GANTT CHART LÀ GÌ? CÁCH VẼ SƠ ĐỒ GANTT

Biểu đồ Gantt Chart đưa ra cái nhìn trực quan về tiến độ của dự án một cách rõ ràng và dễ hiểu cho tất cả các bên liên quan. Biểu đồ này được áp dụng rộng rãi tại nhiều tổ chức và đóng góp một phần vào sự thành công của dự án.

Sơ đồ Gantt là gì?

Biểu đồ Gantt (Trong tiếng Anh còn gọi là Gantt Chart) là sơ đồ trình bày các nhiệm vụ, sự kiện theo thời gian một cách trực quan gồm các danh sách các công việc cần thực hiện và các thanh mô tả tiến độ của từng công việc đó. Sơ đồ Gantt hiển thị các thanh ngang có độ dài khác nhau thể hiện thời gian của mỗi nhiệm vụ trong dự án, bao gồm thời lượng cũng như ngày bắt đầu và ngày kết thúc.

Trên sơ đồ Gantt, mỗi công việc được biểu diễn bằng một thanh ngang, trong đó đầu mũi tên thể hiện thời gian bắt đầu và đuôi mũi tên thể hiện thời gian kết thúc của công việc. Các thanh ngang này được xếp theo thứ tự thời gian và có thể chồng lên nhau nếu có mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc.

Sơ đồ Gantt giúp người quản lý dự án và các thành viên trong nhóm có cái nhìn tổng quan về lịch trình của dự án, thời gian hoàn thành của từng công việc và các phụ thuộc giữa chúng. Nó cũng giúp quản lý tài nguyên, theo dõi tiến độ và đưa ra các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn.

Gantt chart được sử dụng rộng rãi trong quản lý dự án, chúng rất hữu ích trong việc lập kế hoạch, xác định trình tự các nhiệm vụ cần hoàn thành.

Vai trò của biểu đồ Gantt Chart

Biểu đồ Gantt Chart giúp trực quan hóa các nhiệm vụ và dự án khác nhau diễn ra đồng thời trong một tổ chức và xem chúng đã tiến triển được bao xa. Biểu đồ này được sử dụng nhằm lập kế hoạch và lên lịch cụ thể để các nguồn lực được phân bổ theo cách tối ưu, đồng thời giúp các nhiệm vụ được ưu tiên có thể kết thúc trước khi các nhiệm vụ ít quan trọng hơn bắt đầu. Sơ đồ Gantt cực kỳ hữu ích trong việc điều khiển cho dự án đi đúng hướng, đặc biệt là khi dự án có nhiều nhiệm vụ phụ thuộc nhau hoặc xảy ra đồng thời. Một số vai trò cụ thể:

• Biểu diễn thời gian: Sơ đồ Gantt cho phép hiển thị thời gian theo dạng biểu đồ thanh ngang. Các thanh biểu diễn thời gian bắt đầu và kết thúc của các công việc, giúp người quản lý dự án và các thành viên trong nhóm hiểu được thời gian dự kiến hoàn thành các công việc.

• Quản lý công việc: giúp quản lý công việc trong dự án bằng cách liệt kê các nhiệm vụ cần thực hiện và sắp xếp chúng theo thứ tự thời gian. Điều này giúp đảm bảo rằng công việc được thực hiện đúng theo lịch trình và theo đúng trình tự.

• Xác định mối quan hệ công việc: cho phép xác định mối quan hệ giữa các công việc trong dự án. Các liên kết giữa các công việc như sự phụ thuộc, sự trễ hoặc sự chờ đợi có thể được biểu thị trên sơ đồ Gantt để người quản lý dự án có thể hiểu được tương quan giữa các công việc và ảnh hưởng của chúng lên thời gian hoàn thành dự án.

• Theo dõi tiến độ: Gantt chart cung cấp một công cụ để theo dõi tiến độ của dự án. Bằng cách so sánh thực tế với kế hoạch ban đầu, người quản lý dự án có thể xác định được tiến độ thực tế và đưa ra các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo dự án tiếp tục diễn ra theo kế hoạch.

