BÍ QUYẾT KIỂM SOÁT CÔNG VIỆC VỚI TO DO LIST

Có bao giờ bạn cảm thấy choáng ngợp bởi có quá nhiều công việc cần hoàn thành mỗi ngày, hay bạn quên mất những nhiệm vụ quan trọng và trễ deadline? Nếu câu trả lời là “CÓ” thì to do list chắc chắn sẽ giải pháp phù hợp cho bạn. To do list hay danh sách việc cần làm là công cụ giúp bạn quản lý, sắp xếp công việc khoa học, hiệu quả, từ đó nâng cao năng suất làm việc. Vậy làm sao để áp dụng to do list hiệu quả?

1. To do list là gì?

To do list là một cụm từ tiếng Anh, mang ý nghĩa là danh sách công việc cần làm trong một khoảng thời gian nhất định và thường được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. Ngoài ra, cũng có nhiều người sử dụng cụm từ này với ý là kế hoạch được xây dựng để đạt được mục tiêu nào đó.

Trước đây, danh sách công việc cần làm thường được mọi người ghi lại trong sổ tay hoặc giấy note. Tuy nhiên, khi công nghệ ngày càng phát triển thì to do list được mọi người thực hiện ở những công cụ hiện đại hơn như App trên điện thoại thông minh, Google Sheet, Google Doc,…

Thông qua việc tạo ra một danh sách các việc cần làm, người dùng sẽ quản lý công việc tốt hơn, kiểm soát được tiến độ hoàn thành công việc, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc cũng như quản lý thời gian.

2. Ý nghĩa của việc sử dụng to do list trong công việc

2.1 Tăng hiệu quả làm việc

Sử dụng to do list giúp bạn ghi chép, sắp xếp các nhiệm vụ cần làm theo thứ tự ưu tiên, từ đó dễ dàng theo dõi tiến độ và hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, việc xác định rõ ràng các nhiệm vụ quan trọng và ưu tiên thực hiện giúp bạn tập trung cao độ cho công việc, tránh xao nhãng bởi những việc không quan trọng.

Khi sử dụng to do list, bạn có thể ước lượng thời gian hoàn thành từng công việc, nhiệm vụ để phân bổ thời gian hiệu quả và hợp lý. Nhờ đó bạn tránh được tình trạng ôm đồm quá nhiều việc, trễ deadline và công việc không hiệu quả.

2.3 Sắp xếp, quản lý hiệu quả công việc

Hầu hết chúng ta đều đang phải làm việc theo hướng Multitasking (làm nhiều việc khác nhau thay vì tập trung vào một công việc chuyên môn). Và đây không phải nhiệm vụ dễ dàng, đòi hỏi người thực hiện phải biết cách quản lý công việc, quản lý thời gian. Với to do list, bạn có thể kiểm soát được nhiệm vụ cần làm, đảm bảo hiệu quả thực hiện cũng như hiệu quả sử dụng thời gian. Qua đó giúp công việc được hoàn thành một cách tốt nhất mà không sợ trễ deadline.

Theo thời gian, việc lập danh sách công việc cần thực hiện sẽ giúp bạn nâng cao kỹ năng quản lý thời gian, công việc, đảm bảo năng suất làm việc, đồng thời tổ chức công việc khoa học hơn.

2.4 Giảm thiểu căng thẳng

Thay vì ghi nhớ tất cả các công việc trong đầu, to do list giúp bạn ghi chép lại mọi thứ cần thực hiện theo ngày, tuần hoặc tháng, từ đó giải phóng tâm trí và giảm bớt căng thẳng, mệt mỏi trong thực hiện các nhiệm vụ.

Thêm nữa, khi đã ghi chép, sắp xếp công việc khoa học bạn sẽ cảm thấy an tâm hơn, tự tin hơn trong việc xử lý các công việc được giao phó, tránh bị áp lực, mệt mỏi, stress vì khối lượng nhiều hoặc công việc không đạt được mục tiêu kỳ vọng.

2.5 Nâng cao động lực làm việc

Khi sử dụng to do list bạn sẽ theo dõi được tiến độ công việc rõ ràng bằng việc chọn “Hoàn thành” hoặc gạch bỏ nhiệm vụ đã làm xong. Điều này mang đến cảm giác vui vẻ, thành công và tạo thêm động lực để bạn tiếp tục cố gắng hơn nữa trong công việc.

Mặt khác, viết viết ra những danh sách công việc cần làm thường xuyên cũng giúp bạn hình thành thói quen làm việc khoa học, hiệu quả, trách nhiệm. Khi hoàn thành theo đúng kế hoạch, bạn sẽ vui vẻ hơn và có động lực để chinh phục những mục tiêu mới.

2.6 Thúc đẩy sự sáng tạo khi làm việc

Với những công việc đòi hỏi sự sáng tạo cao, việc ghi chép các nhiệm vụ sẽ giúp bạn giải phóng tâm trí, có nhiều thời gian để suy nghĩ và đưa ra nhiều ý tưởng mới trong công việc. Khi gặp phải khó khăn trong công việc, to do list cũng có thể giúp bạn chia nhỏ vấn đề để dễ dàng giải quyết, tránh ảnh hưởng đến kết quả chung.

