8 TÌNH HUỐNG XỬ LÝ PHÁP LUẬT LAO ĐỘNG “CHƯA CHUẨN” THƯỜNG GẶP CỦA HR

Trong thực tế vận hành doanh nghiệp, không ít rủi ro pháp lý phát sinh không phải do cố tình vi phạm, mà đến từ việc HR xử lý các tình huống lao động chưa đúng quy định pháp luật, thiếu quy trình hoặc hiểu chưa đầy đủ Bộ luật Lao động và các văn bản liên quan. Những sai sót này có thể dẫn đến tranh chấp kéo dài, tổn thất tài chính lớn và ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín doanh nghiệp.

Dưới đây là 8 tình huống pháp luật lao động phổ biến mà HR cần đặc biệt lưu ý, cùng với các rủi ro pháp lý có thể xảy ra nếu xử lý không chuẩn.

1. Xử Lý Kỷ Luật Lao Động Sai Quy Định

Một trong những sai sót nghiêm trọng và phổ biến nhất của HR là xử lý kỷ luật lao động không tuân thủ đúng trình tự pháp luật. Trong nhiều trường hợp, khi nhân viên vi phạm nghiêm trọng nội quy lao động, HR và doanh nghiệp quyết định sa thải ngay lập tức mà không tổ chức phiên họp xử lý kỷ luật, không có sự tham gia của công đoàn hoặc đại diện người lao động, hoặc không tuân thủ đúng thời hiệu xử lý kỷ luật theo quy định của Bộ luật Lao động và Nội quy lao động đã đăng ký.

Hệ quả của việc này là doanh nghiệp có nguy cơ cao bị người lao động khởi kiện. Nếu Tòa án tuyên bố quyết định sa thải là trái pháp luật, doanh nghiệp không chỉ phải nhận người lao động trở lại làm việc mà còn phải bồi thường tiền lương, bảo hiểm xã hội cho toàn bộ thời gian người lao động không được làm việc, đồng thời trả thêm ít nhất hai tháng tiền lương theo hợp đồng lao động. Trong trường hợp không muốn nhận người lao động trở lại, doanh nghiệp còn phải chi trả thêm khoản bồi thường theo luật định.

2. Ký Kết Và Thực Hiện Hợp Đồng Lao Động Không Đúng Quy Định

Nhiều HR vẫn mắc lỗi khi ký hợp đồng lao động xác định thời hạn lặp lại quá số lần cho phép. Theo quy định pháp luật, đối với công việc mang tính chất thường xuyên, doanh nghiệp chỉ được ký tối đa hai lần hợp đồng lao động xác định thời hạn liên tiếp. Sau đó, hợp đồng buộc phải chuyển sang không xác định thời hạn.

Việc ký hợp đồng xác định thời hạn lần thứ ba sẽ mặc nhiên bị coi là hợp đồng không xác định thời hạn. Điều này dẫn đến rủi ro lớn khi doanh nghiệp muốn chấm dứt hợp đồng, bởi các điều kiện, lý do và thời gian báo trước đối với hợp đồng không xác định thời hạn nghiêm ngặt hơn rất nhiều. Nếu xử lý không đúng, doanh nghiệp có thể bị coi là chấm dứt hợp đồng trái pháp luật.

3. Tính Toán Sai Chế Độ Phúc Lợi, BHXH Và Giải Quyết Chế Độ Ốm Đau, Thai Sản Không Đúng

Sai sót trong việc tính toán phúc lợi và bảo hiểm xã hội là rủi ro pháp lý mang tính hệ thống. Nhiều doanh nghiệp không đóng hoặc đóng thiếu BHXH, BHYT, BHTN do không tính đầy đủ các khoản phụ cấp bắt buộc theo quy định pháp luật hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động và thỏa ước lao động tập thể.

Khi bị thanh tra, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính, đồng thời phải truy thu toàn bộ số tiền bảo hiểm còn thiếu kèm theo lãi chậm đóng. Ngoài ra, người lao động có thể khiếu nại hoặc khởi kiện, yêu cầu chi trả đầy đủ quyền lợi bị thiếu.

Bên cạnh đó, việc HR không hướng dẫn hoặc thực hiện sai thủ tục để người lao động hưởng các chế độ ốm đau, thai sản cũng gây ra bất mãn nghiêm trọng. Trong nhiều trường hợp, hồ sơ bị cơ quan BHXH từ chối do nộp chậm hoặc sai quy cách, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động và uy tín doanh nghiệp.