• Hiển thị tài nguyên và lịch trình: biểu đồ Gantt được sử dụng để hiển thị các tài nguyên và lịch trình của dự án. Bằng cách phân bổ tài nguyên cho các công việc và xác định thời gian cần thiết cho mỗi công việc, người quản lý dự án có thể quản lý tài nguyên hiệu quả và đảm bảo rằng các công việc được hoàn thành đúng thời hạn.

Đối tượng nên sử dụng sơ đồ Gantt

Sơ đồ Gantt là một lựa chọn tối ưu nếu như công việc cần những tính chất sau:

• Vạch ra một kế hoạch dự án và thời gian trực quan: Sơ đồ Gantt thể hiện hình ảnh trực quan về những nhiệm vụ cần thực hiện, thời gian để thực hiện, công việc theo thứ tự như thế nào,... Giúp tạo ra một dự án rõ ràng, dễ hiểu.

• Phối hợp nhiều bộ phận liên quan: Thực tế trong một dự án, nhiều bộ phận sẽ thực hiện ở các phần khác nhau. Biểu đồ Gantt giúp tổng quan hoá việc các bộ phận nào đang thực hiện nhiệm vụ tại một thời điểm cụ thể, và xác định thời điểm chuyển giao nhiệm vụ cho người tiếp theo.

• Dự án trực quan: Biểu đồ Gantt cho chúng ta thấy được dự án đang cần thời gian và nguồn lực như thế nào. Từ đó có thể phân bổ tài nguyên và sắp xếp một thời hạn cụ thể, phù hợp với dự án đó.

Biểu đồ Gantt được xem là công cụ đơn giản nhất và hữu ích nhất cho một dự án, đây cũng là một bản tóm tắt tổng thể về lịch trình dự án cho nhân viên, khách hàng hay đối tác.

4 Bước lập sơ đồ Gantt

Có thể tạo sơ đồ Gantt bằng các phần mềm quản lý dự án hoặc bảng tính như Microsoft Excel hoặc Google Sheet. Tuy nhiên trước khi bắt tay vào vẽ sơ đồ, cần tập hợp các bộ phận liên quan lại với nhau và lên một kế hoạch cụ thể.

• Bước 1: Xác định đầu mục công việc quan trọng
• Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các đầu mục công việc
• Bước 3: Biểu diễn biểu đồ ngang Gantt
• Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án

Bước 1: Xác định đầu mục công việc quan trọng

Bước đầu tiên khi xây dựng biểu đồ Gantt, cần liệt kê các đầu mục công việc cần thực hiện trong dự án, đồng thời xác định mục tiêu mà dự án hướng tới. Tiếp theo, xác định thời gian sớm nhất có thể bắt đầu và thời gian hoàn thành dự án đó.

Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các đầu mục công việc

Ở bước này, hãy xác định mối liên kết giữa các nhiệm vụ với nhau, đây cũng được xem là điểm mạnh của sơ đồ Gantt bởi nó thể hiện được mối tương quan giữa các đầu mục công việc.

• Công việc “tuần tự” hay còn được gọi là “tuyến tính”: Những công việc phải được thực hiện và hoàn thành trước thì mới tiếp tục được công việc tiếp theo.
• Công việc “song song”: Những đầu mục công việc cần thực hiện và hoàn thành cùng lúc với nhau. Trong một dự án, nếu càng có nhiều đầu mục công việc song song thì thời gian thực hiện càng được rút ngắn.

Trong biểu đồ Gantt có 3 mối liên kết phổ biến:

• Finish to Start (FS): Nhiệm vụ FS không thể bắt đầu nếu nhiệm vụ trước đó (và liên quan) chưa kết thúc. Nhiệm vụ này sẽ bắt đầu sau.
• Start to Start (SS): Nhiệm vụ SS không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ trước đó bắt đầu. Nhiệm vụ này bắt đầu sau.
• Finish to Finish (FF): Nhiệm vụ FF không thể kết thúc trước khi nhiệm vụ trước kết thúc. Nhiệm vụ này sẽ kết thúc sau.

Có một mối liên kết nữa trong sơ đồ Gantt đó là Start to Finish, tuy nhiên loại này cực kỳ hiếm gặp.