3. Các bước tạo to do list trong công việc

Bước 1: Xác định mục tiêu và nhiệm vụ chính

Để tạo một danh sách công việc cần làm, việc đầu tiên bạn cần xác định mục tiêu chính mà bạn muốn đạt được khi thực hiện các công việc đó. Hãy đảm bảo những mục tiêu này cụ thể và có thể đo lường được. Sau đó bạn có thể chia nhỏ mục tiêu thành những nhiệm vụ nhỏ hơn để dễ theo dõi và quản lý.

Bước 2: Liệt kê tất cả các công việc cần làm

Với mỗi mục tiêu và nhiệm vụ được xác định ở bước 1 bạn hãy liệt kê những công việc liên quan để có thể hoàn thành mục tiêu đó. Đây là bước quan trọng và bạn hãy liệt kê đầy đủ, chi tiết. Đừng quá lo lắng nếu danh sách công việc quá dài bởi nó sẽ giúp bạn đánh giá tổng quan về khối lượng công việc cần hoàn thành cũng như khả năng hoàn thành của từng mục tiêu.

Bước 3: Sắp xếp và phân loại công việc

Từ những công việc, nhiệm vụ đã được liệt kê, bạn hãy sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên. Những công việc quan trọng và cần thiết phải hoàn thành trước nên được đặt lên đầu danh sách. Tùy mỗi trường hợp mà bạn sẽ có những cách phân loại khác nhau, nhưng bạn có thể làm theo mức độ khẩn cấp, theo lĩnh vực hoặc theo từng dự án….

Bước 4: Ước tính thời gian hoàn thành cho mỗi công việc

Đối với mỗi công việc được liệt kê để thực hiện bạn cần ước tính thời gian hoàn thành nó. Việc này nhằm giúp bạn lập kế hoạch cũng như quản lý thời gian hiệu quả hơn. Khi ước tính thời gian, bạn đừng quá “tham lam” đặt ra những mục tiêu không thể thực hiện được vì nó có thể ảnh hưởng đến công việc, kế hoạch chung của cá nhân cũng như của đội nhóm.

Bước 5: Chọn công cụ phù hợp để tạo to do list

Có nhiều cách khác nhau để tạo to do list, ví dụ như viết vào sổ tay cá nhân, sử dụng phần mềm của Google, Microsoft hoặc phần mềm tạo danh sách công việc từ các nhà cung cấp khác. Tùy theo sở thích cũng như thói quen, bạn có thể lựa chọn công cụ phù hợp để giúp hoàn thành công việc tốt hơn.

Bước 6: Theo dõi và cập nhật thường xuyên

Mỗi ngày bạn hãy kiểm tra lại danh sách công việc và cập nhật xem nhiệm vụ nào đã hoàn thành/quá hạn…. Ngoài ra, việc điều chỉnh công việc, thêm mới nhiệm vụ, chỉnh sửa thời gian cũng rất quan trọng. Nó giúp bạn đảm bảo rằng mình đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu của mình.

5. Một số cách giúp việc sử dụng to do list hiệu quả hơn

Kiểm tra và cập nhật các công việc thường xuyên

Hãy dành thời gian vào đầu ngày hoặc cuối ngày để xem xét lại to-do list của bạn, sau đó đánh dấu những nhiệm vụ đã hoàn thành và thêm những nhiệm vụ mới phát sinh. Bên cạnh đó bạn cũng đừng quên cập nhật tiến độ của các nhiệm vụ đang thực hiện.

Chia nhỏ công việc 

Thay vì ghi những công việc quá lớn và mơ hồ, hãy chia nhỏ chúng thành những nhiệm vụ nhỏ hơn và cụ thể hơn. Ví dụ: thay vì ghi “Quản lý nội dung kênh Facebook”, hãy chia nhỏ thành “Lên content pillar cho Fanpage Facebook trong 1 tháng”, “Hoàn thành mỗi ngày một post trên Fanpage….”, 

Việc chia nhỏ công việc sẽ giúp bạn dễ dàng hình dung và hoàn thành từng phần việc một cách hiệu quả hơn.

Đặt thời hạn cho mỗi công việc

Khi thêm một nhiệm vụ vào to-do list, hãy ước lượng thời gian cần thiết để hoàn thành nó và đặt ra thời hạn cụ thể. Việc đặt thời hạn sẽ giúp bạn tạo ra áp lực tích cực để hoàn thành công việc đúng hạn.

Hãy chú ý, tránh để thời gian trống trong to-do list của bạn, vì điều này có thể khiến bạn xao nhãng và trì hoãn công việc.

Tìm giải pháp cho mọi công việc chưa hoàn thành

Nếu bạn gặp khó khăn trong việc hoàn thành một nhiệm vụ nào đó, hãy dành thời gian để tìm giải pháp bằng cách tham khảo ý kiến của người khác, tìm kiếm thông tin trên mạng hoặc sử dụng các công cụ hỗ trợ.

Việc tìm giải pháp sẽ giúp bạn vượt qua những khó khăn và hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn.

Sử dụng phần mềm hoặc ứng dụng tạo to do list

Có rất nhiều phần mềm và ứng dụng hỗ trợ tạo và quản lý to-do list hiệu quả. Một số phần mềm phổ biến như: Google Tasks, Microsoft To Do, Todoist, TickTick,…

Việc sử dụng phần mềm hoặc ứng dụng sẽ giúp bạn quản lý to-do list một cách dễ dàng và khoa học hơn.