27/02/2025
677 người xem
0/5 trong 0 lượt đánh giá
BẠN NGHE NÓI ĐẾN 𝐎𝐟𝐟𝐛𝐨𝐚𝐫𝐝𝐢𝐧𝐠 CHƯA?
Offboarding là quá trình chấm dứt hợp đồng lao động giữa nhân viên chuẩn bị nghỉ việc với doanh nghiệp. Quá trình Offboarding được bắt đầu từ khi nhân viên nộp đơn nghỉ việc và kết thúc vào ngày nhân viên chính thức rời khỏi Doanh nghiệp.
𝐐𝐔𝐀́ 𝐓𝐑𝐈̀𝐍𝐇 𝐗𝐔̛̉ 𝐋𝐘́ 𝐎𝐅𝐅𝐁𝐎𝐀𝐑𝐃𝐈𝐍𝐆 𝐍𝐇𝐔̛ 𝐒𝐀𝐔:
𝑩𝒖̛𝒐̛́𝒄 1: 𝑿𝒖̛̉ 𝒍𝒚́ 𝒚𝒆̂𝒖 𝒄𝒂̂̀𝒖 𝒏𝒈𝒉𝒊̉ 𝒗𝒊𝒆̣̂𝒄. Bộ phận nhân sự bắt đầu lên lịch phỏng vấn thôi việc cũng như thông báo đến các nhân viên còn lại để tránh những tin đồn gây hại đến uy tín của doanh nghiệp, nhất là khi vị trí nghỉ việc là những vị trí cấp cao hoặc có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp.
𝑩𝒖̛𝒐̛́𝒄 2: 𝑪𝒉𝒖𝒂̂̉𝒏 𝒃𝒊̣ 𝒕𝒉𝒖̉ 𝒕𝒖̣𝒄, 𝒈𝒊𝒂̂́𝒚 𝒕𝒐̛̀ 𝒍𝒊𝒆̂𝒏 𝒒𝒖𝒂𝒏. Nhân viên sẽ phải ký những cam kết bảo mật thông tin nội bộ của công ty từ quy trình tạo ra sản phẩm, chiến lược kinh doanh, data khách hàng, tài khoản nội bộ và một số thông tin nội bộ khác được quy định trong hợp đồng.
Về phía doanh nghiệp, cần đảm bảo họ đã thực hiện đầy đủ những nghĩa vụ liên quan đến lương thưởng, bảo hiểm và thuế,… đối với nhân viên, tránh những tranh chấp hợp đồng không đáng có dẫn đến sức mẻ mối quan hệ và ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.
Quản lý trực tiếp cũng sẽ làm việc cùng bộ phận nhân sự để giúp nhân viên hoàn thành các giấy tờ liên quan như thuế, bảo hiểm xã hội,…
𝑩𝒖̛𝒐̛́𝒄 3: 𝑳𝒂̣̂𝒑 𝒌𝒆̂́ 𝒉𝒐𝒂̣𝒄𝒉 𝒃𝒂̀𝒏 𝒈𝒊𝒂𝒐 𝒄𝒐̂𝒏𝒈 𝒗𝒊𝒆̣̂𝒄. Những công việc cần thực hiện trong giai đoạn này bao gồm:
• Xác định nhân sự sẽ tiếp quản công việc của mình sau khi mình ra đi. Nhân sự nhận công việc bàn giao có thể là nhân viên thử việc được chọn từ trước để thay thế vị trí của bạn hoặc từ những nhân sự có sẵn có trình độ chuyên môn tương đương với vị trí bạn làm.
• Sau khi xác định chính xác người nhận bàn giao là ai, cần lên kế hoạch đào tạo nghiệp vụ cho họ về những công việc cần thiết và quy trình làm việc cụ thể nhằm giúp người nhận bàn giao không bị bối rối khi tiếp quản công việc sau khi bạn chính thức nghỉ việc.
Bên cạnh việc đào tạo chuyên môn, hướng dẫn công việc, cần phải sắp xếp cẩn thận các tài liệu cần thiết cho công việc và hướng dẫn nhân viên mới nắm bắt các thông tin trong tài liệu để thuận lợi cho quá trình làm việc.