Bước 3: Biểu diễn biểu đồ ngang Gantt

Khi đã thu thập đầy đủ các dữ liệu cần thiết, bước này sẽ tiến hành vẽ biểu đồ Gantt

Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án

Dự án di chuyển dọc theo biểu đồ (trục tung) thể hiện công việc đang có tiến triển. Tuy nhiên thực tế trong quá trình triển khai, dự án sẽ có nhiều yếu tố tác động, do đó cần thường xuyên theo dõi, cập nhật và điều chỉnh để không làm trì trệ đến tiến độ của dự án. Việc này cũng giúp nhà quản lý dự án có thể cập nhật thông tin đầy đủ, rõ ràng về kế hoạch cho các thành viên và đối tác.

Ưu nhược điểm của sơ đồ Gantt

Ưu điểm

Sơ đồ Gantt được xem là công cụ hoàn hảo để lập kế hoạch cho các dự án đơn giản, ít chồng chéo, dễ xây dựng và giúp người khác có cái nhìn trực quan hơn về công việc và thời gian thực hiện.

Quản lý thông tin rõ ràng, cần thiết

Sơ đồ với 2 trục chính thể hiện các thông tin cần thiết của một dự án: Người chịu trách nhiệm triển khai, thời gian bắt đầu và thời hạn hoàn thành công việc, mối liên kết giữa các đầu mục công việc với toàn bộ tiến độ của dự án.

Cách thể hiện trực quan, đơn giản nhưng rõ ràng và giúp người đọc nhanh chóng nắm được các thông tin chính. 

Nâng cao năng suất

Những thông tin như người phụ trách triển khai, tiến độ thực hiện công việc được thể hiện công khai, giúp các cá nhân nắm rõ từng mắt xích quan trọng trong dự án. 

Điều này giúp các nhân viên chủ động hoàn thành nhiệm vụ của mình, bởi nếu chậm trễ có thể ảnh hưởng tới tiến độ hoàn thành của các thành viên khác cũng như tiến độ của cả dự án. Sự chủ động này giúp nâng cao năng suất và hiệu quả của công việc.

Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả

Biểu đồ Gantt giúp người quản lý, người xây dựng kế hoạch dự án có cái nhìn trực quan về dự án. Điều này hỗ trợ họ phân phối các đầu mục công việc một cách hợp lý cho nhân viên, đảm bảo nguồn nhân lực được sử dụng hiệu quả và tối ưu.

Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm về tính rõ ràng, dễ hiểu, biểu đồ Gantt cũng còn tồn tại những hạn chế như sau:

Phụ thuộc vào cấu trúc phân chia trước đó

Nếu nhà quản lý dự án xây dựng cấu trúc phân chia công việc cùng lúc với Gantt Chart có thể khiến họ có nguy cơ phải bắt đầu lại toàn bộ lịch trình dự án nếu bỏ sót một yếu tố nào đó, thời lượng ước tính bị chênh lệch nhiều,...

Chỉ phù hợp áp dụng cho các dự án nhỏ

Biểu đồ Gantt chỉ thực sự phù hợp với các dự án nhỏ, ít thông tin. Nếu thời lượng, tác vụ nhiều hơn một trang, sẽ rất khó xem dự án một cách trực quan trên màn hình máy tính. Ngoài ra, việc cập nhật thường xuyên cũng làm mất nhiều thời gian của các nhà quản lý dự án, đặc biệt là những dự án lớn với hàng trăm, hàng ngàn đầu việc.

Biểu đồ Gantt cũng mất dần chức năng khi phải mô tả sự phức tạp. Ví dụ: Một cột mốc có nhiều công việc cần hoàn thành, mỗi đầu mục công việc đó có các nhiệm vụ nhỏ khác, biểu đồ Gantt sẽ không thể thể hiện được điều này.

Không xử lý hiệu quả các ràng buộc của dự án

Trong một dự án thường có 3 ràng buộc cơ bản: Thời gian, chi phí, phạm vi. Mà trọng tâm chính của sơ đồ Gantt là thời gian, do đó chi phí và phạm vi sẽ không được mô tả đầy đủ trên một sơ đồ Gantt. 

Ngoài ra, nếu sơ đồ có quá nhiều công việc đan xe, chồng chéo nhau, rất khó để nhận biết được đầu việc nào là ưu tiên, đầu việc nào là quan trọng.