Quy Trình Tính Lương Thanh Toán Lương Chuẩn Trong Doanh Nghiệp HR Cần Biết

Lương luôn là một trong những vấn đề nóng hổi trong hầu hết các doanh nghiệp hiện nay. Do đó, bộ phận nhân sự trong các công ty dù nhỏ hay lớn, dù là doanh nghiệp SMEs hay tập đoàn thì đều cần nắm rõ quy định, quy trình tính lương và thanh toán chuẩn theo luật pháp nước ta. Hãy cùng Hrc Academy tìm hiểu thêm nhiều thông tin hữu ích qua bài viết dưới đây. 

1. Mục đích của việc tạo quy trình tính lương và thanh toán lương 

Làm thế nào để trả lương đúng cho nhân viên, vừa đảm bảo công bằng cho hai bên? Cụ thể, làm sao để nhân viên có số tiền xứng đáng với công sức bỏ ra cho doanh nghiệp và công ty không lãng phí chi phí và giữ chân được người có năng lực? Đó là câu hỏi mà doanh nghiệp nói chung và bộ phận HR luôn đau đầu. Do đó, cần có một quy trình và các tính cũng như trả lương cụ thể. Việc này nhằm 2 mục đích: 

- Có con số cụ thể, chính xác về tiền lương cũng như các chế độ đi kèm. Từ đó, có thể trả lương kịp thời cho người lao động trong công ty.

- Hệ thống tài liệu, bảng biểu theo dõi thời gian làm việc của từng người. Với chế độ lương khoán, việc có quy trình sẽ có thể hệ thống được đơn giá khoán sản phẩm. 

2. Một số quy định chung về các khoản lương 

Phân cấp bậc lương ứng với từng vị trí chính là nguyên tắc cơ bản nhất trong tính lương. Trước khi tìm hiểu rõ hơn về quy trình tính lương, thanh toán lương cũng như nguyên tắc tính, cần nắm các khái niệm: 

- Tiền lương cấp bậc: khoản tiền áp dụng cho người lao động, tính dựa theo số lượng và chất lượng.

- Mức lương: số tiền người lao động nhận được, tính theo một đơn vị thời gian. 

- Thang lương: quan hệ tỷ lệ về tiền lương giữa các vị trí giống hoặc khác nhau theo trình tự và cấp bậc. 

3. Các loại lương trên thị trường hiện nay 

- Lương chính: đây là mức lương mà người lao động làm việc hành chính, ở điều kiện bình thường, được quy định theo Nghị định số 153/2016 NĐ-CP. 

- Lương đóng BHXH: là mức lương được quy định cụ thể và chi tiết tại thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH. 

- Lương thử việc: 85% mức lương của công việc (mức này quy định tùy doanh nghiệp).

- Lương khoán: mức lương dành cho người làm công việc mang tính chất thời vụ.

- Lương thời gian: mức lương tính cho toàn bộ nhân viên và lãnh đạo doanh nghiệp. 

4. Cách tính lương và thanh toán lương 

Lương không chỉ đơn thuần là một con số cố định cụ thể. Nó còn được chi phối bởi nhiều yếu tố như năng lực nhân sự, thành tích đạt được, thời gian làm việc… Cùng theo dõi nguyên tắc và cách tính lương theo nội dung bên dưới: 

- Nguyên tắc: cần chính xác về số liệu, trả lương đúng quy định đã đề ra. 

- Căn cứ: dựa vào thời gian làm việc trên bảng chấm công. 

- Tiền lương 1 tháng = tiền lương chính + phụ cấp, trợ cấp (nếu có)/ 26 X số ngày làm việc thực tế. 

- Thời hạn thanh toán: không có quy định chung mà dựa vào từng công ty. 

- Đối với tiền lương làm việc theo giờ: được quy định cụ thể trong Bộ Luật lao động: 

+ Nếu làm thêm vào ngày bình thường: tiền lương x 150% x số giờ làm thêm

+ Làm thêm vào ngày CN: tiền lương x 200% x số giờ làm thêm

+ Làm thêm vào ngày lễ tết: tiền lương x 300% x số giờ làm thêm

- Những ngày nghỉ được hưởng nguyên lương: nghỉ lễ, Tết; người lao động kết hôn, con kết hôn, cha, mẹ chết (cả bên chồng, vợ), nghỉ phép…

5. Quy trình tính lương, thanh toán lương chuẩn trong doanh nghiệp

Bước 1: Lưu hồ sơ nhân viên 

Bước 2: Tạo nhân viên

- Điền thông tin nhân viên (thông tin cá nhân, phòng ban, cách thức liên hệ…) 

- Thêm thông tin tính lương, hợp đồng.

Bước 3: Chấm công

- Chấm công theo ngày làm việc. Giờ công của người lao động tính theo thẻ chấm công của người đó. Bộ phận đảm nhận nhiệm vụ này vào cuối tháng sẽ chuyển cho kế toán tiền lương.  

- Trong trường hợp giờ công bị thiếu thì người lao động phải làm giấy đề nghị xác định công theo quy định quản lý giờ công.

 Bước 4: Kế toán tiền lương tập hợp bảng chấn công và các chứng từ liên quan.

Bước 5: Kế toán tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương, thưởng cùng các khoản liên quan và chuyển cho kế toán trưởng.

Bước 6: Kế toán trưởng kiểm tra bảng lương:

+ Nếu kế toán trưởng đồng ý: đưa cho Giám đốc duyệt và ký đồng ý. 

+ Nếu kế toán trưởng không đồng ý: chuyển lại cho kế toán tiền lương.

Bước 7: Giám đốc duyệt, ký, sau đó chuyển lại cho kế toán trưởng.

Bước 8: Kế toán trưởng nhận lại bảng lương từ phía Giám đốc, sau đó huyển lại cho kế toán tiền lương.

Bước 9: Kế toán tiền lương trả lương cho nhân viên.

Bước 10: Hoàn thiện

Lưu trữ các chứng từ như bảng lương, phiếu thu, phiếu chi, bảng chấm công ngày làm, hoa hồng, bảng chấm công sản phẩm...

Trên đây là quy trình tính lương và thanh toán lương chuẩn dành cho dân HR. Với những thông tin đã nêu, hy vọng bộ phận nhân sự có thể nắm được các bước làm việc chính xác nhất. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, quy trình trên chỉ là nghiệp vụ giúp công việc thêm hiệu quả. Bộ phận nhân sự cần tránh làm một cách máy móc. Thay vào đó, cần nắm cụ thể yêu cầu công việc, các phương pháp triển khai và kết quả cần đạt.

Nguồn: Tỏng hợp

Bài viết cùng danh mục