𝑩𝒖̛𝒐̛́𝒄 4: 𝑷𝒉𝒐̉𝒏𝒈 𝒗𝒂̂́𝒏 𝒕𝒉𝒐̂𝒊 𝒗𝒊𝒆̣̂𝒄 (𝑬𝒙𝒊𝒕 𝑰𝒏𝒕𝒆𝒓𝒗𝒊𝒆𝒘). Phỏng vấn thôi việc sẽ được tiến hành trong trường hợp nhân viên là người chủ động xin nghỉ việc, ngoài việc tìm hiểu lý do sâu xa mà nhân viên xin nghỉ, Exit Interview còn giúp doanh nghiệp:
• Thiết lập, điều chỉnh lộ trình quản lý nhân viên và phát triển chính sách nhân sự sao cho phù hợp.
• Tạo cơ sở để bộ phận nhân sự đề xuất với ban lãnh đạo cải thiện quy trình, môi trường làm việc trong tương lai.
• Giải quyết những khúc mắt, hiểu lầm giữa nhân viên và doanh nghiệp (nếu có).
• Duy trì sự uy tín và chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
• Giữ gìn mối quan hệ tốt đẹp giữa cả đôi bên dù không còn hợp tác làm việc cùng nhau.
Đối tượng tham gia phỏng vấn nên là các HR, trưởng phòng nhân sự, người quản lý của nhân viên hoặc ban lãnh đạo (Nếu cần).
𝑩𝒖̛𝒐̛́𝒄 5: 𝑻𝒉𝒖 𝒉𝒐̂̀𝒊 𝒒𝒖𝒚𝒆̂̀𝒏 𝒕𝒓𝒖𝒚 𝒄𝒂̣̂𝒑 𝒄𝒂́𝒄 𝒕𝒂̀𝒊 𝒌𝒉𝒐𝒂̉𝒏 𝒏𝒐̣̂𝒊 𝒃𝒐̣̂.Tại bước này, bộ phận nhân sự cần phối hợp với bộ phận kỹ thuật, IT để nhanh chóng thay đổi mật khẩu Email được cấp cho nhân viên trước đây, gỡ bỏ mọi truy cập vào các trang nội bộ của công ty.
Quá trình thu hồi quyền truy cập cần được thực hiện sau khi công tác bàn giao công việc diễn ra hoàn tất. Việc trì hoãn bước này sẽ khiến công ty đối diện với rủi ro bị rò rỉ dữ liệu nội bộ. Công việc cụ thể cần làm trong giai đoạn này là:
• Thay đổi mật khẩu cho bất kỳ mọi tài khoản mà nhân viên trước đây được quyền truy cập.
• Chuyển hướng email và cuộc gọi đến nhân viên mới được bàn giao công việc.
• Gỡ thông tin nhân viên cũ khỏi những ứng dụng lịch của công ty.
• Gỡ nhân viên ra khỏi các nhóm chat nội bộ. (Nhân viên cũ cũng có thể chủ động tự thực hiện thao tác này).
• Thông báo cho các đối tác, khách hàng trước đây đã từng làm việc với nhân viên cũ về sự thay đổi người chịu trách nhiệm cho việc chăm sóc họ.
𝑩𝒖̛𝒐̛́𝒄 6: 𝑲𝒆̂́𝒕 𝒕𝒉𝒖́𝒄 𝒒𝒖𝒚 𝒕𝒓𝒊̀𝒏𝒉 𝑶𝒇𝒇𝒃𝒐𝒂𝒓𝒅𝒊𝒏𝒈. Sau khi hoàn thành tất cả những bước trên, nên tổ chức một bữa tiệc chia tay để lưu giữ những kỷ niệm đẹp cuối cùng cùng nhau. Trong bữa tiệc, hãy vinh danh những đóng góp của nhân viên, sau đó hãy gạt bỏ tất cả mọi yếu tố liên quan đến chức vụ, công việc để chia sẽ thời gian vui vẻ cùng nhau.
Ngoài ra, ban lãnh đạo có thể hỗ trợ nhân viên tìm công việc mới nhanh chóng bằng thư giới thiệu đến các doanh nghiệp khác.
