Tìm Hiểu Về Phòng Đào Tạo Trong Doanh Nghiệp

Trước thực trạng nguồn nhân lực mới tuyển vào chưa thể đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp thì vấn đề đào tạo nhân sự nội bộ hiện có sẽ mang lại hiệu quả to lớn trong việc nâng cao năng lực của nhân viên, thể hiện năng lực của nhà quản lý và gia tăng hình ảnh, uy tín của doanh nghiệp với khách hàng, đối tác. Vì vậy hầu hết các doanh nghiệp đều xem đào tạo là một phần không thể thiếu trong hoạt động phát triển nguồn nhân lực.

Phòng đào tạo đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên, đồng thời kiến tạo thêm nhiều cơ hội giúp họ tiến xa hơn trong sự nghiệp. 

 

CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA PHÒNG ĐÀO TẠO

Phòng đào tạo có chức năng tham mưu cho Ban giám đốc về công tác xây dựng và phát triển nguồn nhân lực. Đồng thời thực hiện công tác tổ chức và quản lý các chương trình đào tạo nhằm nâng cao kỹ năng chuyên môn và kiến thức cho đội ngũ nhân viên

Nhiệm vụ của phòng đào tạo

1. Nghiên cứu và xác định nhu cầu đào tạo 

Mỗi vị trí nhân viên sẽ có nhu cầu đào tạo khác nhau do lĩnh vực chuyên môn, tiềm năng và tư duy của mỗi người là khác nhau. Hơn nữa nhu cầu đào tạo còn là yếu tố quyết định phương thức đào tạo. Vì vậy để hoạt động đào tạo đạt hiệu quả cao, phòng đào tạo sẽ phải tiến hành nghiên cứu và xác định nhu cầu đào tạo.

Để xác định nhu cầu đào tạo, trước tiên cần tiến hành phân tích nhu cầu của doanh nghiệp; kế tiếp cần phân tích yêu cầu công việc và trình độ của nhân viên; sau đó phân tích kỹ năng hiện tại của nhân viên; cuối cùng là xác định mục tiêu đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cụ thể.

2. Xây dựng chương trình và hoạch định ngân sách đào tạo 

Chương trình đào tạo thể hiện những kiến thức, kỹ năng cần được đào tạo và thời gian đào tạo là bao lâu. Trên cơ sở đó xác định phương pháp đào tạo phù hợp nhất. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một phương pháp hoặc kết hợp nhiều phương pháp đào tạo, nhưng cần đảm bảo tính tương thích giữa phương pháp đào tạo và nội dung chương trình đào tạo.

Khi xây dựng chương trình đào tạo cần chú ý xây dựng thật cụ thể về các nội dung sẽ được dạy, các phương tiện phục vụ cho việc đào tạo, giáo trình, tài liệu…

Ngân sách đào tạo bao gồm chi phí cho việc học và chi phí cho việc đào tạo. Chi phí cho việc học được hiểu là các khoản chi phí phải trả cho nhân viên trong quá trình học việc như tiền lương, chi phí nguyên vật liệu cho việc học tập,… Chi phí đào tạo là các khoản chi cho cho người quản lý, người dạy học, và chi phí cho các dụng cụ giảng dạy như máy chiếu, tài liệu, chương trình học tập,… Ngân sách đào tạo cũng ảnh hưởng đến việc lựa chọn phương pháp đào tạo.

3. Thực hiện công tác đào tạo

Phòng đào tạo cần đảm bảo rằng tất cả nhân viên tham gia vào chương trình đào tạo đều nắm rõ nội dung, mục đích của chương trình đào tạo, đồng thời chuẩn bị sẵn tâm thế tiếp nhận đào tạo.

Thực hiện chương trình đào tạo theo đúng kế hoạch đã lập. Trong quá trình thực hiện cần ghi chép, lưu lại các văn bản, hình ảnh và ghi nhận các kết quả đạt được, từ đó có thể đánh giá một cách chính xác hiệu quả của chương trình đào tạo.