4. Không Thực Hiện Đầy Đủ Các Thủ Tục Hành Chính Về Lao Động

Một số doanh nghiệp vẫn bỏ qua các thủ tục hành chính bắt buộc như xây dựng và đăng ký Nội quy lao động, hoặc xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động và công bố công khai tại nơi làm việc.

Việc không đăng ký Nội quy lao động khiến doanh nghiệp không có cơ sở pháp lý vững chắc để xử lý kỷ luật lao động. Mọi quyết định xử lý kỷ luật, kể cả sa thải, đều có nguy cơ bị tuyên vô hiệu. Đồng thời, doanh nghiệp còn có thể bị xử phạt hành chính vì vi phạm quy định về quản lý lao động.

5. Vi Phạm Quy Định Về Thời Giờ Làm Việc Và Thời Giờ Nghỉ Ngơi

Việc tổ chức làm thêm giờ vượt quá giới hạn cho phép, không đảm bảo thời gian nghỉ giữa ca, nghỉ hàng tuần hoặc không tính đủ tiền làm thêm giờ vào ban đêm, ngày lễ, Tết là lỗi phổ biến trong nhiều doanh nghiệp.

Khi bị thanh tra, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính và buộc phải truy trả đầy đủ tiền lương làm thêm giờ còn thiếu cho người lao động. Khoản truy thu này trong nhiều trường hợp có thể vượt xa ngân sách tiền lương dự kiến, gây áp lực tài chính lớn cho doanh nghiệp.

6. Chấm Dứt Hợp Đồng Lao Động Do Thay Đổi Cơ Cấu, Công Nghệ Sai Quy Trình

Khi doanh nghiệp tái cấu trúc hoặc áp dụng công nghệ mới, việc cắt giảm nhân sự là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, nếu HR triển khai chấm dứt hợp đồng lao động mà không xây dựng phương án sử dụng lao động, không tham vấn công đoàn hoặc đại diện người lao động, và không thông báo cho cơ quan quản lý nhà nước theo đúng thời hạn, rủi ro pháp lý là rất lớn.

Trong trường hợp này, Tòa án có thể tuyên việc chấm dứt hợp đồng là trái pháp luật. Doanh nghiệp sẽ phải nhận người lao động trở lại, bồi thường thiệt hại và chi trả trợ cấp mất việc làm theo quy định. 

7. Vi Phạm Quy Định Về Lao Động Nữ Và Lao Động Chưa Thành Niên

Các quy định liên quan đến lao động nữ mang thai và lao động nuôi con nhỏ là những quy định mang tính bảo vệ đặc biệt. Việc yêu cầu lao động nữ mang thai tháng thứ bảy làm thêm giờ, hoặc chấm dứt hợp đồng lao động với lao động nữ đang nuôi con dưới mười hai tháng tuổi vì lý do tái cơ cấu là hành vi vi phạm pháp luật lao động, trừ trường hợp doanh nghiệp chấm dứt hoạt động.

Những vi phạm này không chỉ khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính mà còn dễ dẫn đến tranh chấp pháp lý nghiêm trọng, ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh và thương hiệu tuyển dụng.

8. Không Lập Hoặc Cập Nhật Sổ Quản Lý Lao Động Và Báo Cáo Lao Động Định Kỳ

Nhiều HR chưa thực hiện đầy đủ việc lập sổ quản lý lao động tại nơi làm việc hoặc không báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ theo quy định. Điều này khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính và gặp nhiều khó khăn khi làm việc với cơ quan thanh tra, kiểm tra.

Việc thiếu dữ liệu lao động minh bạch, chính xác còn ảnh hưởng đến công tác quản trị nhân sự, gây khó khăn trong việc giải quyết các thủ tục pháp lý liên quan đến người lao động.

Kết Luận

Pháp luật lao động là lĩnh vực có nhiều quy định chi tiết, thường xuyên thay đổi và gắn chặt với quyền lợi của người lao động. Chỉ một sai sót nhỏ trong xử lý của HR cũng có thể khiến doanh nghiệp phải trả giá bằng chi phí, thời gian và uy tín.

Đối với HR Manager và CEO, việc chuẩn hóa quy trình nhân sự, cập nhật pháp luật thường xuyên và nâng cao năng lực pháp lý cho đội ngũ HR là điều kiện tiên quyết để quản trị rủi ro và phát triển bền vững.