công nghệ đó, hoạch định nhân sự kế thừa lại mang một mục tiêu hoàn toàn khác. Doanh nghiệp xác định rằng trong vòng 3 năm tới, vị trí Giám đốc Công nghệ (CTO) có thể nghỉ hưu hoặc được luân chuyển. Đây là vị trí mang tính sống còn, ảnh hưởng trực tiếp đến chiến lược sản phẩm và công nghệ.

Trong trường hợp này, HR phối hợp với Ban lãnh đạo để xác định CTO là vị trí trọng yếu cần kế thừa. Thông qua các công cụ đánh giá như ma trận 9 ô (9-Box Grid), doanh nghiệp lựa chọn ra hai Trưởng phòng kỹ thuật có hiệu suất xuất sắc và tiềm năng lãnh đạo cao.

Tiếp theo, HR xây dựng lộ trình phát triển cá nhân rõ ràng cho từng người, bao gồm đào tạo quản trị cấp cao, tham gia các cuộc họp chiến lược và được giao các dự án trọng điểm để thử thách năng lực. CTO hiện tại đóng vai trò người kèm cặp, trực tiếp hướng dẫn và truyền kinh nghiệm.

Quá trình này được đánh giá định kỳ, thường là mỗi 6 tháng, để đảm bảo mức độ sẵn sàng của các ứng viên kế thừa và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.

Vì sao doanh nghiệp không thể thiếu hoạch định nhân sự kế thừa?

Đối với CEO, rủi ro lớn nhất không phải là thiếu nhân viên, mà là thiếu người thay thế cho các vị trí then chốt. Khi một lãnh đạo cấp cao rời đi đột ngột mà không có người kế nhiệm, doanh nghiệp có thể đối mặt với khủng hoảng điều hành, mất định hướng chiến lược và suy giảm niềm tin của đội ngũ.

Hoạch định nhân sự kế thừa giúp doanh nghiệp chủ động trước những rủi ro này, đồng thời tạo động lực phát triển cho nhân sự nội bộ. Những cá nhân được đưa vào diện kế thừa thường có mức độ gắn kết cao hơn, vì họ nhìn thấy rõ con đường phát triển sự nghiệp trong tổ chức.

Mối quan hệ bổ trợ giữa tạo nguồn nhân lực và hoạch định kế thừa

Mặc dù khác nhau về bản chất và mục tiêu, tạo nguồn nhân lực và hoạch định nhân sự kế thừa không hề tách rời nhau. Ngược lại, hai hoạt động này bổ trợ và củng cố lẫn nhau trong một hệ thống quản trị nhân sự chiến lược.

Tạo nguồn tốt sẽ cung cấp đầu vào chất lượng cho hoạch định kế thừa, đặc biệt trong trường hợp doanh nghiệp cần tìm kiếm nhân sự kế thừa từ bên ngoài. Ngược lại, hoạch định kế thừa hiệu quả giúp giảm áp lực tạo nguồn cho các vị trí cấp cao, vốn rất khó và tốn kém nếu phải tuyển từ thị trường.

Một hệ thống nhân sự bền vững là hệ thống biết cách nuôi quân đủ mạnh và chọn tướng đủ đúng.

Vai trò của HR Manager và CEO trong hai chiến lược này

HR Manager là người chịu trách nhiệm thiết kế, triển khai và vận hành cả hai hoạt động một cách nhất quán với chiến lược kinh doanh. HR không chỉ làm đúng quy trình, mà còn phải tư vấn cho CEO về rủi ro nhân sự dài hạn và khả năng kế nhiệm của đội ngũ hiện tại.

CEO đóng vai trò người bảo trợ chiến lược, đưa ra định hướng, ưu tiên nguồn lực và tham gia trực tiếp vào các quyết định kế thừa quan trọng. Khi CEO xem hoạch định nhân sự kế thừa là một phần của chiến lược doanh nghiệp, HR mới có đủ “đất” để triển khai bài bản.

Kết luận: Hiểu đúng để không sai chiến lược nhân sự

Hoạch định nhân sự kế thừa và tạo nguồn nhân lực là hai hoạt động khác nhau về bản chất, mục tiêu và thời gian triển khai. Nhầm lẫn giữa hai khái niệm này không chỉ là lỗi thuật ngữ, mà có thể dẫn đến sai lầm chiến lược trong quản trị nhân sự.

Đối với HR Manager, hiểu đúng giúp nâng tầm vai trò từ vận hành sang chiến lược. Đối với CEO, đây là chìa khóa để đảm bảo sự phát triển bền vững và liên tục của doanh nghiệp trong dài hạn.