4. Nghiên cứu và sáng tạo các chương trình đào tạo mới

Dựa trên các thông tin và đánh giá kết quả thu được từ chương trình đào tạo trước đó, nhà quản lý sẽ tiến hành nghiên cứu và sáng tạo ra các chương trình đào tạo mới. Phòng đào tạo cũng cần khảo sát lấy ý kiến của nhân viên sau khi các chương trình đào tạo kết thúc để có phương án thay đổi hiệu quả nhất. Chẳng hạn như cải thiện nội dung chương trình phù hợp hơn, dễ dàng áp dụng vào công việc hơn, hoặc là thay đổi phương pháp đào tạo để đạt hiệu quả tối ưu.

5. Xây dựng chính sách đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cho doanh nghiệp

Việc phát triển nguồn nhân lực cho các doanh nghiệp cần phải có tầm nhìn chiến lược tổng thể và dài hạn. Tùy thuộc vào mục tiêu kinh doanh tại các thời kỳ cụ thể mà xây dựng các chính sách đào tạo phù hợp. Áp dụng chính sách vào hoạt động thực tế của doanh nghiệp. Từ đó đánh giá những thành công và hạn chế để từng bước hoàn thiện chính sách phát triển nguồn nhân lực phù hợp với từng giai đoạn phát triển của nền kinh tế và bối cảnh xã hội.

6. Báo cáo về hiệu quả đào tạo, lộ trình đào tạo và phát triển của nhân viên

Phòng đào tạo có nhiệm vụ cung cấp các báo cáo phân tích, thống kê, đánh giá chất lượng và hiệu quả của hoạt động đào tạo cũng như lộ trình đào tạo và phát triển của nhân viên. Từ đó Ban giám đốc có thể đưa ra những quyết định chính sách phù hợp nhằm nâng cao năng lực đội ngũ nhân viên.

 

CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG ĐÀO TẠO

Thông qua các kế hoạch, chương trình được thực hiện bởi phòng đào tạo mà doanh nghiệp từng bước hoàn thành các mục tiêu của việc phát triển nguồn nhân lực, đồng thời sử dụng tối đa năng lực của đội ngũ nhân viên và nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Để phòng đào tạo hoạt động nhịp nhàng và hiệu quả, doanh nghiệp luôn quan tâm xây dựng cơ cấu tổ chức phòng đào tạo với những vị trí công việc được phân công, phân nhiệm rõ ràng.

Cơ cấu tổ chức phòng đào tạo trong doanh nghiệp bao gồm hai cấp bậc. Một là cấp bậc quản lý với các chức danh công việc: Trưởng phòng đào tạo và Phó phòng đào tạo. Hai là cấp nhân viên với các chuyên viên và nhân viên đào tạo.

Để đáp ứng được yêu cầu công việc trong hoạt động đào tạo, các thành viên thuộc phòng đào tạo cần có kiến thức thuộc các chuyên ngành liên quan, có kiến thức đào tạo và xây dựng hệ thống. Đặc biệt nếu có nghiệp vụ sư phạm thì càng tốt.

 

Mô tả công việc các vị trí nhân sự thuộc phòng đào tạo

1. Mô tả công việc của Trưởng phòng đào tạo

Trưởng phòng đào tạo là người có quyền quyết định cao nhất trong phòng đào tạo, có trách nhiệm tổ chức và quản lý các chương trình đào tạo của doanh nghiệp. Đảm bảo hoàn thành mục đích nâng cao kỹ năng, kiến thức chuyên môn cho đội ngũ nhân viên.

Nhiệm vụ công việc của Trưởng phòng đào tạo gồm có:

  • Tham mưu cho Ban giám đốc trong việc xây dựng chiến lược đào tạo, phát triển nguồn nhân lực.

  • Xây dựng quy chế, quy trình đào tạo, tổ chức thực hiện, giám sát và đánh giá công tác đào tạo.

  • Thường xuyên huấn luyện các kỹ năng quan trọng cho nhân viên, đảm bảo nhân viên hoàn thành tốt nhất yêu cầu công việc.