DOANH NGHIỆP CẦN QUY TRÌNH OFFBOARDING VÌ NHỮNG LỢI ÍCH SAU:
• Đảm bảo công việc liền mạch: Chuyển giao kiến thức, trách nhiệm và dữ liệu công việc rõ ràng, giảm thiểu xáo trộn. Duy trì hiệu suất làm việc của đội nhóm khi không bị đứt, liền mạch khi nhân viên cũ ra đi.
• Tăng cường tính cam kết của nhân viên: Nhân viên được offboarding bài bản sẽ thấy hài lòng, giảm nguy cơ có ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp sau khi đi. Đồng nghiệp ở lại thì thấy quy trình công bằng và chuyên nghiệp, tăng sự gắn bó với công ty.
• Bảo mật thông tin và giảm rủi ro pháp lý: Kịp thời thu hồi quyền truy cập tài khoản, tài sản số, đặc biệt là các dữ liệu quan trọng… Công ty giảm được nguy cơ rò rỉ thông tin. Đảm bảo tuân thủ các quy định bảo mật pháp lý.
• Xây dựng uy tín thương hiệu: Vì công ty gửi đi thông điệp là doanh nghiệp quan tâm đến từng nhân viên, ngay cả khi họ rời đi. Củng cố được hình ảnh doanh nghiệp như một nơi làm việc chuyên nghiệp, đáng tin cậy.
PHÂN BIỆT ONBOARDING VÀ OFFBOARDING
Dù mang bản chất đối lập, nhưng onboarding và offboarding đều đòi hỏi có chiến lược thực hiện:
• Onboarding: Là cánh cửa chào đón nhân viên hòa nhập với văn hóa doanh nghiệp. Giúp nhân viên mới làm quen với công việc và tạo dựng mối quan hệ trong tổ chức… Onboard mang tính quyết định đến mức độ gắn bó và sự thành công ban đầu của nhân viên.
• Offboarding: Là bước tiễn nhân viên rời khỏi tổ chức tinh tế. Offboard đảm bảo chuyển giao công việc và tài sản chặt chẽ, để duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên sau khi rời đi.
Cho dù về mặt bản chất mục tiêu trái ngược nhau, cả hai quy trình đều đóng vai trò quan trọng để định hình trải nghiệm nhân sự.
Rủi ro và cơ hội trong chu kỳ nhân sự.
Cả onboard và offboard đều tiềm ẩn những thách thức Doanh nghiệp cần vượt qua:
• Onboarding: Nhân viên mới thường mang tâm lý hồi hộp và kỳ vọng. Một quy trình onboarding sơ sài sẽ làm họ thấy lạc lõng, thiếu cảm giác an toàn vì không được hỗ trợ đủ để bắt đầu làm việc.
• Offboarding: Khi nhân sự rời đi, sự bất mãn có thể xuất hiện nếu họ cảm thấy không được tôn trọng hoặc không được quan tâm. Điều này, tạo ra nguy cơ rò rỉ thông tin, dễ dàng gây mất mát tài sản.
𝐶𝑎̂𝑛 𝑏𝑎̆̀𝑛𝑔 𝑔𝑖𝑢̛̃𝑎 𝑂𝑛𝑏𝑜𝑎𝑟𝑑𝑖𝑛𝑔 𝑣𝑎̀ 𝑂𝑓𝑓𝑏𝑜𝑎𝑟𝑑𝑖𝑛𝑔: Để tạo nên một chu kỳ nhân sự hoàn chỉnh, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình bài bản chi tiết cho cả hai giai đoạn này.
• Tầm quan trọng của sự đồng nhất: Quy trình onboarding và offboarding không thể tách rời mà cần có sự liên kết. Cách doanh nghiệp chào đón nhân viên mới cũng quan trọng như cách họ chia tay nhân viên cũ.
• Chú trọng trải nghiệm nhân viên: Từ ngày đầu tiên đến ngày cuối cùng, doanh nghiệp cần đặt trọng tâm vào việc tạo ra những trải nghiệm tích cực. Bởi, đây sẽ là yếu tố định hình cách nhân viên cảm nhận xấu hoặc tốt về doanh nghiệp.
-------------------
HỌC NHÂN SỰ ĐẾN HRC ACADEMY
Hotline: 0917517698
Đăng ký
Đăng nhập