  • Lập ngân sách và quản lý các chi phí sử dụng cho chương trình đào tạo.

  • Tham gia quá trình tuyển dụng nhân sự mới cho bộ phận đào tạo.

  • Soạn thảo nội dung chương trình đào tạo, trực tiếp tham gia vào công tác đào tạo nhân viên.

  • Báo cáo, phân tích và đánh giá hoạt động đào tạo theo tháng, quý, năm và khi có yêu cầu.

  • Tham gia tổ chức các hoạt động duy trì và phát triển văn hóa doanh nghiệp.

2. Mô tả công việc của Phó phòng đào tạo

Phó phòng đào tạo là người có quyền hành đúng thứ hai trong phòng đào tạo, có trách nhiệm hỗ trợ trưởng phòng đào tạo trong việc lập kế hoạch, triển khai thực hiện và quản lý công tác đào tạo của doanh nghiệp.

Phó phòng đào tạo thực hiện các nhiệm vụ công việc sau đây:

  • Đề xuất cho Trưởng phòng đào tạo định hướng và tham gia xây dựng kế hoạch nhằm phát triển hoạt động đào tạo trong doanh nghiệp.

  • Hỗ trợ Trưởng phòng xây dựng hoàn chỉnh hệ thống các quy trình, quy định về công tác đào tạo.

  • Tổ chức thực hiện chương trình đào tạo, trực tiếp đứng lớp đào tạo nhân viên.

  • Điều hành và quản lý các hoạt động đào tạo trong doanh nghiệp.

  • Tổ chức quản lý thông tin, dữ liệu đào tạo, đảm bảo lưu trữ đầy đủ, chính xác các tài liệu liên quan đến hoạt động đào tạo.

  • Báo cáo công việc cho Trưởng phòng đào tạo.

  • Tổ chức các hoạt động, chương trình nhằm duy trì và thúc đẩy phát triển văn hóa doanh nghiệp cũng như sự gắn kết trong nội bộ doanh nghiệp.

3. Mô tả công việc của chuyên viên đào tạo

Tùy thuộc vào đặc điểm của từng doanh nghiệp mà chuyên viên đào tạo sẽ đảm nhận các vai trò khác nhau. Tuy nhiên trách nhiệm chính của họ là giảng dạy và đào tạo nhân viên, đảm bảo nhân viên có đủ năng lực và kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc. Đồng thời họ cũng tham gia vào việc lập kế hoạch và chương trình đào tạo.

Các nhiệm vụ công việc chính của Chuyên viên đào tạo:

  • Đánh giá năng lực, trình độ của nhân viên để có định hướng đào tạo phù hợp.

  • Xác định nhu cầu đào tạo.

  • Lập kế hoạch và xây dựng các chương trình đào tạo hàng quý và hàng năm.

  • Chuẩn bị nguồn tài chính cho các chương trình đào tạo.

  • Khuyến khích, động viên nhân viên tích cực tham gia các chương trình đào tạo.

  • Giám sát quá trình đào tạo.

  • Theo dõi và đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên trước và sau khi đào tạo.

  • Quản lý việc soạn thảo tài liệu, giáo án cho chương trình đào tạo.

  • Truyền tải, thông báo đầy đủ thông tin về các chương trình đào tạo một cách kịp thời.

  • Xem xét mời thêm diễn giả hoặc người hướng dẫn nếu thấy cần thiết.

  • Đảm bảo hoàn thành KPI đào tạo được đặt ra trong từng giai đoạn cụ thể.

  • Lập báo cáo về kết quả các chương trình đào tạo theo quy định.

 

9 câu hỏi phỏng vấn chuyên viên đào tạo hay có thể áp dụng

1. Theo bạn, những kỹ năng quan trọng nhất để thành công trong công việc đào tạo là gì?

Bạn có thể đưa ra một số về các kỹ năng cần có và khẳng định bạn có kỹ năng quan trọng của chuyên viên đào tạo. Dưới đây là một số kỹ năng bao gồm:

• Điều chỉnh cách tiếp cận của bạn với nhân viên

• Đặt phản hồi và cách lắng nghe tôn trọng người học

• Cách giao tiếp và xử lý sự không hài lòng khi đào tạo nhân viên

• Lập kế hoạch và tuân thủ kế hoạch

• Tạo ảnh hưởng và giảng dạy thuyết phục

• Để giỏi đàm phán với các nhà cung cấp khóa học...

2. Bạn làm thế nào để xác định nhân viên cần sự đào tạo?

Nếu không có kỹ năng làm việc cần thiết, nhân viên rất  khó có thể làm tốt công việc. Bạn hãy nhấn mạnh tầm quan trọng của quan điểm này và lưu ý với họ rằng bạn biết cách sử dụng đánh giá, nghiên cứu trường hợp thực tế, phỏng vấn, phản hồi đánh giá hiệu suất, v.v khi làm chuyên viên đào tạo để tìm ra mong muốn đào tạo từ nhân viên công ty. 

3. Làm thế nào bạn sẽ đào tạo một nhân viên mới?

Thuê một nhân viên xuất sắc là một trong những nhiệm vụ khó khăn nhất trong tuyển dụng. Vì vậy, hầu hết các công ty đề tìm kiếm người có tài năng và đào tạo trực tiếp, và chuyên viên đào tạo sẽ là người thực hiện điều này. 

Theo một số chuyên gia, bạn không thể chắc chắn mình sẽ đào tạo được một nhân viên hàng đầu. Chúng tôi khuyên bạn nên đưa ra câu trả lời thuyết phục nhà tuyển dụng rằng bạn cố gắng làm tốt bất cứ điều gì họ mong đợi từ bạn, như đào tạo nhân viên mới. 

4. Tại sao bạn nghĩ rằng mình sẽ là một chuyên viên đào tạo tốt?

Bạn nên nói rằng bạn có kỹ năng giao tiếp tốt, có thể nhận ra điểm yếu và điểm mạnh của thành viên trong nhóm và biết cách giúp họ cải thiện điểm yếu. Và bạn thực hiện tương tự với nhân viên được đào tạo. Ngoài ra, bạn cũng có thể nói rằng bạn yêu thích bản chất của công việc và bạn có kinh nghiệm liên quan làm cơ sở tin tưởng cho mình (nếu có).

Sự tự tin khi trả lời câu hỏi phỏng vấn này sẽ được nhà tuyển dụng đánh giá cao ứng viên. Bạn cho họ thấy rằng bạn tin vào kỹ năng của bạn, và khiến họ tin vào bạn.

5. Bạn cần loại lương nào?

Câu hỏi khá hóc búa này khiến bạn có thể sẽ thua nếu bạn trả lời trước. Vì vậy, đừng trả lời nó. Thay vào đó, hãy nói điều gì đó như như “đó là một câu hỏi khó”,  “có thể cho tôi biết giới hạn lương cho công việc?”,....

Trong hầu hết các trường hợp, người phỏng vấn sẽ mất cảnh giác cho bạn biết. Nếu không, câu trả lời chung nhất là nói rằng nó có thể phụ thuộc vào các chi tiết của công việc. Sau đó đưa ra một phạm vi tiền lương từ thấp nhất đến cao nhất bạn đã tìm hiểu cho một nhân viên đào tạo.

6. Bạn có câu hỏi nào về công ty không?

Luôn luôn có một số câu hỏi chuẩn bị trước khi bạn phỏng vấn việc làm để đối đáp lại câu hỏi này, và tìm hiểu cụ thể về công ty. Các câu hỏi được chuẩn bị hỏi có thể là: “Bao lâu tôi sẽ chính thức đào tạo nhân viên?”, “Và loại dự án nào cần tôi hỗ trợ?”, v.v.

Câu hỏi kiểm tra hành vi, thái độ và cách tiếp cận với công việc chuyên viên đào tạo 

Ngoài các câu hỏi về chuyên môn và kỹ năng nghề nghiệp, bạn sẽ phải đối phó với các câu hỏi khó về hành vi, câu hỏi kiểm tra thái độ và cách tiếp cận của bạn đối với các tình huống khác nhau xảy ra trong công việc của một chuyên viên đào tạo. Một số câu hỏi tiêu biểu bạn nên nhớ là:

7. Kịch bản đào tạo thử thách nhất bạn gặp phải là gì?

Nếu đây là đơn xin việc đầu tiên của bạn, hãy nói những gì bạn sẽ làm trong một kịch bản đào tạo khó khăn. Để thuyết phục nhà tuyển dụng, bạn sử dụng kinh nghiệm làm việc nhóm ở trường lớp để ví dụ cho câu hỏi, khẳng đinh người không sẵn lòng học hỏi hoặc những người tự tin thái quá sẽ khiến việc đào tạo khó khăn. 

Bày tỏ hy vọng nếu bạn  trải nghiệm những tình huống này, bạn sẽ cố gắng hết sức để vượt qua chúng. Và điều quan trọng là bạn sẵn sàng chấp nhận một số thất bại khi là chuyên viên đào tạo để có kinh nghiệm làm việc 

8. Làm thế nào để bạn tưởng tượng một ngày điển hình trong công việc?

Câu hỏi này có vẻ phù hợp với phỏng vấn kỹ thuật thay vì thái độ - hành vi. Rõ ràng bạn cũng có thể liệt kê các nhiệm vụ làm việc cụ thể từ bản mô tả công việc chuyên viên đào tạo. Nhưng chìa khóa của câu trả lời là chứng minh rằng bạn không cần người khác thúc đẩy bạn làm việc hay bạn chỉ làm việc cứng nhắc theo yêu cầu. 

Các chuyên viên đào tạo giỏi không ngồi trong văn phòng chờ lệnh từ các nhà quản lý hoặc giám đốc điều hành. Câu trả lời hợp lý sẽ là ngoài công việc đào tạo trực tiếp, bạn sẽ tiếp tục soạn ra  tài liệu đào tạo mới, quan sát nhân viên để luôn tìm cách làm và cải thiện những điều chưa tốt. Bạn tiếp cận mọi người, tham gia và học hỏi, nâng cao năng lực cho người khác, bạn cũng trau dồi tốt cho bản thân. Tất cả công việc cho 1 ngày điển hình đều cần mục tiêu rõ ràng để chứng minh vai trò đào tạo và đóng góp cho sự phát triển của công ty.

9. Liệu bạn có sẵn sàng làm việc mà không cần đào tạo?

Mặc dù sự sáng tạo là rất cần thiết trong vai trò này và bạn sẽ thường xuyên chuẩn bị tài liệu đào tạo (hoặc tổ chức các buổi đào tạo) từ đầu, nhưng bạn vẫn sẽ phải thích nghi với các quy trình và phương pháp đào tạo mà công ty có. Việc phát triển các phương pháp này và các chương trình không hề được chỉ dẫn khiến năng lực của chuyên viên đào tạo sẽ bị dánh giá thấp. 

Sẽ là một sai lầm khi trả lời rằng bạn đã sẵn sàng để bắt đầu công việc mà không cần đào tạo. Điều quan trọng là thể hiện sự sẵn sàng học hỏi của bạn, và làm theo cách quy chuẩn làm việc. Bạn sẽ có cơ hội chứng minh khả năng sáng tạo của mình sau này trong công việc khi đã quen với phương thức của công ty.

Nhìn từ kinh nghiệm phỏng vấn của ứng viên cho vị trí chuyên viên đào tạo và cách đánh giá của các nhà tuyển dụng hầu hết những người xin việc sẽ thất bại với các câu hỏi thái độ và hành vi, dẫn đến thất bại cuộc phỏng vấn

Nếu bạn cũng không chắc chắn làm thế nào để trả lời những câu hỏi này, hãy xem bài viết này. Đặc biệt nếu bạn yêu thích nghề đào tạo Bạn luôn sẽ có cách khắc phục các điểm yếu khi đọc được bài viết này.

Chúc Bạn thành công!

 

Nguồn: Tổng hợp 

Bài viết cùng danh mục